创建内部知识库的分步指南

花费大量时间寻找工作信息会阻碍企业生产力以及员工的心情。

事实上，81% 的Panopto 研究受访者表示，当他们无法快速得到完成工作所需的信息时，会感到沮丧。

所以，让我们进入快速寻找工作信息的时代吧。要做到这一点，你需要一个系统来服务你的业务。

我们的建议是利用内部知识库软件。

一、什么是内部知识库？

内部知识库是存储、维护和共享员工知识的中心枢纽。被存储和共享在内部知识库中的信息允许员工检索工作任务所需的信息，从而帮助员工提高工作效率，从而更好地完成工作。

与人人都能访问的外部知识库不同，内部知识库只能由组织内部成员使用。

市面上有众多的知识库软件，今天给大家推荐的是Baklib，这款软件可以帮你一键制作知识库，让知识库的搭建事半功倍。

二、内部知识库中应包含的内容

您可以在内部知识库中添加各种文件，例如：

• 公司信息。年度 告、员工手册、组织图表和联系人列表。
• 培训材料。入职材料、健康和安全培训以及认证培训。
• 设计文件。设计指南和品牌手册。
• 法律文件。合同、发布表、政策和监管文件。
• 客户服务。常见问题解答和用户手册可以简化客服的工作量。

内部知识库包含的内容是如此的众多和复杂，这就更加考验知识库的内容管理能力，Baklib作为一个信息管理平台，对信息的归类和呈现有着很自由的操作空间，任何用户都能通过对栏目和内容的操作，实现信息的便捷管理和清晰呈现。

三、使用内部知识库软件的好处

内部知识库可以为组织带来许多优势。例如：

1. 提高企业整体工作效率

Panopto 的一项研究显示，员工平均每周花费 5.3 小时这样做。在Nintex 的调查中，多达 49% 的受访者表示，他们需要花费大量时间找搜索正确的文档。

2. 加强协作与沟通

Nintex调查显示，受访者在文档协作和管理问题上举步维艰，49%的受访者难以找到文档，43%的受访者在文件共享方面遇到问题。

3. 改善客户服务

Hubspot的研究表明，多达90%的客户希望在向您提出问题时立即收到回复。

通过使用内部知识库软件收集共同的帮助文档和常见问题解答，您可以使客户服务团队更容易提供及时的服务，因为他们不必筛选大量信息即可找到正确的答案。

通过构建企业内部知识库，用户在遇到简单问题时可以自主查看用户手册或帮助中心，不仅节省客服时间，还加快了咨询反应。如果您的有制作帮助中心的需求，可以选择Baklib，专业为企业提供“帮助中心”全场景解决方案。

4. 加强信息安全

当您在一个安全的基于云的环境中收集信息时，不仅可以避免USB 内存棒的丢失和笔记本电脑被盗，还可以更好地控制访问权限。

5. 防止知识流失

您的组织是否具有保留隐形知识的方法呢？如果没有，员工离开公司时都会导致知识流失。

四、如何构建内部知识库

在我们讨论您在选择内部知识库工具时需要考虑的几件事之前，让我们来看看构建它的最佳方式。

1. 制定 KB/KM 战略

您应该先问自己的几个问题：

• 作为整体知识管理策略的一部分，您的知识库如何适应？
• 您希望通过内部知识库软件解决哪些问题？
• 谁将管理内部知识库以及撰写文章？

2. 制定实施计划

一个好的计划是项目成功实施的基础

3. 将文件收集到内部知识库

将公司内的各种信息、文件等存储到知识库

4. 分配访问权限

确定每位用户的访问内容。批量管理用户访问的最简单方法之一是让每个人访问大多数内容，同时限制对最敏感信息的访问。

5. 定期维护

无论知识库工具运作多么良好，信息仍然会过时。这就是为什么您需要定期重温内容并更新内容的原因。例如，您需要确保每三个月更新一次季度销售数据。将更新的角色分配给特定人员。

五、如何选择知识库软件

现在，你可能已经了解了内部知识库能为你做些什么。那么考虑知识库软件时，需要注意哪些功能呢？

1、内部知识库中具备的功能

• 简洁、清晰的界面设计。
• 访问管理。
• 搜索功能。强大的搜索功能大大提高员工工作效率。
• 分析功能。
• 语言支持。
• 安全功能。信息安全的重要性不言而喻。

2、内部知识库软件推荐

选择知识库软件时无法忽视的一点是定制。因为无论工具多么有用，它都必须满足您企业的独特需求。

因此，在选择知识库软件时，考虑知识库能否适应当前业务的需求，随着这些需求的变化，它能随着你的成长而扩展和成长吗？

在 Baklib中，我们希望每个企业都能获得适合他们的知识库。这就是为什么我们甚至会帮助您免费自定义您的知识库。