第一次使用专业项目管理软件进行项目计划执行

上个月使用管理软件进行了项目计划的制定，这段时间主要负责跟进项目计划的执行，感觉跟之前公司的项目执行的效率比起来还是高了不少。目前的项目都是在项目管理软件上开展，所以后续的执行的部分，也借助了工具的功能来推动项目的进展，虽然也遇到了一些项目执行中的通病，但都在工具的辅助下比较顺利解决了。

项目执行这一阶段需要整合资源，推进项目落地，实现项目目标。我之前所在公司没有引进项目管理工具，在推进的过程中遇到的各种各样的问题，主要就是靠项目经理自己协调处理让人头疼不已。例如：

接下来分享一下，使用专业的项目管理软件是如何便捷地辅助我解决这些难点的。

1. 团队成员工作执行由被动变主动

项目计划的制定下发后，接着就是团队成员工作任务的高效执行。但往往处于各种原因，团队积极性不高，例如团队成员觉得项目工作量安排不合理、没有相应的绩效考核标准和激励机制等。在这种情况下，项目经理的频繁催活，问题也不能得到高效的解决。所以，我尝试和公司的PMO提出通过执行过程和结果的表现，制定针对性的考核标准和奖励机制，并得到了公司的支持，以一个项目为试点推行。基于考核标准和奖励机制，然后通过工具采集客观数据作为考核和奖励的评判标准，团队成员的工作执行由被动变为了主动。

1.1团队成员借助管理工具主动进行工时填 以及任务进度汇

在易趋系统中，进行项目任务的具体分配后，团队成员需要根据分配的任务每周进行工时填 申请；管理层会即时收到申请信息，需进行审批，一方面及时了解成员的工时量的分配是否合理，第一时间就可以沟通协调，另一方面可以掌握当周员工的具体工作安排和项目进度的预计完成情况，提前进行风险识别。

（图1：易趋工时填 视图）

工时填 只是第一步，想要及时掌握项目进度，还需要进行任务进度的汇 。之前公司每日上班或下班前会开会汇 ，但有员工反映比较浪费时间。现在使用系统后，团队成员可在每日下班前进入个人概况模块，拖动滑块快速进行任务进度汇 。

同时在个人概况有任务、交付物、工作项、审批四个模块，涵盖了员工所参与的所有项目，多项目进行统一的监控，便于员工进行工作优先级的排序处理。

（图2：易趋个人概况进度汇 视图）

1.2外部绩效考核，刺激员工积极性

进行工时填 以及任务汇 ，这是借助管理工具从员工自身出发，进行工作任务的执行。但外部的激励机制能进一步提升员工的执行力。以前是月末或者项目结束，管理层进行考核打分，会有部分员工认为这是由管理层的主观想法来决定，存在不合理的情况。现在借助管理工具进行考核，系统可以提供最真实客观的数据支撑，达到公平公正。

易趋系统支持对项目以及团队成员进行绩效考核管理。首先可以根据项目、组合、部门、人员设置不同的绩效指标，在绩效指标库中进行新增或调整，进行绩效管理计划的制定。

（图3：易趋绩效指标库视图）

其次在项目结束后，项目经理可以在系统中通过查看交付物 告、工时 告、项目周 、月 、组合平衡计分卡等多项客观、准确的数据进行绩效评定。这种透明公开、公平公正的绩效考核方式结合相应的奖励机制，可以有效激发团队成员的工作积极性。

（图4：项目计分卡视图）

2. 项目进度可视化

在之前公司进行项目管理时，项目进度的延误是较为常见的难点，而及时地处理解决需要快速找准延误的真实原因。但面对复杂的项目时，需要花费一定时间梳理寻找问题，而事后进行补救也不是良性的管理方法，能及时掌握项目各项进度信息，才能第一时间识别进度延误解决。现在借助管理工具辅助管理，可以使项目进度可视化，更好地识别处理项目进度延误问题。

易趋系统支持多维度全面的智能化 表，常规状态 表包括：周 、月 、日志。不同阶段性的 告由系统自动生成，内容详细准确，避免人工统计整理的失误以及信息过时。

（图5：项目状态 告视图）

易趋还根据任务、成本、风险、问题、工时、费用等六个维度分别进行分析形成 表，涵盖这几个维度的分布情况以及使用统计。更为详细具备决策参考的内容还包含任务进度偏差、资源预算偏差、工时偏差等几个方面，可以有效了解项目的整体情况，并及时处理问题。

智能化 告自动生成，节省了人力和资金，提高了 表的及时性和准确性。

（图6：项目 表视图）

3. 各相关方驾驶舱配置，避免信息断层

在进行项目管理时，协调各相关方，最主要的问题就是由于他们不能及时掌握项目进展信息，达不到有效沟通，主要靠开会保持各方的信息一致，这需要花费更多时间进行会议。

借助易趋系统进行项目管理后，支持给不同的角色配置相应的仪表板，高层、项目管理部、部门经理、项目经理和项目成员通过对应的仪表板，直观、快速、全面掌握信息。

由于不同层级的人员，所关注项目的维度是不同的，所以根据需求进行了个性化配置。

例如管理层、PMO更多关注的是多个项目的监控、企业财务情况以及绩效指标，那么所展示的信息就相应的围绕这几个方面展开。

（图7：易趋各层级人员看板功能视图）

4. 总结

在项目执行过程中，比较重要的几个点就是项目进度监控、团队管理以及各相关方的管理，依赖个人进行处理，会有疏漏以及困难的情况出现，而借助项目管理工具，就使项目执行的过程变得更加轻松高效。

团队成员的工时填 、进度汇 是内部进行项目执行力的提升，而绩效激励是外部因素，两个方面同时进行，保障了团队成员工作的积极性，省去了频繁催活的时间；智能化的 表自动生成，从阶段性和多维度两个方面让 表既全面又准确；各层级的不同面板配置，避免了信息的断层，沟通协调更加高效。