早知道项目文档管理能这样做，做项目就不用那么累了！

项目文件是项目过程中必不可少的重要元素，而许多企业却被文档管理困扰着。作为项目管理者了解项目进度、存在问题及预期目标的管理依据，若不做好项目文档管理工作，势必造成整个项目管理混乱。如何做好项目文档管理，是企业需要去思考解决的关键性问题。

项目文档管理的常见问题:

1、文件资料存储繁杂，分散难管理

大量的项目文档，要么存储在不同人员的不同电脑里，要么存储在服务器中各个人员“任性”创建的文件夹里，缺乏统一存储和分类，存在丢失、损坏的隐患。

2、信息传达不对称、协同办公不畅通

项目人员众多，办公地点分散，文件存储方式繁多，涉及各个办公人员之间的协作，信息获取较为不便，无法实现协同高效办公，导致项目推进遇阻，影响项目进度。

3、流程审批过程繁琐

使用传统的纸质流程，或者PC端线上审批流程，审批节点冗长而繁复，完成一个流程的审批需花费大量时间，未能及时获得审批信息，导致延误工期，造成损失。

4、文件修改多次，无法辨别正确版本

文件进行校阅、修改后，文件版本混乱，无法区分最新版本，一旦看错文件，可能会给项目带来不可挽回的损失。

5、重要文件被修改，责任追不到人

为什么文件会被不知名的人员修改？为什么被改之后却找不到责任人？缺乏文档权限管理，让文档失去安全保护；而没有文档操作记录，又无法追究到责任人。

作为一个项目的管理者，当遇到上述经历时，有效地项目文档管理就是解决上述问题的最佳方案。项目文档管理在一个项目中具备非常多的价值，包括有：
 
1、知识沉淀

避免员工离职，项目进度受影响；信息的传递，可为后期的项目决策提供借鉴。
 
2、成果验收

项目文档作为项目交付物，是项目验收的依据，形成闭环。特别是研发类项目，最后的交付物一般为设计图纸等文档。
 
3、质量控制

特别是在高端制造行业，对项目质量的要求比较严格，需要通过项目文档控制任务完成。
 
4、知识安全

保护文档隐私，避免信息泄露。比如，在军工行业，对重要的项目文档需要进行加密设置，对权限的设置更加严格。

在项目中由于文档管理的疏忽所带来的问题是极其普遍的。那么，如何做好项目文档管理工作，使其给项目带来价值？

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