办公合作有诀窍

Word、Excel、PPT是我们办公最常用的“三驾马车”。平时，我们处理办公事务，都是在这三个软件中独立工作，文归Word管，表归Excel制，演示功夫全看PPT的。然而，世界上孤立的事物总会显得单薄，如果在使用过程中巧妙地将这三个软件联合起来，往往会有事半功倍的效果。

1. Word表格高大上 离了Excel靠边站

虽然在Word中本身就含有多种插入表格的功能，例如绘制表格、指定行列生成表格、插入快速表格、文本转换成表格等（图1-1），然而，Word自身的表格功能虽然在排版上有其方便的优势，但其最大的缺陷是计算功能比较薄弱。如果要在Word中真正实现计算方便、功能强大，且排版要漂亮，那么Word与Excel的联合制表，将是一种最好的选择。

第二种联合制表的方法是先在Excel中做好表格，然后复制要利用的表格内容，最后转到Word环境下按下Ctrl+V组合键粘贴表格。这种联合制表的方法，在表格制作完成之后，Excel就完成了它的使命，Word中的表格就脱离了与Excel的关系，成为一种独立的存在（图1-4）。

其实，Word与Excel的联合制表还有更多的方法可供我们选择。在Office 2013以上的高版本Office套件环境中，通过在Excel环境下复制表格，然后转到Word中，按下鼠标右键，可以出现一个多项粘贴选择工具条（图1-5）。通过这里，我们既可以选择保留原格式的表格复制，也可以在复制时只保留表格文字而不保留表线，还可以将表格作为一个活的链接插入进来，以便表格内容的动态更新。此外，如果选择复制为图片，那么这张表格就变成一个“死”的不能被修改的内容，这非常适合于插入一个定性内容的表格，例如成果表、成绩表等。而动态链接表则更适合于那些经常性变化的表格，例如数据监测表、销售情况登记表等。

2. PPT图表演示 Excel功不可没

此外，我们也可以先在Excel环境下做好需要的表格，然后转到PPT环境中，点击鼠标右键，通过多功能粘贴工具条，按需选择粘贴方式（图2-2）。如果PPT演示中需要的表格数据可能会有所变动，那么需要采用链接的嵌入方式，这样，当需要改动表格数据时，只在Excel源表格当中修改即可。反之，如果PPT中引用的是结论性的表格内容，那么采用粘贴为图片的方式或直接用Ctrl+V的方式粘贴就可以了，这样也便于在PPT中灵活布局版面。

3. 冗长PPT图文好版 要靠Word协助

Word以图文排版见长，PPT则以图片演示配以适当的文字见长。如果遇到文字比较多，版面比较复杂的内容需要演示，一种办法是直接用Word，通过将Word页面发送到投影机演示；另一种办法则是先将版面在Word中做好，然后保存为图片格式，置入到PPT中进行演示。由于直接将Word内容投送到屏幕上演示，无法做到像PPT中那样的灵活控制，因此，优先考虑Word与PPT联合制作演示版面的方案是上策。

Word与PPT联合制作演示版面的的优势是，PPT中可以做成单独的演示页面，便于添加各种控制按钮，便于播放的跳转控制，也可以根据需要制作成各种各样的页面过渡效果（图3-1）。

首先在Word中进行图文排版。Word图文排版其实不单单是图片、图形与文字在平面上的位置关系处理，还存在着一个空间层叠关系的处理问题（图3-2）。用好Word平面设计中的空间层次关系，对合理布置图文版面，能够起到很好的协调作用。

最后，在PPT页面中，插入前面制作好的版面图片，添加各种页面效果和过渡效果，完成PPT的制作（图3-4）。

4. OneNote当“红娘” 平台再多也不惧

当前，人们所使用的办公设备不再单一，也许一个人在不同地点和不同环境下会使用不同的设备和平台进行办公，而这些平台所使用的办公软件可能会有所不同。那么，在不同的平台之下，如果要交换或共享图文、表格等办公信息，该采用什么办法，以便解决文档格式的兼容问题？

我们可以使用一个能够起到“桥梁纽带”作用的常用软件OneNote，以达成跨平台信息交换的目的。在Windows 10系统中，默认已经集成了OneNote应用。此外，在Windows应用商店以及Windows Phone手机系统的环境中，OneNote也有它的相应版本。另外，在我们所熟悉的苹果设备中，既有台式或笔记本电脑能够使用的Mac版OneNote，还有适用于iPad、iPhone等移动设备的移动版OneNote客户端。在使用面最为广泛的Android手机和平板当中，OneNote也可以在应用市场上随处下载安装。其实，即便是所有这些平台上郡不安装OneNote的应用客户端，我们也可以直接通过各种平台上安装的各种核心的 络浏览器，直接使用OneNote服务。由此可以看出，OneNote作为连接各种设备和平台，进行办公信息传输的“中介”，完全可以胜任这个多面手的“红娘”角色（图4-1）。

小提示：

通过OneNote的“插入”菜单，可以插入表格、图片等内容；还可以通过“照相机”，插入实时拍摄的图片信息；而通过“链接”按钮，可将外部任何 址链接到文档当中，这就建立了Internet与文档的联系；插入“文件”按钮，则可以保证任何类型的文件通过OneNote这个“中介”来过渡使用，这为跨平台文件共享提供了一种可行的渠道（图4-4）。