1，项目背景
随着公共资源交易业务的深入开展，在交易项目不断增加、交易门类不断增多的环境下，公共资源监管部门应当高度重视公共资源交易项目的档案管理工作。因为这块工作涉及面广，数量庞大，牵涉到每一个项目交易完成后的事中事后监管，对项目在交易过程中是否遵循“公开、公平、公正和诚实信用”原则的设计和核查，发挥公共资源交易业务档案在审计、核查以及 会经济建设中重要的凭证作用和查考价值。
晋州市公共资源交易电子档案管理平台
为此，晋州市公共资源交易中心加快推进公共资源交易业务电子文件的归档管理工作，建设公共资源交易电子档案管理平台，创新档案管理模式，推进公共资源交易业务电子文件的“单套制”归档，实现电子档案的规范化管理。当前先进的信息技术，开发出一套符合公共资源交易业务电子档案管理需求的电子档案管理平台，实现对政府采购、工程建设、国有产权交易、土地等交易过程中形成的业务电子文件的归档和管理，确保交易业务电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，并具有证据价值和法律效力。通过电子档案管理平台的建设，创新档案管理模式，改变目前仍然采用纸质档案管理的方式，实现交易业务档案管理的电子化，提高交易业务电子档案管理质量和效率，减轻工作人员的归档压力，节省档案管理的资金投入，促进公共资源交易阳光操作，推进反腐倡廉建设。
2、建设原则
1、先进性、成熟性原则：充分采用先进成熟的技术来建设电子档案管理平台，满足公共资源交易业务电子档案收集、管理、利用、保存的需求，同时也要考虑电子档案“单套制”管理的要求，并确保系统的先进性和稳定性。
2、安全性原则：系统应有健全的安全防范措施，应能在正常和高峰业务处理中稳定运行，提供连续可靠的服务。系统应具有多级权限控管机制，确保档案数据准确、安全。系统应采用完善的安全机制，保证所有数据不被破坏、非法访问和恶意修改。系统应具备对各角色人员的多级安全管控；系统具备对数据及程序准确、完整的备份和恢复能力。
3、实用性原则：系统必须保证其实用性，切实符合公共资源交易中心、代理机构用户的使用习惯和业务需求。系统应具有友好的用户界面，操作简便、高效。
4、易于维护性原则：系统设计应便于维护，遵循模块化、组件化、参数化的原则， 易于改造和扩展,可灵活设置，方便维护和管理，使用人员可通过系统页面进行数据归档、查询检索、用户注册、权限分配以及流程设置等工作。系统能够提供全面的系统管理和维护平台，便于技术人员维护。
5、开放性原则：软硬件平台和数据库系统应具备开放性，系统提供丰富的外部接口， 数据和 表导出应支持 Excel 等主流格式。
6、经济性原则：在保证系统功能完善、先进、可靠的基础上，降低系统的成本和维护费用。
7、效率性原则：系统的建设应在业务和技术上有前瞻性，不仅能满足现阶段业务需求，也要充分考虑未来的业务发展需要。系统设计架构合理，处理效率高,资源占用率低，
避免过多的数据冗余。
3、总体要求
公共资源交易业务电子档案管理平台需满足以下要求：
1、电子档案管理平台应实现与交易系统和电子服务系统等业务系统的接口。
2、公共资源交易业务电子文件的归档要将电子文件及其元数据统一归档。
3、考虑到公共资源交易业务电子文件本身的特性，必须借助技术手段保障电子文件归档后的法律效力。
4、为保证公共资源交易业务电子档案的成套性，需以交易项目为单位，将各阶段形成的电子文件进行统一管理。
5、公共资源交易业务电子档案的利用需要满足不同用户的利用需求。
6、公共资源交易业务电子档案的利用必须进行严格的权限控制，严防越权利用；同时也需兼顾利用的便捷性，支持通过借阅、临时授权等方式进行浏览利用。
7、能够实现对开评标监控视频实现定时自动刻录和备份，实现开评标监控视频的长期安全保存。
8、电子档案管理系统应考虑对历史档案的管理，支持将历史纸质档案通过数字化加工后，批量的导入平台进行集中管理。
4、软件统建设要求
电子档案管理建设需遵循《数字档案室建设指南》（档发[2014]4 ）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）、《公共资源交易平台管理暂行办法》（2016 年底 39 令）等标准规范的要求，满足档案收集、管理、利用、保存的需求，实现石家庄市公共资源交易业务电子档案完整收集、规范管理和便捷利用，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
