文档管理、文档协作软件DocuWare

安全文档归档

您的企业比以往任何时候都更需要一个安全可靠的地方来存放重要的业务文档。员工信息、财务记录、合同等需要一个有有序安全的存储库，以保护不能丢失、被盗或损坏的信息。

安全文档归档的好处

当发票、员工申请、供应商合同、设施文档、销售演示文稿等业务文档被安全归档并有序完整时，您的企业可以保护自己免受诉讼、泄密和丢失，同时实现数字化的关键优势。

好处1、实现无纸化办公

存储在受保护的数字档案中的数字化信息意味着办公室不再有纸张：不再有文件丢失、打印麻烦和文件柜溢出。

好处2、简化审计准备

安全存档不仅意味着您知道所有东西在哪里，而且它是有条理的、可查找的和可访问的，可用于审计准备和交付。

好处3、符合合规标准

监管合规标准目的是保护个人和公司。当文件安全有条理时，大大简化和加快了达到合规标准的过程。

好处4、为灾难做准备

自然灾害或恶意攻击可以摧毁毫无准备的企业。安全归档支持您灾难恢复流程，帮助您从不可预见的灾难中恢复过来。

DocuWare 是您文档最安全的家

DocuWare 给需要为其最重要的业务信息提供安全可靠的存储库的企业提供完整的文档归档、文档存储和文档搜索。

DocuWare 通过以下方式安全保护我们客户：

格式灵活

存储扫描文档、PDF、电子邮件、Microsoft Office 文件（Word、Excel、PowerPoint 等）、图像等等。

一切加密，一切受保护

所有数据传输均通过HTTPS发送，所有文档均采用AES加密。此外，全面的访问权限系统可防止敏感文档受到不必要的窥视。

备份之上的备份

欧盟和美国专用的 Microsoft Azure 数据中心具有三重数据镜像，以及同一区域的异地冗余。信息永不丢失，灾难恢复计划得到简化。

审计的可追溯性和透明度

记录每个文档捕获、版本和注释以实现完整的可追溯性，并记录每个工作流程步骤以实现流程透明度。审计从未如此快速和完整。

合规和处置的数据控制

精细的访问权限和严格的信息组织加快了对 GDPR、HIPAA 和 Sarbanes-Oxley 等严格合规计划的支持，并简化了敏感文档的保留策略规划。

信息不完整成为过去

自动化、可靠、彻底的索引可确保文档在工作流程中有条理、可查找和可操作。每个文件都是完整的，没有丢失的数据。

DocuWare 可以安全归档哪些文档？

1、财会方面

发票

订单

运输收据

提单

预算电子表格

2、人力资源方面

简历

认证和证书

绩效评估

税务文件

费用 告

3、法律方面

合同和模板

运营流程

告

4、销售方面

产品数据表

营销手册

产品介绍和建议

5、还有很多！

为什么企业选择 DocuWare 来存储文档

1、快速、全面的文档搜索——立即检索任何内容

通过其全文内容或索引数据进行搜索，立即查找任何文档。

2、帮助满足监管合规标准——简化合规性

保护、组织和实施直接支持 HIPAA、GDPR、SOC 2 等的流程。

3、与 Microsoft Outlook 的本机集成——安全存档重要电子邮件

直接从 Microsoft Outlook 安全地归档和组织重要的商务电子邮件。

4、与 ERP、CRM 等集成——连接应用程序

从您的 CRM、ERP 和其他应用程序的上下文中访问相关的业务文档。

安全文档归档的案例研究

1、Criterion Tool & Die Inc.

Criterion Tool & Die Inc. 是三代家族企业。他们为医疗、航空航天和光子学行业制造精密的无故障组件。政府法规要求他们在产品的整个生命周期内保留为数百名客户制造的所有零件的所有记录。这些信息现在存档在 DocuWare 中，对于响应销售查询的车间主管来说，就像在会计部门审计中一样容易获得。

2、美国 Henrietta镇通过实施 DocuWare 来对他们古老的文件系统进行数字化改造。部门处理流程是纸张密集型的——城镇会议记录、规划和分区案例文件、登记表、合同、索赔和诉讼只是需要永久存档的部分文件。通过实施 DocuWare 并以电子方式扫描和存储新旧文件，该镇的 500,000 多份文件可以在部门之间安全、快速地检索和共享。

DocuWare 在对安全文档归档至关重要的安全性、合规性和可用性方面获得认可。