数字文档管理对您的业务是否具有成本效益？

数字文档管理对您的业务是否具有成本效益？

如果您的公司与大多数典型的中型企业一样，数字文档管理解决方案将有助于您减少或消除当前与创建、使用和存储各种业务文档相关的许多费用。

要确定解决方案的成本效益，您需要将当前系统的成本与实施新的企业内容管理 （ECM） 解决方案的成本进行比较。

当前需要考虑的成本通常包括：

文档存储：文件室、仓库空间、文件柜、活页夹、架子和其他相关硬件的费用。

文档创建：纸张和碳粉耗材、邮资、运输耗材和打印费用。

文档处理：在组织内手动传送纸质文档的效率成本，例如邮寄或快递服务；包括维护文件和销毁过时的信息等额外费用。

员工的时间：员工必须以耗时的方式不断存储和检索文档的生产力负担，尤其是在异地存储时。

成本效益等式的另一边是新文档管理系统的成本。这些可能包括：

实施：许可文档管理软件和购买其他硬件（如扫描仪）的前期费用。更改业务流程、将文档管理解决方案与现有基础结构集成以及在实施过程中可能出现的业务中断的额外费用。

使用：对用户和系统管理员进行培训和教育，加上员工在学习新软件时效率的暂时损失。

维护：数据备份和硬件维护。

当您试图弄清楚数字化是否对您的业务具有成本效益时，权衡这些当前的和潜在的成本非常重要。但它们并不是唯一的因素。

很多时候，公司只考虑这些硬成本，并得出数字化不值得的结论。使用数字文档管理最终可以在这些项目上每月为您节省 400 到 500 美元。但是，除非您有极其繁重的基于纸张的业务流程和操作，否则仅靠这些节省并不能带来令人信服的投资回 率。

了解“软投资回 ”的价值

文档管理的大部分价值都来自效率和生产力的提高所带来的软投资回 率。因此，中型企业的所有者和其他决策者在考虑文档管理解决方案和评估长期投资价值时眼光必须超越基本的成本。

例如，假设采用文档管理系统可以帮助您快速向客户提供准确的信息，从而提高客户满意度。让客户满意是一件好事，投资的目标是让这些满意的客户在您的公司继续购买产品和服务。

现在的问题是，您如何量化更好的客户服务价值？提高客户保留率对公司的最终利润意味着什么？例如，如果提供更好的客户服务可以将您的收入提高 10%，那么文档管理的价值将是每月数千美元，而不是节省几百美元的硬成本。

最后，为了准确评估公司文档管理的成本效益，您需要为提高业务流程效率和信息的可访问性分配一个投资回 率（ROI）值。量化节省的时间、明智的决策和其他优势的价值，有助于您进行合理的技术投资，帮助您公司的发展。

企业用来评估文档管理解决方案的 5 个标准

1） 成本价值比

70% 的公司认为这是最重要的标准，这表明他们选择了他们认为可提供最佳投资回 率的系统。

2） 可用性

文档管理软件的整体可用性被65%的受访者列为文档管理系统的选择标准之一。

3） 拥有成本

64%的受访者考虑了系统实施后的持续运营成本，包括维护成本。

4） 软件的灵活性

61%的受访者考虑了这一因素。成功的文档管理的一个主要要求是软件能够与公司现有的基础设施（包括ERP，CRM或其他业务线应用程序）集成。

软件灵活性的另一个衡量标准是它的扩展能力。这对于希望投资与他们一起成长的系统的增长型中型企业尤其重要。

5） 功能

只有大约一半的受访者（52%）表示系统的特定功能是主要的选择标准。

在为您的公司选择文档管理解决方案时，这五个标准可以作为一个有用的起点。存在的挑战是（特别是对于首次购买文档系统的公司而言）这些好处所带来的软投资回 率有时很难转化为可量化的价值。而使用不太正式的评估时，文档系统实施的成功很大程度上取决于与值得信赖的 ECM 供应商建立关系。

一个好的 ECM 供应商应该有助于开发一个符合您的业务需求的解决方案，并为您提供反映您组织日常现实的强大用例和价值主张。供应商还应与您合作，制定计划，在合理的时间范围内实现强劲的投资回 率。

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