从全球视角看HR软件系统选型，找了一篇中立性文章，这次没有硬广哈，内容较长，可以慢慢看，也可以转给朋友看。
人力资源系统是组织进行的最重要的采购之一。如今，风险再高不过了。人力资源工具市场已经爆炸式增长，在 COVID-19 疫情造成的破坏中，人员管理已成为当务之急。
■ 什么是人力资源软件？
人力资源软件涉及组织用于管理日常人力资源流程的无数工具，例如招聘、入职、培训、工资单、福利、时间和出勤、绩效管理和继任计划。
虽然 HR 软件最初面向内部并专注于 HR 部门的管理任务，但今天的产品使开发组织人力资源的艺术和科学–它的人员–提供给每个员工。
人力资源软件的类型
人力资源软件通常以一套模块的形式出现，每个模块都针对特定的人力资源流程而设计。
最全面的平台有几个名称：
这些术语通常可以互换使用，但 HRIS 与 HRMS 与 HCM 之间存在一些明显差异。简而言之，HRIS 和 HRMS 几乎是您可以购买的实际软件平台的同义词，而 HCM 是 HR 流程和软件的总称..
这些全面的 HR 软件套件通常包括以下软件模块，通常可以单独购买：
人力资源软件的好处
人力资源软件使组织能够将人力资源部门执行的记录保存、计算和通信任务数字化，并将其中的一些职责分配到整个组织。诸如时间和出勤、工资单、招聘、法规遵从和福利管理等功能可以被取消纸张和计算机上的管理（通常更有效）。手动任务的这种部分自动化可以降低劳动力成本，简化人力资源流程并使其更有效。
然而，这项技术的影响远远超出了人力资源自动化的这些普通好处，当更多的员工表现更好并充分发挥潜力时，结果往往是提高了创造力和生产力，最终带来更高的利润。
■ 评估 HR 软件的关键
您如何找到具有您的组织最需要的基本功能和特定功能的产品？您如何仔细检查供应商规格表和演示以足够详细地比较产品以做出正确的选择？
特性和功能并没有太大帮助，因为大多数产品都已经成熟并且做同样的事情。问题是哪些产品可以解决你最复杂、最混乱的问题–功能或流程痛点。
最常见的 HR 软件购买错误之一是寻找能够自动化现有流程的产品。通常我们建议组织花时间研究市场上新的和创新的 HR 技术的可能性，重新构想他们的 HR 或人才管理流程，然后选择他们认为可以缩小想法与现实之间差距的供应商。
要做到这一点，公司必须从将人力资源技术视为服务于人力资源部门的东西，转变为将其视为服务于所有员工需求的系统。
以下是更多人力资源软件选择技巧：
谁负责购买 HR 软件？
考虑一下 HR 软件采购团队应该由谁组成，以下是典型的角色和职责。
发起人（Sponsor）：这是监督项目的主要人员，通常是 C-suite 中的某个人，例如首席人力资源官 (CHRO)、CIO 或 CFO。他们做出关键决策，并使计划与业务战略保持一致。
选型经理（Selection manager）。选型经理是产品评估和选择过程的实际项目经理，通常是高级人力资源经理，如 HRIS 主任，或中央项目管理办公室的成员。
选型顾问（Selection advisor）。通常，此角色由外部顾问担任，但也可以是在需求规划、RFP 准备和其他正式步骤方面具有类似专业知识的内部人员。
主题专家（Subject matter experts）。这些人最了解新系统将管理的重要业务流程，例如人力资源管理、工资单、福利、招聘和薪酬。
演示团队（Demo team）：该团队是人力资源人员和主题专家，他们将使用新系统并可以向人力资源管理系统供应商提出与部门需求相关的问题，以及支持这些职能的 IT 人员，包括高级 IT 管理人员。
RFI 与 RFP：两者都需要吗？
不要在 RFP 之前发送过于详细的信息请求 (RFI-Request for information)。
“如果你做一个 RFI，它必须是供应商完成的简单易行的事情。”否则，他们可能不想为这个项目而烦恼。
RFI 的目的是大致了解不同类型软件套件的广度和深度，以及它们是否符合基本标准，例如在与您的组织相同的国家/地区运营。其真正价值来自提交的其他信息由供应商提供，例如价目表、标准合同和实施合作伙伴的名称。
RFP 应该有一个带有复选框的矩阵，以便供应商标识某个功能是否在当前版本中，是否在即将发布的版本的路线图中，是否可以通过平台包含的定制工具获得，或者不太可能出现在产品。
为新的 HR 软件构建业务案例
人力资源软件套件并不便宜。要购买如此昂贵的系统，您首先必须说服决策者为其付费。人力资源软件业务案例是必不可少的。最好将那些给 CEO 和财务总监留下深刻印象的定量分析与反映用户日常需求的定性信息相结合。
