4月份，位于杭州的一家互联 公司做了一次实验。
这家公司有2000余人，他们在本月召开了年度策略会。
以往，这种闭门会议，通常要花两天来开。会议议程并不繁琐，之所以时间很长，是因为20多位TL要依次通晒自己的OKR以及回答大家的各种提问，找到共识，以此来确定业务接下来的发展规划。
粗略的计算一下：如果每个人的发言时间为半小时，问答环节为半小时，顺利的话，20个人发言完就要20个小时。
在这次开会前，有人提议：钉钉最近升级了一款 称可以提高开会效率的工具，要不趁这次机会体验一下？说不定这次会议只需要开一天了。
本着试试看的心态，这家公司用上了这套开会工具。
没想到尝试结果却出乎了所有人意料：
原本要开2天的会议，这次只用了4个小时。
面对开会难题
钉钉的尝试与答案
开会，作为沟通交流的重要手段，现如今却被人们喻为“当代职场的第一大酷刑”。
用下面的一组数据就能窥其缘由，2021年出版的《7人团队敏捷管理手册》书中写到：40%的会议决定被全部推翻，30%的工作从一开始就根本不应该做，50%的时间浪费在等待做出决定中。
看起来，似乎大多数的开会，其实都是在做无用功。
那如何把会开好呢？
数百年来，不同公司想出了各种绝招。
有的硅谷公司，要求开会前喝水，散会了才允许上厕所；有的公司要求站着开会，美其名曰“stand-up”；还有的公司，借鉴德云 的经验，认为如果发言者讲的太水，应该被立即哄下台。
钉钉作为一款在线协同办公软件，这几年来也在不断尝试提高开会效率、以及如何将自己的经验落地为产品，帮助用户更高效的开会。
去年1月，钉钉推出了一套开会工具“钉闪会”。简单来说，它是一款以文档为中心，为开好一场会提供各类组件，让用户“开会”的前、中、后更加简单与敏捷的工具。
上线后，钉闪会在客户群中大受好评，半年来蕉内、喜马拉雅、阳戈科技等超过100万家企业，选择借助钉闪会重构企业的会议文化。
三菱电器是最早使用钉闪会的一批客户。三菱电器的技术部门是首个钉闪会的试点部门，该团队共有300多人，每周平均产生60场钉闪会，覆盖技术条线的例会、项目会等。
使用了钉闪会以后，整个会议流程变得高效起来。该部门最喜欢用的是「会议小结」功能，它保证了所有待办事项都落实到具体的人员，可以一定程度上避免“不清楚会议遗留了哪些待办”“有没有人跟进”“跟进情况如何”等一些列问题。
在技术线试点成功后，目前已在全集团推广。
近两年异军突起的新镜电商品牌“蕉内”也在第一时间体验了钉闪会。去年双十一期间，“蕉内”的作战指挥部通过使用钉闪会和钉钉知识库结合，进行了有条不紊的大促筹备和有组织的协同。
通过使用钉闪会，拉通商品、销售、供应链、企划、渠道、库存等部门，实现了过程透明、责任到人，事事闭环，执行到位，保障了大促期间的货品上架和供应。目前蕉内内部周均有20+场钉闪会。
在经过5个月的打磨后，钉闪会于今年3月份又推出了全新的2.0版本。
开头提到的那个工具，就是钉闪会2.0。
高效的开会流程
应该是怎样的
钉闪会是一套完整的开会方法论与工具结合的产品。
首先，钉闪会提倡的是不开无准备的会议。
在使用钉闪会发起会议邀请时，钉钉会为你生成一个会议文档，此时，发起人需要在其中填写明确的“会议主题”，根据文档模板安排好会议的议题及流程，并在不同的议题模块中邀请对应的人填写内容或插入资料。
同时，这套动作又可以避免开无效的会议。
比如，你要开一场会，目的是给同事同步一些信息。如果你把材料上传到文档后，大家通过异步的阅读评论已经完成了信息对焦。
这样一来，岂不是就不用再开这个会？
钉闪会的高效，意味着用最短的时间解决问题。
那如何让开会时间变短呢？
在会议开始前十五分钟，所有参会人都会收到提醒，此时要进行会前的材料阅读与准备，避免等到开会时，还要花时间同步会议背景、发放材料。
