6步教你搞定线上会议

线上会议具有降低差旅和会议布置成本、简化会议流程、不受时间和空间限制、提高参会率、提供可重播内容等优势。在疫情影响下，线上会议已经成为企业的常态化选择。

那么如何筹备线上会议？

今天我来教你6步搞定线上会议。

01选择平台

选择一个合适的线上会议平台。市场上有多种在线会议平台，有商用的、 群分享的、直播授课的等等。主办方应该结合会议的内容、流程、规模、受众等因素来考量，选择合适平台。

比如，是纯线上会议？还是线上+线下模式的会议？是否需要线上游戏互动？是否需要录制会议内容？是否需要同传字幕？这些都是主办方需要考量的。

02制定计划

制定一个详细的活动计划。主办方需要确定会议主题、议程、时间，制作宣传物料，设计 名流程，邀请参会嘉宾，搭建直播间，培训嘉宾操作软件等。在筹备线上会议时，要充分考虑到线上会议在组织形式、参会体验等方面与线下会议的差异。

03宣传会议

如何让更多的目标受众了解会议信息并吸引他们参与？在宣传预热阶段，主办方需要搭建宣传矩阵、选择合适的宣传渠道、进行流量导入，以确保会议获得足够的关注。

（1）搭建全媒体矩阵

（2）选择合适的宣传渠道

如：EDM、短信、微信、朋友圈海 、 群推广、渠道码海 、媒体合作、SEO/SEM等。线上会议解决了跨时间、跨空间传递信息的问题，然而面对参会者希望通过会议实现“ 交”的需求，表现有些无力。主办方可以考虑建立会议虚拟 群（如微信群），让参与者能够在会议结束后继续沟通、协作，以弥补线上会议的“ 交”缺憾。

（3）流量导入

主办方可以通过导入外部流量、邀请自带流量的“垂直 红”等多种方式，进一步增强会议的影响力。

（4）提前演练

会前，组织演讲嘉宾、会议主持人及相关工作人员进行预演、熟悉线上会议的整个流程、熟练使用会议软件。

此外，保证参与者从获取会议信息、 名参与、接收会前提醒、准确进入会议“现场”到会后调研的全流程能够顺畅、有序进行。

（5）会前测试

会议的顺畅进行有赖于 络、系统、硬件设施的稳定性。会议当天提前进行主持人、嘉宾、观众等多角色的测试，确保手机端、电脑端、相关设备、 络环境没有故障，再次确认导演组、氛围组、答疑组等所有工作人员任务，保证嘉宾准时上线直播，参会者准时、无障碍参与会议。

（6）应急预案

和所有线下会议一样，线上会议也需要应急预案。如果在最后时刻某位演讲嘉宾突然取消演讲该怎么办？会议进行中突然平台出现故障如何应对？嘉宾掉线、观众掉线如何尽快解决？做好最充分的准备，以确保发生任何状况都能从容应对。

总结

组织一场成功的线上会议，需要系统化的思考、计划与实施。数字化能力是组织未来必备的重要能力之一。努力提升你所在组织的数字化能力，从组织一场线上会议开始吧！