新手主管问：工作中要做跨部门协调，感觉很累，怎么办？

在过去的工作中为了处理各种各样的问题，拜访过很多企业，在追根溯源查找问题的症结的时候，很多人都会列举出“沟通有问题，需要加强内部沟通”。最近和一个朋友聊天，朋友刚被提拔成部门主管，跨部门协调的事情多了很多，有时候解决一个小问题，也要经过繁琐的流程，有没有什么提升效率的方法。

其实提升跨部门沟通的效率，非常考验部门主管的综合管理能力，很多时候智商很重要，但情商更重要，一般来说需要掌握这么些的原则。

沟通的准备工作

先想清楚要求对方做什么，越明确具体越好

曾经共事过的一个销售部门同事，来我这里做工作协调，基本都是只字片语：“这事交给你了”，“客户没啥要求，你看着弄吧”诸如此类的轻描淡写，追问他也不知所以然，甚至不耐烦“就这么点简单的事情，还搞不定”。可想而知，之后的工作效率和质量将会是如何的低下和糟糕了， 经常出错后被总经理训斥，还连带其它部门一起背锅。

提供多个方案供选择。

只有一个方案，一旦达不成共识，沟通将会陷入被动。如果有多个方案供选择，将能确保沟通还可以进行下去，即便多个方案被连续否定，对方部门也将有责任给出必要的合作态度和修改建议。

了解对方的动机和利益

严格来说，公司利益和部门利益不应该存在矛盾，但现实里却很微妙，尤其是部门利益和个人利益挂钩的KPI文化强势公司。 所以需要了解对方部门的利益动机，尤其沟通内容可能会使对方部门利益受损的时候，一定要充分考虑应对的方法。

沟通的方式

跨部门会议

召开跨部门会议做沟通，是最常见有效的方式，但越来越多的职场人士对部门内和部门间冗长毫无效率的会议越来越深恶痛绝。

最近和另一个朋友聊天，说公司每天都要开会，召集所有相关的人坐下来，一边讨论一边撰写方案。我问：为什么负责出方案的部门不是事先写好初稿，会议上沟通讨论后定稿？朋友回答，他们一直都是这么做的，并且方案先做出来也意义不大，因为方向随时都会变，加上每个部门都有自己的想法，还不如抓着所有人一起写方案，可以节省大量出前期方案的无用功。我的回答是：先不说决策的机制出了大问题，这样的工作沟通和协调方式其实效率是极其低下的，公司加班开会是常有的事吧？回答是每天都要开会，喜欢下班时间开，开3到4个小时是常态，部门主管下班不会早于10点。

多面对面沟通，少发冰冷的工作邮件

面对面的沟通效率永远是文字无法取代的，所以多走动两步比简单地丢一封邮件过去，或者发个会议通知效果会好很多。

交软件上的沟通不能替代面对面直接沟通

交软件带来了变革性的便利程度、时效性，现在的职场人士谁不用 交软件，就意味着和 会隔离和工作脱节。

但也不可过份依赖 交软件，因为过多的依赖会导致弱化实际的沟通能力和人际间的交往能力。

很多人说到跨部门沟通的时候，第一反应是赶紧拉一个群，但实际工作中，这样的工作群更多的是起一个告知的作用，做深度的讨论，需要思想的碰撞以及头脑风暴的时候， 交软件皆力有未逮，事实也证明职场人士手机里的几十个工作群对提升部门间沟通效率上帮助有限。

小贴士：

关于如何开会，可以写一本几十万字的书，但如果将开会作为主要沟通方式的职场人士，至少有3点一定要抓住。

1. 会议前要准备

议题是什么？需要达成什么效果？使与会者有所准备，有的放矢。

2. 会议过程要紧扣主题

见过太多次了，尤其是有主要领导参加的会议，离题万里，相关的不相关全要扯一通，有时候创业史、发展史还要翻出来反复说。

3. 会后有跟进

有会议纪要，有执行计划，有结果反馈。有意思的是，会议多而且冗长的公司大多没有会议纪要和行动计划，但一旦养成了习惯，会发觉会议的效率将明显提升。

沟通的一些实用技巧

长期共事的同事之间沟通，需要使得大家尽可能处在一个对等的信息层面上，如果有所隐瞒和误导，将会极大地破坏彼此间的信任关系，我们国内企业的一个通病就是部门墙非常厚重，非常不容易去打通，沟通成本非常之高。

友善是必须的。但遗憾的是：摆着个臭脸不配合，一副生人勿近面孔的人在职场上比比皆是，也搞不清楚是不想配合，还是不善于言辞。

互相尊重是最基本的原则，即便沟通对象的职级比自己低。

了解对方部门的权力和决策机制，和对的人说对的事。

沟通从双方的共同点做切入，如果要沟通的内容能找到双方共同的部门及个人“利益”，沟通已经成功了一半。

如果沟通的内容有天然的矛盾点，以公司利益为由做强压，始终是最后的选择。别人的让步不能视为理所当然，要领情并在将来的工作中要有所体现。

谁说除了工作关系，就不能建立一些默契的私人关系？

小贴士：

1.自己错了就错了，不要刻意辩解；别人错了，别得理不饶人。

2.避免无谓的争执，更不值得因为工作分歧而撕破脸皮。

3.学会倾听，不要随意打断别人。

4.微笑、微笑、微笑。

写在最后

互相尊重、学会换位思考。

态度友善不代表要做老好人，为了刻意避免分歧，该表达的观点不去表达。

以共同的大目标为前提，学会妥协。

请关注@Anson梅，20年的职场管理经验，从国企到外企，再到民企，职场的那点事我们多交流，一起成长。