学习四川“档案工作先进集体”案例，理解档案数字化的重要性

引言：

近年来，四川省乐山市委组织部围绕档案资源开发利用、档案安全管理等方面，推进部机关文书档案信息化管理，开创了组织工作档案管理新局面，获评四川省档案工作先进集体荣誉称 。

市委组织部按照档案“存量数字化、增量电子化”的工作要求，结合部机关“智慧组工”OA平台建设，通过聘请专业机构开展档案数字化整理、部机关与市档案馆联合验收的方式，实现了部机关文书档案信息化管理，并对电子档案和纸质档案实行“双套制”管理；按年度制发《文书档案整理流程》《文件材料归档范围和档案保管期限表》，对文件清理、整理装订、电子扫描、分类编排、录入系统等步骤进行逐项说明，统一归档标准、严格把控质量，确保文书档案“应归尽归、应收应收”。

同时，市委组织部还建立了OA办公和档案利用“二合一”数字化办公平台，实现了文件在线归档、管理、利用、移交，各科室人员可在账 权限范围内即时查阅利用电子档案；在部机关办公室设立电子档案查阅利用窗口，为外来查阅的个人、单位提供一站式查档服务，累积接待650余人次、提供档案5100余件次。

档案数字化的重要性

Digitalization of archives

01

有效地保护档案原件

⑴ 代替原件使用，保护档案原件；

⑵ 数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存，这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏；

⑶ 恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

02

改善档案的利用方式

⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；

⑵数字影像文件可以通过计算机局域 或者广域 进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案；

⑶“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上 ，这样所有利用者就可以在任何时间上 利用档案信息资源。

03

充实各档案馆 站的内容

对我国大多数档案馆 站来说，普遍存在 上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。

04

走向数字档案馆的必经之路

数字档案馆无疑是各级各类档案馆的发展方向。传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。

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