工作专属的通讯软件 ChatWork 沟通、工作管理、隐私安全一 打尽

即时通讯软件已成为最受欢迎的沟通工具，除了平常的聊天交友，也成为许多人工作上最得力的助手，但对于注重工作效率的人而言，通讯软件却像是双面刃，资讯取得快速却无法区别重要性、沟通即时却要花额外时间整理资料，因此当我们回头检视目前所使用的通讯软件，会发现市面上常见的产品都没有与企业既有的工作流程整合，以致虽然沟通管道畅通了，却因为杂讯太多、管理不周导致工作效率降低，更糟的还可能让公司商业机密外泄；此外使用即时通讯软件容易公私不分，员工辛劳一天想要下班休息，却常常收到上级的指示，反而延长上班时间。

如何解决上述提到的问题，或许最好的办法就是为工作设计一套专属的通讯软件，来自日本的 ChatWork 也就在这样的期待中诞生。科技新 很荣幸能越洋访问 ChatWork 创办人兼CEO山本敏行先生，谈 ChatWork 这套强调工作流程管理，以及公事与私事分开的即时通讯软件。

四大功能方便工作用途

相较于一般市面上的即时通讯软件，加入工作聊天室不能看先前工作的相关对话，还得另外私讯给新接手的同事交待业务，费时又费工，ChatWork 以工作群组方式设计，除了适合公事上使用，更方便新人浏览之前的讨论串，快速进入状况。

由于 ChatWork 方便的聊天室设计，让原本很多小型会议可以直接透过文字沟通，节省许多开会时间，而ChatWork 的视讯会议功能，可以进行跨国会议，开完会后也同时指派完任务，时程表也确定下来，以上这些都是透过 ChatWork 内建的工作清单管理功能。

注重安全隐私的通讯软件

至于安全性和隐私来说，所有讯息采用 SSL 加密方式传输，上传的档案则经过最高级 AES256 加密，确保公司机密不外泄。ChatWork 的系统经过国际标准 ISO27001（ISMS）认证，只有少数维运人员能经手存取资料；也不用担心系统稳定性，ChatWork 采用 AWS 的服务，并有备援机制确保资料不会遗失。值得一提的是 ChatWork 在全球的所有方案都是比照 络银行的安全等级，并受到 KDDI（日本第二大电信公司）的认证与肯定。到目前为止，总计有 4,000 家企业使用 ChatWork。

ChatWork 让工作更有效率

通讯软件最大的问题是无法将工作与休闲完全区分开，常常会有混淆及互相干扰的情形，但 ChatWork 因为是针对企业需求特别设计，有注意到这方面问题。先前提到其他市面上即时通讯软件常会有公私不明的情形，以及不是上班时间，却接到上司的指示要做事情，遇到类似情形，ChatWork 的使用者只要不上线，等到上班时间再开启即可。由于与私人的即时通讯软件是分开的，因此能保有私人的时间。

ChatWork 与其他企业用即时通讯软件相比，功能齐全多了，像是具备工作清单功能，以及视讯通话功能。相比之下，大家常用的 Skype，容易出现讯息同步上的问题，很容易漏掉讯息，而 ChatWork 的通讯则放到云端上，不会有掉讯息的问题。

工欲善其事，必先利其器

ChatWork 如何专注于工作流程功能呢？山本先生特别与我们分享几个令人印象深刻的例子。他提到有位建筑公司老板，常常一天会接到一百通电话，但由于在外头工地奔波，电话常接不到，所以下属接到后只好将通话内容摘要写到便利贴，黏到电脑屏幕上。但一天一百多张的便利贴，常有黏不牢情况，还会掉在地上，造成重要事项未处理。后来建筑公司采用 ChatWork，运用管理工作清单功能处理外部以及公司内容的交办事项，相当方便。

日本线上英语教学公司“株式会 ぐんぐん GnGn Inc.”，提供海外外籍教师线上真人教学，服务想学语言的日本人，但由于教师众多，超过 1,000 名，以 email 大量发信不易，且每位老师的教学时间皆不同，造成事项通知困难，但在改用 ChatWork 后，提升事项公告的效率，更能让老师快速了解公司政策，课程安排也更便利。

聚焦台湾，进军国际

ChatWork 在 2011 年于日本推出时，马上就让向来挑剔并坚持完美的日本人买单，取得重大成功，随之打进各国市场，2012 年进军硅谷，成果丰硕，目前企业用户来自 170 个国家，而与日本距离近、文化渊源又深的台湾更成为推广重点，山本先生特别强调台湾在去年进行的测试反映良好，更重要的是看好台湾的 IT 环境、使用者的 IT 知识也够，因此决心深入发展台湾市场。