下一代办公软件：协作、双链与多维表格

摘要

下一代文档产品有哪些特点？云端交付的形式让新一代文档产品不再如本地软件那样繁重，而是通过互联 轻量地走入万千终端屏幕。由于数据存留在云端，用户在不同设备上均能获取同样的最新内容，保证了产品的多用户多终端协同。随着数据的日益丰富，沉淀在同一个文档平台的数据信息会逐渐转化为个人或团队的数据资产，以文档模板交付方法论。文档软件中日益增添的信息使得用户切换成本增高，信息沉淀反哺文档工具，让用户粘性增强。另外，下一代文档软件通过自建、兼容第三方插件，志在搭建文档生态，实现文档应用多合一。

风险

技术研发不及预期；市场竞争加剧。

正文

下一代的Word、Excel长什么样子？

双链笔记——文档组织的新形式

双链与协同定义新一代文档应用

“笔记”接棒“文档”，在新的办公场景落地生花。传统的办公场景围绕消息展开，邮件是消息传递的通道，文档则是消息的经典载体，其首要目标是准确适宜地记录信息，其表达通常会受到法律、组织规章的约束，自然对格式有更为严谨的要求。而如今，飞速发展的互联 创造出更“轻”的办公模式，一些较为新锐的行业不再将文档格式的严谨性摆在首位，而更为强调信息的快速流转。此时，面向新时代办公场景，焕然一新的笔记应用应运而生，开始侵蚀传统文档的市场。

图表1：新的时代背景下，各类笔记应用应运而生

页面相互关联，完成个人知识体系搭建。双链笔记支持知识点记录的连贯性。想象一下在课堂上记笔记的场景，当我们写下知识点A时，老师们通常会提到相关知识点B以帮助理解。此时，双链笔记的页面链接功能可以A知识点与B知识点页面链接起来，帮助我们将原本散落在单一文档中的知识点串联在一起，通过相关联的知识点互相链接，建立起个人知识库。

图表2：在Notion中可以完成页面的层层嵌套

图表3：双链笔记软件Obsidian通过统计页面链接，自动生成类人脑思维结构的知识图谱

连续的页面是所有表达的载体

新一代文档提供“无限”延展的页面。经典文档的基因藏在印刷机中，其核心诉求是打印与阅读。由此生长出来的传统电子文档自然受限于A3/A4/B4等打印版面尺寸，文字、图表的表达被版面生硬切割，与人脑倾向于连贯思考、表达的习惯不一致。为了支持知识点记录的不间断，双链笔记首先实现表达的连贯性，提供类似于“画布”一样的页面，以此为基础承载天马行空的内容与丰富的文档功能。

图表5：不同于传统电子文档页面被打印版式切割，新一代电子文档提供连续延展的页面

模块自由组合，效率工具多合一

模块（Block）是Notion的基本操作对象。模块可以是文本、图片、代码、表格、第三方应用等等任意形式。模块把页面内容整洁有序地组织起来，用户可以通过拖拽模块就可以像搭积木一样完成排版。

将不同形式模块自由组合，实现效率工具多合一。Notion目前提供超过40种功能模块，将模块进行组合，可以便捷完成生产力管理。比如，将日历与To-do list模块组合，可以进行日程管理；将图片模块与文字模块组合，可以快速完成个人博客搭建；将页面链接嵌入到模块中，可以组合出图片看板等等。原来由多个软件提供的功能均集成到了新一代文档中，并通过同一个软件入口交付给用户，最大限度完成效率工具多合一。

图表6：使用Notion实现效率工具多合一

多维表格——数据管理的新形式

关系型数据库承载工作文档

用表格实现条理化数据管理。在真实办公环境中，文档常常为数据的一种展现形式。以Airtable为代表的表格型办公产品强调以数据为中心，将数据整洁地组织在表格中，以数据库为基础生成文档。Base和table是Airtable进行数据管理的核心概念。

? 基础库（base）划分工作区范围。每一个Base相当于一个.xlsx文件，用户可以自定义以base为主题的工作区，比如学习计划base、客户关系管理base等。

? 每一个基础库相当于一个关系型数据库。用户可以在base中自定义多个表格。表格中的一列形成一个字段（field），一行形成一条记录（record）。在base中，可以将某一个字段展开形成一张新的表格，并以该字段为主键建立表格间的关系。