、格式转换工具
系统中的电子文件格式种类多种多样，对电子文件的利用及其的不便，因此，需要对电子文件进行统一的格式转换。文件格式转换工具支持将文本类、照片类、音视频类等不同种类的电子文件分别转换成统一的格式，以便于共享利用。
、通用格式浏览器
在档案管理过程中，必将存在各种类型的电子文件，包括文本类、图像类、图形类、音视频类等等，各种类型的电子文件如何方便浏览也是需要考虑的问题。通用格式浏览工具提供对文本类、图像类、图形类、音视频类等各类格式文件的浏览功能，并支持电子文件客户端安全控制，包括防打印下载、添加水印等。
、四性检测工具
在电子档案管理过程中，需要对电子档案及其保存载体进行检测，发现电子档案存在的安全隐患，从而保证档案部门所接收档案的安全，实现电子档案的合法、合规的长期保存。四性检测工具支持从准确性、完整性、可用性、安全性等方面对电子档案进行综合检测，确保电子档案的安全。
、数据采集工具
本项目需要从电子交易系统、电子服务系统及其他系统中采集电子文件，因此，如何真实、完整、有效地采集电子文件是本项目建设过程中必须解决的关键问题。数据采集工具通过表示层、逻辑层、数据层三个层面，数据导入、数据管道、数据交换、数据接口等各种数据采集方法的组合运用，来达到从各种异构系统中采集数据的目的。
、对电子档案系统功能的要求
公共资源交易业务电子档案管理系统须具备以下功能：
- 数据管理：包括数据维护、数据导入、数据导出、电子全文转换、索引库管理、回收站等功能。
- 库房管理：包括库房信息维护、档案上架、档案出库、档案入库、档案移库、库房浏览、温湿度登记、库房安全检查登记、设备维护、人员出入库管理等功能。
- 多媒体档案管理:提供对交易评审过程监控视频的管理，支持对监控视频的采集、浏览功能。
- 档案利用：包括综合检索、订阅管理、借阅管理、借阅单管理、收藏夹、年 统计、档案统计等功能。
- 流程管理：包括流程审批、流程定义等功能。
- 系统配置与维护：根据档案管理的需求，档案系统应有很好的扩展性和兼容性，包括档案类型定义、归档范围定义、档案树定义、应用定义、 表定义、编码定义、系统参数定义等功能；档案系统需要提供组织机构、用户管理、角色管理、权限管理、日志管理等功能，提高系统的安全性。
对自动光盘软件部分的要求
- 自动化数据采集：系统从电子档案系统获取完整项目信息自及电子档案。
- 自动从监控平台提取有效时段的视频，并根据实际需要完成视频数据及电子文档组合打包，以满足档案管理要求；
- 支持多用户在线打印功能，要求支持基于浏览器的数据盘面设计、文件上传、光盘文件组织、打印模板选择与录入、光盘刻录打印发起；
- 自动化打包：根据光盘刻录容量规格智能化完成打包操作，并根据档案管理要求建立标准化的文档存储路径以及光盘数据目录索引；
- 自动分类：根据项目类型区别，自动实现分类管理；
- 支持下载不刻录；
- 支持项目资料远程下载功能。
- 支持多用户在线打印功能，要求支持基于浏览器的数据盘面设计、文件上传、
光盘文件组织、打印模板选择与录入、光盘刻录打印发起；
- 多任务集中刻录：纸质标项目信息可通过表格一次性导入系统，也可以手工录入招投标项目信息，系统自动下载音视频数据并刻录打印盘面。
- 支持盘面打印模板自定义。
- 支持项目其它电子档案文件上传，并与监控视频文件整合打包刻录。
- 支持超量数据自动分盘刻录及归档。
- 当视频文件超过光盘存储容量时，软件可将视频文件根据光盘容量进行自动分割后分盘刻录及光盘封面打印。
- 所有刻录任务记录并保存，任务信息不可删除。
- 系统提供检索查询功能，可根据开标日期、评标日期、项目名称、编 等方式进行高级检索。
- 支持 络光盘制作，多账 管理，可分配权限。
- 打包数据刻录得同时自动备份至本地磁盘存储（或者云存储），并以项目类别自动分类归档存储。
- ★自动化数据采集：根据项目开评标信息自动完成音视频数据的采集工作， 并根据需要完成数据组合以满足档案管理要求；自动化打包：根据光盘刻录容量规格智能化完成打包操作，并根据档案管理要求建立标准化的文档存储路径以及光盘数据目录索引；自动分类：根据项目类型区别，自动实现分类管理和存储；
- ★升级支持：免费提供接口，以配合用户业务系统对接工作，对接后，可自动准确读取项目基本信息以及开评标相关信息；
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