以下是主要步骤：
- 需求收集：征求用户和主要利益相关者对当前人力资源流程的反馈并衡量其效率。
- 系统评估：调查当前 HR 系统满足已确定要求的能力、HRIS 维护等成本以及新系统可以做什么。
- 模板化：在标准文档中整理数据、反馈和需求，并准备业务案例。
- 效益衡量：量化新系统如何改进人力资源流程。
- ROI 计算：插入成本和收益指标，以显示系统何时开始为自己买单。
- 受众识别：识别关键利益相关者和决策者，并根据他们的个人需求调整案例。
■ 需要考虑的 HR 软件功能
供应商通常会声称可以满足您的大部分要求，这使得您很难在它们之间做出选择。但是某些功能有助于将竞争者与伪装者区分开来。以下是可以在提高人力资源方面发挥最大作用的功能和前沿技术的简要说明流程，由核心人力资源、人才管理、劳动力管理和服务交付中的主要软件模块组成。
许多公司，尤其是中小企业，购买他们的第一个 HRMS 是为了创建一个无纸化的 HR 系统。电子员工记录仍然是 HR 技术的基础。
一个很大的区别是工资单模块的存在。许多 HRMS 没有。下一个要问的问题是与第三方工资单提供商的集成类型。处理工资单的 HRMS 可能需要将此功能的一部分外包给海外员工。
另外，还要确保核心人力资源系统能够完全处理临时工，例如自由职业者和承包商，包括提供准确的员工人数而不需要单独类型的软件，并为他们提供安全 ID 和其他全职员工收到的工具。
核心人力资源与 ERP 财务模块的紧密集成是必不可少的。它可以分析问题，例如是否为某项工作雇用两名兼职人员或一名全职人员，或者以最具成本效益的方式完成工作全天候与全球劳动力。
管理标准福利，如健康、牙科、人寿和残疾保险、401 (k) 退休计划、学费 销和税收优惠的灵活支出账户是核心人力资源的一项长期职能。
许多公司一直在将这些功能从他们的本地计算机转移到基于云的提供商。新的健康保险平台和健康门户将医疗保健超越基础，提供对提供商、医疗建议和健身 区的在线访问。独立的健康和健康平台，需要确保它与财务相结合，这样您就可以更轻松地管理健康福利的税收和合规影响。
在购买福利技术时，您的大部分重点将放在与福利提供者的合作伙伴关系上，而不是用于管理他们的软件。在这方面，用户体验就不是做出福利选择决定的首要考量因素了。核心问题在于，特定类型的软件是否与贵公司的 HRMS 集成。
验证供应商是否支持您公司的全部福利菜单。同时寻找用于定制系统的工具，以处理管理您的规则和政策所需的复杂工作流程，例如收回学费资金的能力或员工共享假期时间的选项..
工资模块或外部服务应具有以下内容：
入职流程，尤其是员工的第一天体验，可以决定他们待多久。
入职的大问题是：该软件是否会与所有非人力资源解决方案集成，是否有所有这些的工作流和异常处理？
为了让员工入职，人力资源专业人员必须协调一系列流程，从发放安全徽章和笔记本电脑到订购制服和安排培训——其中大部分以特定顺序进行。协调这些步骤需要一个与IT、考勤卡和其他系统需要设置新员工。
一个有意思的现象是，离职基本上是入职的镜像，步骤以相反的顺序完成。
其他要调查的功能包括：
人力资源部门负责使组织遵守影响就业的许多法规，从公平劳动实践到反歧视法和工作场所安全。这就是为什么核心 HRMS 软件拥有广泛的工具来监控实践是很重要的。为什么核心 HRMS 软件拥有广泛的工具很重要，这些工具不仅可以用于监控可能具有法律影响的实践，还可以准备地方、省份和国家政府所需的所有文书工作。
检查供应商是否支持以下内容：
在核心 HR 之后，人才管理是 HR 软件采购和产品开发最重要的驱动力。
人才管理系统涵盖了大量的业务和流程，用于将具有适当经验和潜力的人员带入组织，发展他们的技能，激励他们，评估他们的绩效，补偿他们，留住他们或缓解他们的离职。
近年来，对人才管理的重视与技能发展和对技能如何适应工作描述和职业道路的认识有关。
购买者应该注意产品如何捕捉技能并将其转化为定期更新的工作角色。这样做可以帮助公司做出艰难的决定，例如在大流行中休假。
公司培养技能的一种新兴方式是使用零工市场，这项技术最初是自由职业者寻找工作的一种方式，但现在公司内部正在使用这种技术来宣传需要员工具备某些技能的项目。能够以积极的方式利用优势，并且您能够利用员工的技能和优势。
从职业和技能发展的角度来看，你提高了透明度，因此他们可以看到组织内部的发展机会。其他好处包括提高员工保留率和在招聘冻结期间保持生产力的能力。