这个功能的价值，我们数学老师很早就教过我们：40个人开会，每人浪费1分钟，就相当于浪费了40分钟。
为了控制时间，你可以为每个议题设置时长，并打开计时器，反向管理喜欢拖堂的发言人，避免马拉松式的漫长会议。
众所周知，没有结果的会议就相当于没有开会。
在钉闪会2.0的主页面上，最右边一栏叫做“会议纪要”，给这个功能占用一整栏的目的，就是为了时刻提醒你：会议纪要要记。
如果你们开会不喜欢人工记录，你还可以打开“闪记”功能，它能将你们开会时进行录音，并能实时地将语音转成文字，生成一份文字版的会议内容。
至于会议讨论的结果，需要填写在“待办”中。它能帮团队记录“谁”在“什么时间”需要交付给“谁”“什么东西”，你可以理解为会议结果五要素。
一个任务就相当于一个小项目。于是，钉闪会还和钉钉的项目功能进行互通，会议中得出的结论、待办可以归档到一个项目中，方便大家精准的跟进会议结论。
最后，会议的讨论内容也是一种知识。
使用钉闪会，你可以把开完会后生成的文档一键沉淀到知识库，让团队的成长与项目的进展都有迹可循。如此一来，当团队来了新成员时，它就化身为整个部门的知识地图，成为了新员工的成长阶梯。
复用优秀的开会方法
让进步发生
在钉闪会2.0中，还有一个极为重要的理念就是：通过复用优秀的开会方法，让进步发生。
钉闪会2.0通过在线文档的标准化界面，把一些优秀的开会方法论沉淀为模板，让每个组织可以按需套用，快速选用最适合自身的开会方式——毕竟没有绝对正确的开会理念，但总有适合自己的开会方法。
这其中，就包括亚马逊的“6页纸”方法论。
在亚马逊，每次开会前都会有一个寂静的20分钟，这段时间内会议室内会保持安静，大家各自低头阅读会议文档，不接受任何的讨论与提问。这份会议文档叫做“6页纸”，由会议发起者提供与填写。而这里的6页纸，并不是说6张纸，而是6部分内容。
20分钟后，大家一起讨论文档内容，并按照会议流程提出自己对各部分的意见和建议，并对问题逐一攻破。
值得一提的是，“6页纸”的文档看似简单，其实对填写者的要求非常高。它需要你写出的是结构化的、叙述清晰的文档，例如：“以前……“ “但是现在……” “因为……” “根据……” “所以接下来……”等等这些严密的逻辑关系，而不是单纯的列出几个观点或者想法。
这就强迫你更深的思考，更好的理解什么事情更重要以及事物之间是如何关联的。而它带来的好处也很直接：因为你的精心准备，会议效率得到提高后，节省的可能是共同参会的几人甚至十几人的会议时间。
这套开会方法论就叫做“6页纸”，这两年在互联 公司非常火热。如果你想体验这套开会方法的话，可以使用钉闪会2.0里的模板，一键复用。
当然，由于会议目的不一样，“6页纸”的方法其实也不尽适用于所有场景。
既然钉闪会是专注于会议管理的工具，自然也想到了这一点。因此，除了“6页纸”的开会模板外，钉闪会还吸取华为、阿里巴巴及制造、零售等各行业的开会方法论，提供了满足于不同场景的“例会”“脑爆会”“评审会”“复盘会”等等模板。
———————-
回到前文所提到的一个观点：适合自己的开会方法才是最好的。
然而，每个团队的人员特征不同、组织文化不同、公司制度不同、企业架构也不相同，想要打磨出一套适合自己的开会方法，非常的难。
如果你觉得，自己还没有找到一套适合自己的开会方法，我们邀请你来体验一下钉闪会。
钉闪会是一套完整的开会方法论与工具结合的产品，除了上面讲的那些理念与功能，它能做的还有很多。不谦虚的说，它满足了你对开会的所有需求。而它的使用门槛又非常低，只要你会使用文档，基本就没有任何问题。
因为钉闪会，可以说，就用一张文档就承载了开会所需要的所有功能。
最后，如果你也有一些特别实用的开会方法想要分享，不妨我们评论区见。
声明：本站部分文章及图片源自用户投稿，如本站任何资料有侵权请您尽早请联系jinwei@zod.com.cn进行处理,非常感谢！