记录和管理团队支出明细,用 SeaTable 表格记账很方便

无论是个体还是团队,记账支出明细再常见不过了。那不用专门的记账软件也能记录支出明细吗?有没有比 Excel 更简单易用的记账工具呢。这用 SeaTable 表格就很方便,它作为新型的协同表格和信息管理工具,功能丰富,使用灵活。比如在团队支出记账方面,就可以充分利用它丰富的数据类型、便捷的高级统计功能,甚至使用细致的协同权限。让团队记账更高效和规范,账目更清晰,可视化也一目了然。现在就分享一个中小团队支出记账案例,希望能为你带来一些参考。包括以下内容:

  • 用丰富的数据类型多维度记录支出信息
  • 通过协同功能细致管理协作记账权限
  • 通过视图自动整理不同角度的记账
  • 用“统计”快速实现数据可视化和输出 表
  • 一起来看。

    一、用丰富的数据类型多维度记录支出信息

    丰富的数据类型

    而在这方面,我们就可以充分利用 SeaTable 表格丰富的数据类型,新建列时就选择一个类型。比如:

  • 日期、金额:分别用了日期、数字类型,都支持多种格式。双击单元格就可以直接选择或修改日期;输入数字就会自动以人民格式显示。
  • 类型、是否核对:用了单选类型,双击就可以选择一个标签。
  • 明细:用了长文本类型,可以记录很多内容,还能插入图片、链接、表格等。
  • 凭证票据:用了文件类型,可以上传各种电子文件。我们用它来记录发票、收据等。
  • 记账人:用了协作人类型,点击单元格就可以选择一个或多个表格共享用户作为记账人。本表由我和另一位同事来协作记账。在表格右上角还能显示在线成员及数量。
  • 创建者:它和创建时间、修改者、修改时间同理,可以自动记录:增加行的人、时间;最后修改行的人、时间。十分方便。
  • 二、通过协同功能细致管理协作记账权限

    这部分介绍,可以查看也可以忽略。在团队记账中,如果你需要细化协作权限,或想实现一些自动化操作,那这个表格也能满足需求。比如:

  • 操作自动化:如果想让表格根据选定的触发条件,如行记录被修改后满足特定条件、定期运行等,自动执行动作如锁定行、发送通知等,那就可以用“自动化规则”,可以大大提高表格操作和管理的自动化水平。

    自动化规则

    除了这些,表格也有子表权限设置、共享视图、自定义共享等高级功能,可以满足更精细的协作场景。

    三、通过视图自动整理不同角度的支出记账

    在 Excel 上如果想快速切换查看表的不同数据,总是有点不方便。而 SeaTable 表格就很简单,我们可以根据查看的需要,在表上增加多个视图并设置相应的过滤、分组等条件,这样无论是已有数据还是新增数据,都会自动进入到符合视图条件的各个视图里,帮我们完成自动整理。相当方便。而且也有助于使用统计功能来对不同视图数据进行统计分析。如下图:

    表格视图

    当前月视图条件:

    视图及条件

    四、用“统计”快速实现数据可视化和输出 表

    团队支出记账不仅要记录明细,还要满足多样化分析需求。比如快速统计某些时间段某些数据的支出对比、供管理者直观查看的各种统计图表等。这从表格丰富的“插件”中添加“高级统计”就能搞定,同样也是免费功能。更重要是的图表类型丰富、操作简单,对小白新手十分友好,仅需点选就可以自动生成图表。它们会随着所选择的视图数据自动更新,一次创建,随时查看。还可以导出为图片。如下图:

    可以增加多个仪表盘。图表可拖动位置。

    高级统计仪表盘

    趋势图:

    趋势图

    总结


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