浅谈现代企业档案管理信息化

浅谈现代企业档案管理信息化

当今世界是信息化高速发展的世界，现代 络和科学技术在潜移默化之中，改变着各行业的发展与状态，新业态行业在信息化参与下彰显出蓬勃的发展活力。例如，企业档案管理的电子信息化应用对于企业长远的发展具有十分重要的意义。要想使企业在改革发展的洪流中屹立于不败之地，就要不断加强企业传统管理方式的变革，积极应用档案管理电子信息化的方法。帮助企业节省各类资源，保障企业档案管理获得更好的系统化、信息化和规范化效果，进而促进企业能够获得更加稳定和顺畅的发展。

一、企业档案管理工作现状浅析。

（一）现今由于档案管理专业人员的贫乏，企业的档案管理工作大多由非档案专业人员负责，这部分人员既缺少档案管理的相关专业知识，又缺乏档案管理工作经验，整体呈现专业素养不高和业务水平欠缺等问题，最终导致企业档案管理不够规范、不够科学的局面发生。例如，当前部分企业从事档案管理的人员不能正确掌握档案的装卷、归档、分析、整理以及收集的各项工作技能。因此，导致在实际工作中对档案管理的标准意识模糊，表现为较低的工作效率、庸、散的工作作风和低水平的工作质量。此外，一些企业不注重对档案管理员的培训工作，导致企业档案管理人员工作积极性低、不思进取以及固步自封，多年来档案管理技能水平停滞不前，部分档案管理工作人员工作身兼数职，很难将全部精力都投入到档案管理工作中去。因此，导致企业档案管理工作的效率和专业性大打折扣。

（二）企业档案信息化管理工作推行缓慢。如果要想全面推进企业的档案管理电子信息化技术，就需要企业配备符合档案管理需求的硬件设施和软件程序，这样才能从本质上改变企业档案电子信息化管理方式。此外，目前的档案管理人员只有具备较好的办公软件实操技能，才能更好地适应企业档案电子信息化管理的要求。而相当部分的档案管理人员对此工作认识不足，更无法实现对电子信息化设备的了解和掌握。因此，诸多因素影响着企业档案管理工作的推进，造成当前企业档案管理电子信息化进展缓慢。

二、企业档案管理工作中电子信息化的重要性分析。在相当长的一段时间里，档案管理工作始终没有受到应有的重视，无论是企业的管理者还是档案管理者，都缺少对企业档案工作的正确认识。甚至部分企业档案管理人员，仅仅将档案管理工作看成是简单的文件保管，错误的档案管理认识导致档案管理工作与企业的现代化发展出现严重脱节。

（一）对于企业的现代化发展而言，档案管理的电子信息化应用十分重要，在电子信息化技术的应用下，企业的生产情况、财务状况、员工情况和专业技术能够实现更加高效的归类和管理，同时还能够有效降低档案管理人员的工作压力，顺利提升档案管理的工作质量和效率。

（二）档案管理应用电子信息化手段能够有效规避纸质档案管理的缺陷，能够利用先进手段保持档案的原貌管理与保存，同时也顺利提升了企业档案管理工作的可信度、全面性和准确性。电子信息化的管理手段可以借助 络搜寻工作的反复利用性特点，从而有效降低纸质文件查阅和寻找的损耗，最大限度保持纸质文件的本身面貌。

（三）电子信息化的档案管理手段能够打破传统纸质档案管理的空间和时间局限，由于传统纸质档案只能在档案的原地实现保存和查询使用，很难做到按照企业的发展管理需要，做到不受时间和地点的限制，随时随地进行信息查询，只有档案的电子信息化管理才能让企业的档案实现实时更新和动态跟踪管理，从而为企业的健康发展保驾护航。

（四）在企业的档案电子信息化管理中能够实现硬件设施与软件程序的配套建设，为档案室配备更加完善的电子信息化硬件设施和软件程序。例如，在企业档案室配置各种电脑操作设备，建立档案借阅和使用在线操作方式，还可以通过电子档案的电子调阅功能，最终顺利保障档案管理工作的稳步推进。

三、推进企业档案管理电子信息化的几点建议。

（一）在推进企业档案电子信息化管理中保障档案资料收集的准确性、完整性和收集的及时性，在具体的推进过程中要保障档案管理的岗位责任制，从而有效设立档案管理的各项规章制度，使得档案管理有条不紊且有据可依。

（二）保障档案基础资料收集的及时性，从而保障档案的完整性和全面性，最终防止重要档案的缺失。

（三）档案管理本身要高度重视档案内容的保密性，要对包含不同级别信息的档案做好档案查询的权限设置，在企业档案管理的信息化过程中，必须对企业档案信息的查阅设置严格的准入制度，利用电子 络信息技术对档案管理平台做好加密保护的设置与管理，从源头上保障企业档案信息的安全性、完整性以及准确性。

总之，在企业的现代化发展进程中，要与时俱进地提升企业档案管理整体水平，不断探索更加适合企业自身发展的电子信息化发展道路。通过加强企业档案管理工作人员的专业技能培训，不断提升档案管理人员的综合素质，有效提升对档案管理工作重要性的认识，克服企业档案管理电子信息化技术应用的难题，为企业的长远发展奠定良好的管理基础。