酒店项目筹备利器：工具篇

筹备项目如何使你的组织计划更有逻辑性、使用哪一种工具能够达到事半功倍的效果、怎样让计划跟上变化的节奏、几天才能调整好的工作表你如何能够做到几分钟完成？让Compass来告诉你解决这个难题的方法！

当你在筹建或筹备营运一个新酒店项目的时候，首要的任务当然是为新项目做一份详尽的进度计划表，Compass在这里提到项目计划的时候，大部分项目负责人都会觉得不以为然、认为很轻松就可以做好了，有的找出国际品牌模式的筹备计划（进度）表、有的给我一些很棒的国内模板，这些用WORD或EXCEL制作的各种计划进度表，最详细的如HILTON-希尔顿、卡尔森丽亭、温德姆、Mcdonalds等等，序列、编码、项目分类、进度、资源分配等做得都非常细致，横道图、 络图也画得比较好，可能已成为同行心中的典范了，不过当你在了解下面提供的利器之后，经过对比、你才会知道原来国际品牌的计划模式都弱爆了。

↑国际酒店温德姆的筹备进度表：Excel范本

但是在实战当中，boss更改某项计划或重新调配资源是一种惯常行为，这令各位负责人感到非常头痛，有些计划一旦被打乱，项目负责人就会变的不知所措，当花了大量时间重新调整之后，某项计划和资源又发生了改变，再次调整完又发生变化的时候，心情就开始崩溃了，这就是大部分人埋怨boss经常调整计划、导致计划赶不上变化所带来的困惑，而boss又在埋怨所做的计划无效，甚至怀疑负责人的工作能力问题。

↑?国内常见的进度表：Excel版本

负责人认为项目能按自己的计划一成不变的开展下去，这简直就是一种幻想，计划不可能是一成不变的，计划做得再详细也存在时间和资源调整的可能，因为项目管理有一个动态的组织过程，在实施当中，本来就存在很多环境变量的变化。如果我们用常态的工具，比如说用EXCEL来制作，只要其中一个内容稍作调整，相关的任务就要重新排序，横道图与关键路径图就要全部重画一次，也就是说一个小小的变动你就需要花大量的时间来做全盘修正，这个时间有可能是一两个小时，也有可能是1到2天，如此往返、做的再完美，也无法跟上变化的节奏。

现在就让Compass来为大家推荐这款“计划赶上变化”的神奇工具-项目管理软件office project，这款工具是Microsoft office企业版的12套件之一，一般人员只用到里面的Word-Excel-PPT三件套，其他的办公套件比较少用；之所以很少人用，是因为很多人认为它只是用来管理项目的，跟企业或酒店管理无关，甚至好些工程项目建设的负责人也不知道。但当你用上并熟知这一利器、以后无论在做年计划还是项目计划、以及各种进度时，你都会对它爱不释手。

↑Project项目管理工具

你只要把项目内容全部输进去，做好任务级别与分层、弄清楚各个子项目的关联关系、再为每项子任务分配好资源、设置好每项任务所需的时间、甚至是价格，项目软件就会自动生成横道图、关键路径图、 络图、日历图、成本资源图等各种你想要的图表，无论Boss怎样调整计划时间与资源，Project都可以在一秒钟之内完成所有的修正调整，并同时告诉你哪些资源闲置、哪些资源过度使用，完美解决计划赶不上变化的问题！

知道“计划赶上变化的秘密”、再拥有Project利器，你不但可以赶上变化的节奏，还可以在混乱的状况下建立秩序，在同事不知所措时、让你脱颖而出，Compass下回分享的《计划赶上变化的秘密：任务分层》提到的就是当大脑处于混沌、现状混乱不堪、不知如何决策的时候，如何建立秩序，迈出突破性的第一步。