身在职场中的你，是不是不是在开会，就是在开会的路上？
公司会议上，大部人都闭口不言，最后讨论变成了领导的“独角戏”；说好的头脑风暴，往往沦为漫无目的的扯淡……
你以为开会只是开会，却不知道现在不少会议，已经变成了加班的原罪。
其实，这真不是会议的错，只是我们还没找到开会的正确姿势。
开会的正确姿势是什么？–使用甘特图来管理会议内容。
什么是甘特图？
甘特图（Gantt chart)又称之为横道图、条状图(Bar chart)，由美国科学管理学派创始人亨利.甘特（Henry Gantt)在第一次世界大战时期设计发明的工具，这个工具以图示的方式来表示组织和监控项目进度。
百度百科“任务甘特图”
根据图示，可以很直观地看出项目的整体规划，明月每一个事项的截止时间，将大目标拆解成一个个小目标。这个工具使用起来非常简单，横柚表示时间，纵柚表示项目（任务），线条表示在整个期间上计划和实际完成的任务情况。你可以在纸上画，也可以用EXCEL画，甚至可以使用专业的软件来画。
起初，甘特图在工程管理上运用很广泛，后来拓展到了各个领域，如读书、制定目标、规划等，但其实用甘特图来做会议管理也是非常不错的。
大脑神经学家早就研究表明：左脑负责语言，右脑负责视觉。一场只有左脑参与的会议，就是“半个人”开会，与会者容易身体疲劳，逻辑混乱，如果能用甘特图表示会议内容，相当于把右脑也请进了会议，开了一场“视觉会议”。
如何用甘特图来管理会议内容
作为职场人都明白，如果把开会视为一个过程，那么必然是开会前、开会中和开会后这三个阶段，在这三个过程中，甘特图都能发挥其功效。
01、用甘特图来做会议准备
会议前的准备
所有的会议，都需要有一个明确的类型、目的和流程。不论是做出一个决议、解决一个问题还是同步一个信息，都是有会议的目的的，会议上所有的动作，务必都是围绕这个目的展开。
而充分的会议准备会令会议更加高效，比如会议前如需用到背景资料或 表，那么提前准备可以帮助与会者会时同步信息，节省会议时间，如果会上需要表决，也可以提前根据材料，做出同意或反对的决定，这样会议的讨论环节会更加 高效。
开会前一定要明确地设定好各个角色，如会议谁做主持、谁做记录、谁准备背景资料或 表，参与者、决策者都要具体落实到每一个人，通过角色的设计才能让每个人都紧张起来，而不会产生会议中有人不在状态、神情游离的事件发生。
时间是会议最大的限制条件，会前一定要对会议时长做出规划。若是超时太多，无论目的是否达成，都可以判定会议失败。
主持人还有一个最重要的任务：严格按照议程的时间组织讨论，并在每个环节给出时间提示。避免出现前面的人发言时长不受控制，后面时间不够的情况。
在2018年10月27日，中国计算机大佬重磅嘉宾360副总裁谭晓生，因不满中国计算机大佬的议程安排、时间控制问题，现场发飙，怒摔话筒，并且一起之下宣布：大会可以散会了！
从多方面看到的信息来看，谭晓生登台是在预定时间的40分钟之后。眼年就餐时间临近，已经有听众悄然离去。而在他之后，还有4位嘉宾。
为什么会出现这样的情形，就是因为会议流程和时间没有受到严格的控制，会议负责人并没有做好会议管理，没有在相应的环节作时间提示，这其实是一种不负责，所以谭晓生才不满这样的会议安排，由此可想，这次会议的失败。
如果大会负责人能懂理用甘特图来明确会议主题和设置时间节点，让每个人都能清晰这个要求，我相信能最大程度地避免有人会议拖堂，毕竟观众的眼睛是雪亮的，不自觉的人也会有所拘束。
02、用甘特图来做会议进程管理和会议后的追责
每次开会，建议议题不要超过三个，如果每次会议只针对一个议题，那效果更佳。
会议开始时，要先对此次会议的议题进行简单的陈述，建议不超过５分钟，这样可以迅速帮助大家获得一致的背景资料，方便讨论。
讨论环节，同一时间只能有一个对话，且一个时间只能一个人讲话。
在会议进程过程中，如果使用甘特图来确定每个任务的负责人、完成事项、工作步骤及截止日期等其它要素时，那么效果更佳。
示例
甘特图做会议管理的几个优点：
01、直观、迅速轻启动、沟通桥梁
甘特图以一个主题、一个时间表，配合资源和颜色条，展示任务活动及持续时间，做到了直观、一目了然。
作为一个工作与管理之间的桥梁，甘特图简单、易理解，是管理层和员工可以共同使用的桥梁工具，为管理和衡量整个团队的执行力提供了最基础通用的信息。
02、减轻了做 告的负担
不管其工作态度是否积极，我相信大部分职场人都不喜欢做长篇大论的 告，而甘特图就可以省去我们这一大烦恼，它能把你从 告中解救出来，能够从视觉效果上很明显的显示项目的进度和完成状态。
03、提高效率、提供洞察
许多公司的项目和活动都有一个不断重复的过程，通过甘特图的可视化规划和跟踪记录，这个直观、清楚的工作过程，无论交接到谁的手里，都可以让继任者有路可循，快速掌握，这大大提高了组织效率。
其次，以时间轴、资源和任务为节点，在表格上呈现一个个的积木形状，很明显能各部分之间的联系。它不仅展示了项目的序列，还提供了重要的流程管理路径，从而引导调度人们的注意力集中到最重要的部……
04、管理救济、责任追究
甘特图的透明度和洞察度带来的一种显著价值就是，对于管理有其追究。有了明确的流程步骤，任何相关责任人都能够对自己的工作进行合理规划，从而避免拖延和其它责任误区。所有人的任务都是透明的，关键路径是可视化的，责任是明晰的，一旦某个环节掉链子，很容易进行管理追究。
瞎开会是巨大的浪费
中国人特别喜欢开会，但很多人都没有算过会议成本是多少。
举个例子：10位中层开会，每位的月薪3万，日薪近1000元，时薪如果按100元计算，开2小时的会的总成本是100*10*2=2000元。假设，公司卖出一件产品的利润是200元，那么这一场会，一个销售得卖出10件产品才能满足这场会议的人工成本，其它成本还没计算，所以，开不会好，就是在烧钱啊！
最要命的是大部分公司开会都不需要领导审批，好像谁都能发起一场会议。美国的数据调查显示，全美每天开会1100万次，每年的会议成本近400亿美元，而这些会议成本貌似都不走财务记账。中国的人口基数是美国的5倍以上，如此一算，这个结论挺吓人的。
开会真是一门技术活呀！
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