图表7：Airtable的技术基础是关系型数据库

表格多视图实现文档设计重造

Airtable提供六种表格视图，一键切换信息排版。记录于表格中的数据是天然整齐排布的，用户不用过多考虑文本的排版、布局问题。更进一步地，Airtable提供 格、表单、日历、画廊、看板以及甘特图六种图表视图，用户可以一键切换信息的排布方式。同时，Airtable也提供了丰富的模板供用户选择。

图表8：Airtable提供六种表格视图

完善自有插件，建立文档生态

图表9：Airtable通过各类插件，逐步完善其文档生态

下一代办公软件有哪些特点？

下一代办公软件不仅是技术的升级，也是设计的重造、观念的重塑，具有多种特点。云端交付的形式让新一代文档产品不再如本地软件那样繁重，而是通过互联 轻量地走入万千终端屏幕。由于数据存留在云端，用户在不同设备上均能获取同样的最新内容，保证了产品的多用户多终端协同。随着数据的日益丰富，沉淀在同一个文档平台的数据信息会逐渐转化为个人或团队的知识宝库，并通过模板、知识图谱的方式呈现出来，持续迭代。

图表10：我们认为下一代办公软件具有五个方面的特点

特点一：云端交付——沉淀信息

图表11：新一代文档软件以互联 在线为核心，实现分享、协同等功能

特点二：设计重塑——沉淀创意

新一代办公软件重塑了软件交互设计与应用观念，软件得以记录创意。我们认为，除技术云化之外，下一代办公软件区别于传统办公文档软件最大的一个特点是实现了软件交互界面、使用观念的重塑。比如，文档页面不再受限于打印版式，用户在无限延展的页面可以连续、畅快地表达思想。其次，下一代办公软件重塑了用户记录数据用“表格”，记录文本用“文档”的固定思维，我们同样可以在表格型文档中记录文本、插入图片，并且可以通过多种视图完成一键排版与分享。我们认为下一代办公软件使用革命性的软件设计重塑了用户的使用观念，使得下一代文档产品中可以沉淀创意。

图表12：结合无限延展页面、表格多视图、模块化排版等设计，下一代文档完成了文档软件的设计重塑

特点三：多端协同——沉淀组织

图表13：新一代文档软件支持多用户、多终端协同

特点四：知识沉淀——沉淀方法

新一代办公软件帮助用户将信息转化为知识，并通过模板交付，让软件得以沉淀方法。在个人端，逐渐积累的信息可以通过文档工具进一步整理，形成个人知识体系，比如通过双链描绘知识图谱，通过base将知识分区存放。在企业端，日益累积的信息可以沉淀为团队工作方法论，通过团队模板的形式呈现出来；并在团队成员的修缮下持续迭代。下一代办公软件不仅仅是信息的载体，更能够沉淀方法。

图表14：将个人、团队积累的知识沉淀为模板，交付方法论

特点五：开放插件——沉淀生态

新一代办公软件或开放文档接口，或引入第三方插件，让产品得以沉淀生态。我们发现包括Notion、Airtable、Coda、Obsidian等下一代文档产品均提供丰富的自建插件与第三方接口；同时，也接受用户开放模板、自定义插件。应用的多合一（All in one）在用户侧意味着统一的文档入口、更小的应用切换摩擦；在产品侧，则意味着更丰富的文档生态。

图表15：Notion支持在页面中插入500余种第三方插件

图表16：下一代文档软件具有更强的用户粘性

国内有无类似的新一代办公软件产品？

Flexpaper——金山办公云服务产品矩阵又一拼图

图表17：Flexpaper通过金山文档进入

Flexpaper是一款简洁易用、功能较为全面的下一代文档产品。目前，Flexpaper支持插入流程图、脑图两款自有插件，以及喜马拉雅、Bilibili、百度地图三款第三方插件；同时，提供表格插入、文档链接、提醒设置等功能。Flexpaper页面简洁、功能直接、简洁易用，或可成为更多用户的云文档新选择。

图表18：国产Flexpaper同样提供丰富的下一代文档软件功能

“轻重”一体，Flexpaper进一步充实了金山办公的产品矩阵。我们在“金山办公的可见空间到底有多大” 告中讨论过，金山办公早已不再局限于办公“三件套”，而是以“云+协同”为主轴向服务化转型。文档+表格+演示文档是WPS Office传统的三大模块，呈现本地化部署、相对较“重”软件形态；金山文档与WPS+部署于云端，相对较“轻”。Flexpaper的推出进一步完善了金山办公的云服务矩阵，是进军新一代文档应用的锚点，进一步拓宽了文档类产品的功能边界，是云时代的重要尝试，未来发展前景值得想象。

图表19：我们认为WPS的未来将是一个“超级APP”