第二节 办公软件基础知识

第二节 办公软件基础知识

一、Word的基础知识★★★【单选】

（一）Word的工作界面

代 1

2013版Word的工作界面

1．标题栏

标题栏最右侧的是窗口控制按钮，可以实现窗口的最小化、最大化或还原、关闭功能。

2．快速访问工具栏

快速访问工具栏位于Word工作界面的左上角，默认有“保存”“撤消”和“恢复”三个常用操作。用户也可以通过自定义快速访问工具栏进行修改。

3．功能区

（1）“开始”选项卡

代 2 “开始”选项卡

（2）“插入”选项卡

“插入”选项卡包含“页面”“表格”“插图”“应用程序”“媒体”“链接”“批注”“页眉和页脚”“文本”和“符 ”十个组，可以向文档中插入各种元素，如封面、表格、文本框、艺术字和公式等。

代 3“插入”选项卡

（3）“设计”选项卡

“设计”选项卡包含“主题”“文档格式”“页面背景”三组，可以为文档设置主题、水印、页面边框、页面背景色等。

代 4“设计”选项卡

（4）“页面布局”选项卡

“页面布局”选项卡包含“页面设置”“稿纸”“段落”和“排列”四个组，可以设置文档的页面样式，如纸张方向、页边距、纸张大小、分栏、水印等。

代 5“页面布局”选项卡

（5）“引用”选项卡

“引用”选项卡包含“目录”“脚注”“引文与书目”“题注”“索引”和“引文目录”六个组，可以实现在文档中插入目录、脚注、尾注、题注等操作。

代 6“引用”选项卡

（6）“审阅”选项卡

代 7“审阅”选项卡

（7）“视图”选项卡

“视图”选项卡包含“视图”“显示”“显示比例”“窗口”和“宏”五个组，可以设置查看文档的视图类型，设置在文档中显示或隐藏标尺、 格线等对象，调整文档的显示比例等。

代 8“视图”选项卡

5．状态栏

状态栏位于Word工作界面的底部，用于显示当前文档的相关信息，如文档页数、当页码、字数统计等，还可以切换插入与改写两种输入方式，以及切换文档视图，调整显示比例等。

（二）Word的基本操作

1．文档管理

（1）新建文档：

方法一：启动Word后，会自动新建一个空白文档

方法二：鼠标右键单击桌面或文件夹的空白处→新建，在下拉菜单中选中Word

方法三：快捷键Ctrl+N（new）

方法四：点击文件→新建

（2）打开文档

方法一：双击doc文档（单击右键→打开）

方法二：点击文件→打开

方法三：快捷键Ctrl+O

方法四：点击菜单文件→打开

（3）保存文档

方法一：保存按钮

方法二：快捷键Ctrl+S

方法三：点击文件→保存

2．录入文字

（1）插入点的定位

插入点用来指示文本的输入位置

方法一：鼠标定位，直接单击、双击定位

方法二：滚动条定位：上移、下移、左移、右移一行；上翻、下翻一页；向上或向下滚动一屏

方法三：键盘定位

↑↓ 向上、下移动一行

←→ 向左、右移动一个字符

PageUp、PageDown 上翻、下翻若干行

Home、End 快速移动到当前行首、行尾

Ctrl+Home Ctrl+End 快速移动到文档开头、末尾

Ctrl+↑ Ctrl+↓ 在各段落的段首间移动

（2）输入法切换

方法一：单击任务栏右下角输入法EN指示器

方法二：使用 Ctrl+space 进行中英文切换

Ctrl+Shift 进行中文输入法切换

（3）常用标点的输入

中文标点

对应按键

。句

.

、顿

左右书名 《》

Shift+> 和Shift+<

……省略

Shift+数字键6

·居中心实心点

数字键1左边的“~”键

￥人民币符$

Shift+数字键4

双引 “”

Shift+”

（4）特殊符 输入

点击插入→符

【真题链接】

【2019上】在 Word 中，要实现在文档中添加特殊符 “※”，在默认设置下，首先选择的功能菜单是（ ）。

A．“文件”

C．“格式”

D．“插入”

