内部文档到底有多少类型？我们如何在线搭建知识库？

有更好的解决方案吗？答案就是将您的知识记录在一个工具中，供员工在有问题随时参考。

什么是内部文档？

在您真正需要之前，内部文档可能看起来像是在浪费时间。如果你遇到一个问题，并发现有一个文档页面可以帮助你，它就会变成金粉。

内部文档是公司所有内部知识的记录，包括流程和程序、最佳实践、IT和软件规范等。内部文件旨在供员工参考，以完成他们的工作并使整个组织的绩效标准化。

它与面向用户和客户的外部文档不同。内部文档仅供企业内部使用，旨在增强员工体验。您通常希望将其托管在只有具有登录详细信息的用户才能访问的私有知识库中。

内部文件类型有哪些？

您的组织可能会遇到几种不同类型的内部文档：

工艺文件编制

流程文档描述了与如何在业务范围内开展工作相关的公司政策、程序和流程。它包括如何指导、最佳实践、SOP和检查表，以培训员工如何完成工作。

项目文件

项目文档涉及特定公司项目的所有信息，包括项目提案、业务计划、战略、会议记录、风险分析、问题日志等。它们可能属于几个项目合作团队。

技术文件

技术文档描述了软件和IT基础设施、产品规范和要求、开发流程等。技术文档不仅限于您的工程师，产品团队、支持团队等都可以访问。

人力资源文件

人力资源文档是您的人力资源团队发布的任何文档，从入职材料、公司政策、培训材料到员工手册。当需要了解公司政策时，公司中的每个人都需要获得人力资源文档。

内部文档的好处到底在哪儿？

内部文档对希望升级知识的公司有很多好处：

团队内部清晰的沟通和知识共享

首先，记录您的内部知识意味着团队之间的沟通得到加强。公司可以从异步通信中受益，一天中的任何时间都可以访问文档，无论是谁。

公司内部的个人也会意识到他们不知道的事情，因为知识很容易被发现。浏览内部知识库的员工可能会偶然发现以前未知的信息，因为知识已经明确化了。

更快的入职体验

当新员工获得内部文件时，他们可以快速了解公司的期望和政策。他们需要知道的一切都在一个地方提供，这意味着同事需要花费更少的时间来培训新员工。

尽管指导和工作跟踪等活动仍然很重要，但员工有权负责自己的学习过程。当入职体验得到改善时，员工保留率将提高82%。当员工流动受到控制时，内部文档可以为您的组织节省资金。

提高生产力

当员工不必花时间寻找同事的小问题答案时，他们的工作效率会大大提高。答案唾手可得，在一天的任何时候，即使他们半夜醒来时有一个迫切的问题。

当信息易于获取时，员工可以在重要的活动上花费更多的时间。

更快的决策

让我们面对现实吧——商业中面临的大多数问题以前都遇到过。当被要求做出商业决策时，员工可以向同事学习，并加快得出结论所需的时间。

当员工获得集体智慧时，决策可以在几分钟或几小时内做出，而不是几天或几周。员工可以自信地认为，他们已经考虑了所有相关因素，因为过去的决定已经记录在案。

避免技术错误

当员工了解产品规格和开发流程时，他们就不太可能犯技术错误。如果您的公司参与构建软件或硬件等技术产品，则需要为所有从事该产品的员工记录规范和基础设施。

文档意味着任何与产品合作的人都可以在技术问题上取得进展，而无需询问工程师。您正在保护您的公司免受产品开发缺陷造成的责任。

更好的学习体验

当你公司的个人承担项目或任务时，记录你的学习是有意义的。当员工能够从过去的错误中吸取教训时，这将使团队绩效更加有效。

如果没有记录您的学习，您的业务可能会一次又一次地犯同样的错误。这会浪费宝贵的时间和资源，而这些时间和资源可以更好地用于为业务增加价值的活动。有了内部文档，团队更有可能尝试新的东西，因为他们已经知道哪些东西不起作用。

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