企业在线文档管理需要注意的一些问题及解决措施

要对电子文档进行有效的管理，必须对其进行全面的理解。简而言之，就是一种文件从创建、修改、审批、定稿、分发、归档、销毁的整个循环过程中，会遇到哪些操作，又有哪些人，以便制订出相应的管理标准。

企业电子文件的管理要点：
1.建立档案保密级别。
档案保密级别是电子文档管理的首要因素。哪些文档可以向外发送，哪些文档可以在公司内部共享，哪些文档只允许某个部门访问，哪些文档只允许某些人访问。只有设置了档案保密级别，才能确保档案的安全。

2.档案与机构结构之间的联系。
设置密级之后，还要清楚档案的归属以及与机构结构的关系。在这方面，不同的公司的经营需要会有很大的差别。同时，要解决各个部门之间的文件流动问题。在电子文档中，各个部门之间的文件必须要解决很多拷贝问题和销毁问题。

3.发行版。
电子文档必然会出现多种版本的问题，而版本管理的关键在于：对所有的版本进行统一的管理。而且要保持一个好的分枝。通常的方法是将文件的版本名称和分支名称分开。

4.集中
以下是三个问题：一是要对哪些文档进行统一管理。（现在，所有的商业文档都要统一管理），还有就是怎么收集。一种是由谁来负责（在不同的时间内，由不同的人或整个生命周期进行管理）。这可能是系统或运行规则。但是，最有效的方法当然是使用工具。

5.整理、询问。
要对电子文件进行分类，必须要有多个维度。由于传统的档案系统结构为单一的维度，难以满足需求。我们可以通过数据库和标记进行管理。在编制规格时，要把档案管理需求的维度理顺，然后再进行归类。可以从最小的需求维度开始，例如：部门、项目、文件、文件、文件类型、文件类型、文件级别、文件状态。最容易的方法是使用文件结构的主维度，用标记来填充其它维度。最好的方式是用搜索引擎来查询电子文档，其中一个关键点是“要根据不同的查询者的权限来发送查询结果，同时，档案名称也是档案的一部分，而档案名称也会泄露档案资讯。”

6.存档和消失。
企业档案会随著企业的正常情况而逐渐增加，因此可以认为存档是档案存取的最后阶段。怎样存档？存档后存放在什么地方？档案由谁负责？

7.管理冷暖。
那些长久闲置的文件，存档文件，经常被引用的文件，以及当前正在使用的文件，它们的储存和保存方法都应该不同。以便更有效地利用文档。

企业电子文件的管理对策
1、加强宣传，增强员工文件意识
档案工作在企业整体工作中占有举足轻重的地位，各级领导、各单位的领导干部要进一步解放思想，摒弃旧观念，树立新观念，适应新形势，以开放、前瞻性的视角在更高的层面上谋划档案工作的发展方略，积极寻找档案工作同企业中心工作的结合点，实实在在地解决档案工作中存在的问题和困难，促使企业档案工作快速发展。

2、明确责任，加强档案管理人员责任意识
坚持实行文秘部门或业务部门的立卷工作，同时，档案部门要积极配合立卷部门，充分发挥各部门、业务部门熟悉文件的形式和程序，提高案卷质量和工作效率。

4、科学组卷，确保档案资料的保存性
因为严格的组织管理与制造流程是保证产品品质、提高公司的生存与竞争能力的重要因素，而严格的组织管理与制造流程则是以现行的档案为代表，因此，要提供大量有价值的资料，以便在今后的工作中，继续贯彻相关文件。在文件资料中，有些用途只是一种或一种短期用途。实践表明，及时装订成册是保护此类文献资料的最佳途径。根据一定的制度，档案部门或者是档案部门，对其进行科学的管理。以便随时调阅、研究、使用。

5、加强观念创新，提升档案管理人员的素质
要想让这种管理步入良性的循环，就必须不断地提升管理者的素质。其中，有：

1.提高档案管理部门的合格人员组成
建立高质量的档案管理队伍，是全面、有效地为企业服务的前提和依据。

2.强化档案管理人员在职档案的培训
提高企业档案管理人员的素质，加强对其在职人员尤其是中青年专业技术骨干的继续教育，是实现档案工作与档案管理工作相适应的重要人才保障。

优点：

界面优美： Baklib提供了15+的显示主题，可以自由的改变色彩，支持页面的页脚，增加独立的域名，满足更多的个性化要求。

方便的管理：方便的分类记录、有效地管理个人知识、快速检索、分类、安全备份、保存宝贵的数据。

自动完成文件的同步：不需要任何的副本，可以自动的进行内容的同步。

资料安全性：支援所有 站的资料输出，资料储存于当地更安全。

Baklib可以很好地解决当前中小企业文档管理不规范、缺少管理工具等问题，同时将人工智能技术应用于企业文档管理规范化、一体化、智能化管理，符合当前企业信息化 络化的发展趋势。