财务办公软件技能第二讲：工资条的制作

上次小编给各位东奥学员讲了一个与批量填充有关的小技巧，这次，小编给大家分享一个利用Excel函数功能针对财务工作中经常遇到的工资条进行制作的技巧，在讲解的过程中，大家可能会发现小编用了不同的函数进行组合来实现最终的目标，为了让大家能跟上讲解学习的步骤，小编会针对每个用到的函数进行下讲解，逐步带领大家在生成工资条的过程中，熟悉掌握一些在平日工作中比较有用的函数，并建立起一种如何有效运用Excel函数的思维，好了，如若想了解的话，那就跟我来学下吧。

一、分析功能需求

我们这篇文章的数据源如下所示：

我们如果想利用Excel将工资表直接生成工资条，第一步就是分析要实现的功能需求：

1、生成的工资条，每行数据都要有一个同样的标题行；

2、为防止裁切时，因裁切不准导致影响数据的阅读，故应在每个人工资条与工资条之间，加上一个适当宽度的空行；

3、工资条与工资条之间，唯一不同的内容取自数据源工资表里每个人的工资数据；

二、精炼函数

有了需求，我们就可以对照需求寻找可以实现该功能的函数公式；

1、工资条与工资条之间的空白，我们可以将其视为一个空行；

2、Excel如要生成工资条，工资条数据以行为单位，同时以三行为一个循环反复生成，其中：第一行是标题行，第二行是个人工资数据，第三行是空白间隔行；

3、我们选择第一个函数，就是choose（X，Y1，Y2，Y3）函数，这个函数的作用就是，根据第一个参数X的值，来对应选择后面不同的参数值，如果X=1，则返回参数Y1，如果X=2，则返回参数Y2，以此向后可以设置最多有254个后续参数供选择；我们利用这个函数的特性，将参数X采用公式生成一个长度为3的数据循环，让后面跟着的三个参数Y1、Y2、Y3，数据输出分别对应工资条循环里的第一行标题行、第二行个人工资数据行、第三行空白间隔行；

4、接下来，需求进一步分解为针对参数X要通过公式实现其输出数值为以1、2、3为循环的需求A，以及针对参数Y2要通过公式实现对工资表每行个人工资数据提取的需求B，其中：

需求A，可以使用MOD（X，Y）函数来实现，这个函数是取余函数，如果我们想实现1、2、3为循环，则可以用函数MOD(ROW(3:3),3)来定义参数X，当我们在工资条区域输入公式后，向下、向右拖拉单元格填充生成工资条时，内部的ROW(3:3)函数会根据拖拉行数的增加，以3为起始值，步长为1进行递增，通过外层的取余函数，我们可以得到一个以0为起始值，在0、1、2之间进行的循环；由于我们要的参数X需要实现1、2、3之间的循环，才能取到后面的Y1、Y2、Y3，故在MOD(ROW(3:3),3)后面，需要再加上一个1，才能完整的实现需求A；

需求B，可以使用OFFSET(X，Y，Z)函数来实现，这个函数的作用是以参数X代表的单元格起始区域最左上角单元格开始，向下移动Y个单元格、向右移动Z个单元格后定位的新单元格区域；我们可以看到，工资表里每个人的工资数据位置相对第一行标题行位置，是以行数1为单位逐行向下移动的。如果我们将起始位置定位在标题行最左侧A2单元格位置，那么当我们在A2单元格输入公式并向下、向右拖拉填充公式时，工资条区域每向下延伸3行为一个人的工资条数据，则对应的工资表数据源向下延伸1行为一个人的工资表数据，也即以工资表标题行最左侧的A2为起始单元格，工资条区域每向下拖动3个单元格距离，工资表区域向下移动1个单元格距离，这里我们用A2来代表 OFFSET（X，Y，Z）函数里的参数X，表示从A2开始偏离，用INT(ROW(1:1)/3+1)函数来代表OFFSET（X，Y，Z）函数里的参数Y，表示生成一个以1为起始值，每拖拉延伸3行数值参数Y就增加1的一个序列，以省略参数Z代表相对列不偏移，以便完整的实现需求B；

三、函数组合

根据以上所述，我们整理出工资条区域最左上角单元格的公式，该公式可填写在任一单元格中，如下所示：=CHOOSE(MOD(ROW(3:3),3)+1,A$2,OFFSET(A$2,INT(ROW(1:1)/3+1),),””)

其中红色的函数MOD(ROW(3:3),3)+1是choose（X，Y1，Y2，Y3）函数里第一个参数X，用来随着工资条区域单元格拖动自动填充时，在其后的三个参数中循环取值，其中：

参数Y1是A2，即当choose（X，Y1，Y2，Y3）函数第一个参数X循环输出值为1时，将工资表最左上角A2单元格的内容循环填充到工资条当前单元格内，同时利用$符 锁定A2位置中的行，使得向下拖拉时，每次都是取当前行次的标题栏数据；

参数Y2是OFFSET(A$2,INT(ROW(1:1)/3+1),)，即当choose（X，Y1，Y2，Y3）函数第一个参数X循环值为2时，也即当工资条区域每次循环到每个工资条第二行数据时，从工资表区域以A2单元格为基准向下移动对应行次的距离进行取数；

参数Y3是””，即当choose（X，Y1，Y2，Y3）函数第一个参数X循环值为3时，也即当工资条区域每次循环到每个工资条第三行数据时，以空值进行填充，形成裁切空白区域行；

四、总结

1、理解choose（X，Y1，Y2，Y3）函数的作用，可以根据不同情况选择不同结果，相对常用的If（X，Y，Z）函数更直观；

2、理解MOD（X，Y）函数的作用，可以生成循环数据；

3、理解row（1:1）函数，可以随着拖动行次填充自动累加生成数列；

4、理解OFFSET（X，Y，Z）函数，可以在原有单元格区域X的位置基础上，向下、向右移动Y、Z个单元格定位一个新的单元格位置，该函数还有两个后续参数，对应新区域的行和列数，本例中没有用到；

5、理解单元格锁定行、列、行与列对拖动填充的影响。