【答案】D

（5）插入日期和时间

点击插入→日期和时间

日期是系统日期，如果选择了“自动更新”，则插入的日期可以随系统而自动更新

3．选定、移动和复制文本

（1）选定文本

连续的按住Shift，不连续的按Ctrl，全选按Ctrl+A

根据选定文本范围的大小，选取合适的方法，如下图所示：

文本选取范围

选取方法

小块、不跨页

直接用鼠标圈选

大块、跨页

开始处单击→Shift→结尾处单击

一句

按住Ctrl，单击句中任意位置

一行

鼠标移动页左选定栏，指针变成向右的箭头，单击

一段

①鼠标移动页左选定栏，指针变成向右的箭头，双击

②段内任意位置快速三击

全文

①Ctrl+A

②鼠标移动页左选定栏，指针变成向右的箭头，三击

注意：用鼠标单击文档其他位置，可撤消选定

（2）删除文本

方法一：用Delete键删除插入点后面的字符

方法二：用Backspace键删除插入点前面的字符

方法三：选定要删除的文本，按Delete键或Backspace键

（3）移动（剪切）文本

方法一：选定文本，单击“开始”选项卡→剪切按钮、粘贴按钮

方法二：选定文本，用剪贴Ctrl+x、粘贴Ctrl+v 组合键

方法三：选定文本，用鼠标直接拖动

方法四：选定文本，单击鼠标右键→剪切

注意：文本的移动可以跨越不同的文档和应用软件（如记事本、写字板）

（4）复制文本

方法一：选定文本，单击“开始”选项卡→复制按钮、粘贴按钮

方法二：选定文本，用复制Ctrl+c、粘贴Ctrl+v 组合键，按alt+回车，可以复制刚刚输入的内容

方法三：选定文本，按住Ctrl键，用鼠标直接拖动（拖动时在鼠标指针尾部出现一个+ ）

方法四：选定文本，单击鼠标右键→复制

注意：文本的复制可以跨越不同的文档和应用软件（可以将 页中的文本复制到Word文档中）

4．查找、替换文本

查找和替换包括常规选项和高级选项（包括字体、格式等）。

【真题链接】

【2018下】Word 中，要实现对文档中的文字进行“替换”，在默认设置下，首先选择的功能菜单是（ ）。

A．“工具”

B．“文件”

C．“视图”

5．撤消与恢复

方法一：快速访问工具栏点击撤消、恢复

方法二：组合键：撤消Ctrl+Z、恢复Ctrl+Y

注意：按F4键可重复上一次操作

6.字符格式编排

Word默认的字符格式是汉字为宋体、五 字，按Shift+F1，可查看当前字符的格式。设置文字字体、字型、字 等的方法有两种：

方法一：使用选项卡功能组设置

“字体”功能组

方法二：使用“字体”对话框设置

选中文字，在右键菜单中选择“字体”或者利用快捷键Ctrl+D，打开字体对话框

“字体”对话框

此外，还可以利用快捷键进行一些基础操作，如：

Ctrl+B 加粗文字Ctrl+I 倾斜文字Ctrl+U 加下划线

Ctrl+] 逐渐放大字体 Ctrl+[ 逐渐缩小字体

Ctrl+Shift+> 快速放大字体 Ctrl+Shift+< 快速缩小字体

Ctrl+ + 快速切换至下标输入状态（再按一次恢复正常）

Ctrl+Shift+ +快速切换至上标输入状态（再按一次恢复正常）

（上下标格式还可以利用格式刷来复制）

7.段落格式编排

段落格式是文档段落的属性，包括对齐方式、缩进方式与行间距等。可以使用“开始”选项卡中的“段落”功能组，也可以选中文字，在右键菜单中选择“段落”打开“段落”对话框进行设置。

“段落”功能组

“段落”对话框

【真题链接】

A．左对齐 B．右对齐 C．居中对齐 D．分散对齐

【答案】B

8.表格

（1）创制和绘制表格

点击“插入”选项卡→表格，可选择通过鼠标拖动方格来选择插入表格的行和列，也可以单击“插入表格”，输入表格的行数和列数。此外，还可以选择“绘制表格”（手绘方式）或“Excel电子表格”来插入表格。

【真题链接】

【2016下】在Word中，单击“插入”选项卡下的“表格”按钮，然后选择“插入表格”命令，如图三所示，则（ ）。

A．只能选择行数

B．可以选择行数和列数

C．只能选择列数

D．只能使用表格设定的默认值

【答案】B

（2）表格的删除

①键盘上的删除键

②选中表格，单击鼠标右键→删除

③选中表格Shift+Delete

【真题链接】

A．表格中一行被删除 B．整个表格被删除

C．表格中一列被删除 D．表格没有被删除

【答案】B。解析：选中的是整个表格，“删除行”则删除所有选中的行，删除的便是整个表格。

（3）表格的拆分

将插入点移动到需要拆分表格的这一行的位置（任一单元格均可），快捷键 Ctrl+Shift+回车，即可。如要合并，则用Delete键把空行删除即可。

9.图片与绘画

（1）插入图片

点击“插入”选项卡→插图，可以选择插入本地图片、联机图片和图表等，点击“形状”按钮，可以绘制图形。双击插入的图形便可对图形进行设置。

（2）插入艺术字

点击“插入”选项卡→“文本”组中点击“艺术字”。艺术字是一种图片形式，可在“绘图工具”→“格式”下对其进行处理。

（3）插入文本框

文本框是可以包含文本、图片等对象的方框，它可以位于页面任意位置，其版式可独立于其他文本。

点击“插入”选项卡→“文本”组中点击“文本框”。

10.页面设置

（1）页面设置

点击“页面布局”选项卡→页面设置，可以对文字方向、页边距和纸张大小等进行设置。

（2）页眉和页脚

点击“插入”选项卡→页眉和页脚，可以插入页眉、页脚和页码。