许多公司都有一个巨大的电子表格，其中显示员工工资和职位，以及每项工作的工资范围，可能会根据当地市场进行调整。“问题是，你从哪里获得数据？”
理想情况下，薪酬管理系统带有预先填充的大数据服务。如果没有，买家应该询问从外部提供商那里购买数据的成本以及包含的信息的最新情况。工资数据库通常已经过时仅当您需要它们进行员工绩效或薪酬审查时。
其他差异化特征包括：
本地学习管理系统 (LMS) 是早期进入人力资源软件市场的组织中常见的遗留平台。近年来，许多 LMS 已经现代化并迁移到云端。
但最重要的发展是负担得起的新学习资源的兴起，例如 YouTube 上的简短教学视频以及来自大学和专门从事远程学习的公司的免费大规模开放在线课程 (MOOC)。
学习体验平台 (LXP) 是 LMS 的新名词，它包含了外部内容。一些组织添加 LXP 作为与员工互动的主要方式，但保留他们的 LMS 以保存记录。
这为您的学习者创造了更好的体验，而无需拔掉 LMS。想要采用这种模式的购买者应该首先了解 LXP 和 LMS 之间的区别，并确保它们很好地集成在一起。
在人才管理套件的职业规划和学习功能之间进行良好整合也很重要：当 [员工] 能够真正看到一条路径并找出他们的差距时，它会使其更具可操作性，并帮助他们感受到就像他们正在朝着一个目标前进一样。
还要寻找这些选项：
公司已经开始从繁重的年度审查转向采用持续绩效管理，这提供了指导和反馈的工具，以不断提高员工绩效。但是，持续绩效管理有利也有弊，供应商的支持也参差不齐。
大多数组织都可以很好地使用绩效管理软件，该软件支持九格 格，这是人力资源部门在绩效管理和继任计划中用于评估员工绩效和潜力的标准工具。
但分析“才是真正的行动所在，分析会告诉你你的问题和机会在哪里。工作流和异常处理功能可以帮助你解决这些问题。
我们建议，仔细研究 交媒体和电子邮件集成，这对于促使员工向同事发送赞誉和“轻推”并将此类反馈作为日常工作流程的一部分至关重要。
此外，寻找以下功能：
人才争夺战使许多公司的招聘变得困难，尤其是在疫情后的复苏时期，劳动力供应紧张。
人才管理套件比任何其他类型的产品都拥有更多的招聘工具，人才获取已成为一个时髦的流行语，招聘软件市场不断变化，每年都有初创公司进入。
一些组织对招聘的要求较低，只需要基本功能，例如申请人跟踪系统 (ATS)、在线职位发布和从招聘到工作提供的流程。另一些则知道他们需要创新功能。
检查以下功能：
一些人才管理套件有一个继任计划模块，可以帮助规划高管和其他高价值员工离职时应该发生的事情。它还可以通过发现不满意的迹象并提供职业道路来帮助留住优秀员工。
易用性在这里至关重要——尤其是当人力资源部门以外的人（例如高级管理人员）需要使用这些工具时。
最好的工具还具有以下功能：
将每个列表发布到尽可能多的渠道的日子已经一去不复返了。如今，职位发布通常需要花钱，将优先级转移到管理职位上，以便它们尽可能有效。招聘模块现在有更多的工具来帮助创建职位描述和职位。
重要功能包括：
基本的面试只涉及使用 络摄像头来代替面对面的会议。视频面试软件要复杂得多。它可以让雇主向数千名候选人发送相同的一组问题，以便以一致的格式进行面试，并使用人工智能分析候选人。该技术通常用于筛选第二次面对面面试的名单，但它存在在招聘中引入人工智能偏见的风险。
仔细审查为您录制和管理视频的服务，这可能是昂贵的。询问技术上谁拥有视频，它们存储多长时间和按需访问，是否可以下载，如果它们曾经与外人共享。在 ATS 中录制的视频可能需要购买更多存储容量。
寻找这些关键功能：
员工敬业度一直是科技初创公司的一个增长领域，主要的人力资源平台供应商已经收购了这些利基参与者或构建了自己的工具。令人眼花缭乱的选项使选择成为一个特殊的挑战。易用性是最重要的标准，因为用户通常是技术技能有限的经理。
员工调查是衡量和提高员工敬业度的流行工具。最有用的软件有大量具有交叉制表功能的预制调查选择。易用性再次成为关键，因为大多数用户是不精通的人力资源人员技术。
此外，寻找以下选项：
劳动力管理系统使组织能够监控和提高员工的生产力除了跟踪完成任务和项目所需的时间外，劳动力管理还可以识别机会，以更好地安排和部署员工和技能组合。
人力资源规划与人才管理有明显的相似之处，但劳动力管理是一门独立的学科，通常有单独的软件专门用于它。
劳动力规划部分依赖于人力资源分析工具，因为高管和人力资源经理将外部人口统计和劳动力数据与内部数据一起解析，以发现未决的短缺或决定在哪里重新分配员工以更好地解决战略重点。
