文档管理是企业进步必不可少的要素

在企业中，文件是一种很重要的数据和信息，它包括了公司的发展、核心技术、技术、用户数据等，但是由于种种原因，很多公司都没有能够很好的管理和维护文件，从而影响了企业的使用效率。

如何将分散的、零散的知识运用到企业中，是许多公司都在思考的问题。

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需要进行文件管理：
很多文件没有被整理好，而很多文件没有被分类。有些公司也会派出专门的人员对这些文档进行分类，但这无疑是一项繁琐的工作，要从海量的文档中筛选出有用的、重要的、过时的、过时的、耗时的。

当一个项目组织在进行某种思想交流的时候，因为不同的人的知识结构、位置和位置的不同，所以他们对这个概念的理解也就不同了，最后的结果也是不同的。同时，清晰的文件还能为参与者提供更多的思考空间。

企业文件管理难点：
1、查找困难
由于企业文件的存储比较分散，给企业的工作人员在获取文件时，造成了很大的不便。一些文件不知道该找谁要，或者同事出差、请假，都会导致无法快速、快捷地获得文件，从而降低工作的效率。

3、电子文档的存储是分散的，存在着信息的孤岛
一些公司的重要电子文件的原始资料，都被分散到各个公司的信息管理系统中，或者存在于各个部门的个人电脑、移动硬盘、U盘里，这些都是零零散散地分布在各个公司的邮箱和聊天记录里，这就造成了很大的阻碍。

若将各系统进行整合，则会花费较多的费用；若由各个部门进行手工统计，不仅会增加工作的时间成本，还会影响到信息的及时和效率。当遇到人员变动或系统更新时，因档案管理的分散，会造成资料遗失，或造成数十至百倍的冗余资料。

如果没有建立起一套标准的文件体系和防止重写方法，仅仅将其转移到特定的媒体上，就会危及其真实性；如果真的要修改，就会出现不同的历史版本，造成管理和查询的难度。

企业文件管理办法：
这些流程若不能妥善地进行文件管理，很可能会出现许多环节的差错，而且由于没有文件的操作记录，最终造成了相互推卸的差错。这不仅会降低团队的工作效率，还会对团队的工作造成很大的阻碍。

所以，使用文件管理软件来构建一个统一的企业文件资料管理中心是非常有必要的。此外，公司还需要制定一套完整的文件管理体系来规范员工的文件使用过程，而一套高效的文件管理方案也应该考虑到如何提高工作效率和协作能力。

在保证信息共享的前提下，文件管理工具必须满足内部知识的存储要求。一个好的文件管理工具，就是要让内部的工作人员轻松的使用，让用户在外面看起来很舒服。