认证机构管理软件的升级与历史卷宗技术迁移方案

承嬗离合—继承延续之意。清 王先谦 《序》:“学者读 文正 《欧阳生文集序》及 南屏 《与筱岑论文派书》,百馀年文人承嬗离合之迹,略可覩矣。”

因最近我在给一些机构做现场调研和咨询工作,所以每周文章撰写有所影响,在此表示抱歉,感谢各位认证行业的朋友关注和支持。我会努力保持与朋友们的技术交流学习。

正文

随着机构的发展,考虑更换或升级软件来优化自己的管理,会考虑上系统来提高自己的效率。

01

机构与认证软件的互生关系的变化

#1.在使用认证软件的机构

随着机构的多年发展和积累,机构的人员规模、证书数量、管理方式等都会发生变化,这时候就必然要求正在使用的认证软件服务跟上,升级?替换?

个人经验,主要有以下几种原因:

  • 原因一扩大认证业务范围。由原来的单一认证变成多元认证服务,软件需要兼容支持的认证流程要更多,不能一部分系统一部分还手工做卷。
  • 原因二人员的数字化统计与管理。人员多了简单的档案登记不能满足了,更需要注重人员的培养了。
  • 原因三认证业务流程的优化。由简单的流程跑的通、各种信息有登记的基础上 。更需要对认证质量、客户管理、分公司(合作方)管理、人员培养、内部审批、财务管理等多个方面进行独立优化,同时强化数据交叉化的管理与透视。(以后有时间我逐个讲解细节,也可私下语言沟通)
  • 原因四KPI考核的精细化需求。随着人员增加岗位细化职能清晰,由简单的粗放的一职多能,谁闲谁上的管理方法。就需要对整体机制运行效率进行精细化的管理,对日常的通过系统的工作效能纳入KPI考核。
  • 原因五管理审批的升级与客户资料重塑。一是内部的销售跟踪、项目特批、人员请假等,需要实现线上管理审批。二是外部的合作方与客户的管理,需要实现合作方合作情况跟踪与客户之间资料和续费有通知关系等。
  • 原因六集团化管理需求。与整个集团的整体管理统一,需要与集团各个数字化管理系统软件对接。
  • 除了以上机构内生需求因素外,还有很多原因,比如软件服务商服务响应不及时,软件技术太旧系统总坏等等。

    #2.未使用认证软件的机构

    机构经过一段时间的业务积累,员工人数没有增加多少,但是项目在一直增多。这一阶段的机构就面临如下问题:

  • 问题三:业务爬坡阶段,希望少找点技术大牛老师,控制固定人力成本。大牛太贵了,多雇佣点大学生。
  • 02

    历史(业务)平稳“过渡”的需求

    不管是要升级(替换)现有软件还是新上软件,那么都需要满足业务工作的平稳过度,保证工作的衔接有以下核心问题要解决:

    3、监督监审项目的提醒

    4、监督监审项目的操作与周期内案卷调用

    结果预期是通过非工作时间的技术迁移,实现所有人员第二天办公在新的系统上无缝衔接的开展工作。

    03

    数通国软的数据与业务迁移方案

    结合实际情况和机构不同阶段的需求,我们提供两种技术解决方案,来满足机构不同的选择。

    数通国软数据与业务迁移方案

    方案名称

    迁移范围和目的

    迁移后结果

    适用机构

    方案缺点

    历史任务迁移方案

    一是满足历史项目的统计需求。

    二是满足监督监审任务提醒。

    1、对于机构整体业务情况数据汇总统计,不中断。

    2、监督监审项目做到系统提醒和任务流转。

    3、与认监委上 系统情况一致。

    1、在使用手工做卷的机构。

    2、历史证书不多的机构。

    1、需要手工补录人员 信息。

    2、如需要历史档案关联,需要手动导入。

    全量迁移方案

    2、提供一个月系统并行,数据同步与操作培训过渡期。

    3、机构历史再监督监审项目可调取历史卷宗材料。

    1、在使用另外一家系统的机构。

    2、历史证书量很大。

    1、技术实施周期较长(因为要分析客户当前的系统数据结构),一般需要2个月~3个月时间。

    全量迁移的技术逻辑关系:

    小结

    跨系统的数据迁移是一个开发技术团队水平能力的重要体现。我们集中技术优势采用多次的模拟和实践,彻底解决了机构面临想换系统又担心无法解决历史项目的问题。扫平机构发展的系统瓶颈问题。

    了解详细方案,可随时与我沟通交流。

    在当前激烈的竞争环境中,要保持“价格、合规、出证速度”的外部显性竞争优势,完全取决于机构内部组织结构的成本控制及细节的管理。

    下篇预告:“认证机构如何实现数字管理(17) 认证机构CRM需求在ERP系统中的融入设计

    *以上系统提供SAAS系统和独立部署版本。系统支持机构按需升级定制,如多语言版本、移动端开发等。只收服务费,不收开发费,首年次年都一样。还可按功能选购组合,灵活支付。

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