同时，劳动力计划可以非常详细，并有助于决定，例如，是否再召集两名零售店员进行周末销售。
排班软件是这种更精细的劳动力规划形式的主要工具。如果它能让员工自己安排时间，同时确保轮班被覆盖，这对于留住某些专业的员工来说至关重要，那么它就特别有价值。
此外，请检查以下内容：
员工只是走在大厅里问问题或在人力资源部门领取表格的日子已经成为过去。随着公司数字化和员工变得更加分散，服务交付已成为确保员工获得服务的重要方面他们需要的人力资源服务。
人力资源服务交付是人力资源技术的一个增长领域，供应商增加了帮助台、聊天机器人和反馈工具。
这些平台在内部设置、与人力资源系统集成以及填充足够的数据和文档时可能具有挑战性，这通常使它们更适合大公司而不是中小型企业。针对组织的特定需求和文化培训聊天机器人是另一个挑战。
使员工能够更改他们的个人信息、福利选举和受益人可以为人力资源专业人士节省时间和金钱。
供应商已努力在员工的个人设备上提供这些员工自助服务功能，但存在限制。“尝试与某人换班可能无法在智能手机上进行，因为没有足够的屏幕空间来获得整个图片。”
寻找这些功能：
管理人员需要超越 ESS 的自助服务功能，通过提供对执行其监督角色所需的 HR 和业务功能、应用程序和数据的访问权限。
以下是在经理自助服务功能中要寻找的内容：
■ 人力资源软件市场和领先供应商
人力资源软件市场已经发展到包括数百家供应商和数千种产品。它是高度细分的，大约有十几个非常大的供应商提供完整的 HCM 套件或主要组件，包括人才管理——其中大多数还在更广泛的领域竞争ERP 市场。除了大型供应商之外，还有许多小供应商提供利基功能，例如候选人筛选、LMS 和员工敬业度。
主导 ERP 并拥有重要 HR 功能的大型供应商——在许多情况下，包括整个 HCM 平台——是 Infor、Microsoft、Oracle、SAP 和 Workday。HCM 中较小的 ERP 参与者包括 Epicor、IFS、Sage、Syspro 和 Unit4 ..
少数 ERP 以外的大型供应商专注于 HCM，并且是其市场领导者：ADP、Ceridian、Cornerstone OnDemand 和 UKG，后者由时间管理工具供应商 Kronos 和早期 SaaS 领导者 Ultimate Software 合并而成。
对人力资源软件行业的影响程度远远超过其规模的利基供应商通常通过发明或产品化新兴技术来满足热门的新需求，包括以下内容：
这四家供应商在将人工智能应用于人力资源流程方面处于领先地位：
■ 人力资源软件的成本是多少？
毫不奇怪，最大、最全面的系统最昂贵。撇开最昂贵的——ERP 不谈，公司通常为财务模块购买与 HCM 一样多的成本——HRMS 和人才管理套件的成本最高。
针对中小企业的产品往往是最便宜的。它们的价格从几十个用户每年 5,000 美元左右到几百个用户每年 100,000 美元不等，每个用户每月不到 10 美元。大型企业的系统——通常定义为拥有超过 1,000 名员工——通常更昂贵，起价为几十万美元，超过 500 万美元的用户群。供应商通常对每个额外模块收取大约一半的费用，例如工资单或招聘。
定价还取决于人力资源软件的部署方式。软件即服务 (SaaS)，供应商在其中维护系统并提供互联 访问，通常按月计费，前期投入最少。在本地运行的系统通常获得许可SaaS 的每用户成本可能比本地成本低一点，尤其是在开始时，但大量研究表明 SaaS 通常在 7 到 10 年后成本更高。
但软件并不是唯一的费用。数据清理和迁移、部署和培训通常需要人工成本，顾问或系统集成商通常需要支付巨额费用。本地系统通常需要新硬件，并且需要每年进行维护，成本可以达到软件价格的20%。
以不同的方式细分，核心 HRMS 的每用户每月总成本在五年内平均约为 100 至 200 美元，但如果使用附加模块，则可能是两倍。
■ 人力资源软件的最新趋势
疫情放大的 会趋势正在对人力资源流程和软件产生重大影响，同时新兴技术开始渗透到业务流程中。以下是七大趋势：
以上内容，翻译自techtarget.com，内容略有调整，原文内容参见：
https://www.techtarget.com/searchhrsoftware/How-to-choose-an-HR-software-system
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