协同办公软件中的四大天王

疫情面前人人有责！我也想为大家做一点事情。

有一个好消息和一个坏消息，您想听哪一个？

一个是为了进一步控制疫情，各地区进一步出台更加严格的居住小区（村）封闭式管理，也就是说大家要继续坚持在家中自我隔离。

另一个情况就是大家要在家办公了，我给大家分享4家国内顶尖的，重量级的，好用的，免费的（这个非常重要）协同办公软件。

到底哪一个是好是坏我也分不清了？

好了，我们言归正传，哪4家呢，闪亮登场！

阿里巴巴之钉钉

腾讯之企业微信

字节跳动之飞书

阿里系Teambition

是不是有四大天王的感觉呢？

下面是4家公司的 址首页

钉钉

企业微信

飞书

Teambition

这4家企业做的协同办公各有所长，不管是功能还是体验都非常不错，大家可以根据公司实际情况选择; 根据我司情况，我选择的是Teambition,在给大家分享心得体会之前，我们探讨一下远程协同办公有什么不同呢？

对于自己来说，没有指定办公位置、没有通勤时间、多了孩子和家人，严肃工作中也有了人间烟火。我们是否能够顺利进入工作状态。

对于管理者来说，不能时刻监控到大家在工作。实际上，远程期间大家的工作节奏可能并没有发生太大变化，但平时管理者能够看见大家在工位上，当面找个人，拿个及时反馈很容易，现在看不见了，是很大的变化。

对于所有人来说，是大家不能坐在一起，日常的「办公习惯」被打破了。什么是办公习惯？比如面对面沟通，打个招呼，看一下彼此的状态；有问题随时可以组织小组开会；更加着急的问题随时向领导汇 ； 有抽烟爱好者的可以一起吸烟区自嗨等。当脱离了办公室，这些行为都要换成在线视频，电话会议，群组讨论。

因此，当没有了这样一个办公空间，作为团队一员，管理者，我们自己，都有实际的变化，汇合到一起，反映了在远程办公中我们要应对的挑战，即远程办公的核心命题：

大家不在一起，协同怎么做好？

看不见员工在做什么，管理究竟该怎么做好？

工作环境发生了变化，怎么把自己的工作做好？

下边把使用中的心得体会总结给大家：

第一点，做好协同。

协同是一群人实现共同目标的过程。做好协同的关键是让大家「一张图、一颗心、一场仗」（On the Same Page），核心手段是信息透明并同步。

实时共享团队任务

协同到底要解决什么问题？我觉得协同就是一群人实现共同目标的过程，大家都要知道为了什么目标，因此产生了怎样的分工，该配合怎样的计划去完成我们的工作。 在这里，最核心的手段其实就是保持信息透明并且同步。

最简单的做法，就是能够把某一个项目的，或者某一个部门的，大家手上的工作，都实时共享出来。这里展示的是 Teambition 的一个项目，你可以把一类工作放到某个项目里，还可以用「任务分组」的能力，给任务分个组，这样大家就可以很方便地在一个看板上看清楚所有事情的负责人和进展情况。

远程期间，一个非常好的实践是，我们每天早上开晨会的时候，可以用共享屏幕的模式把看板共享出来。就好像大家平时在办公室，围着墙上或者白板上用 N 次贴贴出来的物理看板，是类似的。

▲ Teambition 的任务看板，很适合远程期间在晨会上共享

主动了解伙伴们的工作安排

在非远程办公场景下，通过当面沟通或者被动沟通，我们可能已经获取了足够多的信息，很少会有意识地去主动了解一个跟我配合的伙伴的工作计划。现在大家都远程了，需要主动去了解大家的安排，这样才能更方便跟大家去产生后续的互动。

在 Teambitin 首页，你可以添加一些和你协作比较紧密的同学，看到他每天的工作安排，这对协作非常好，而且对跨团队之间的合作也会很有帮助。

建立信息传递规则

相信大家这几天都遇到一个不小的挑战，就是钉钉的消息都完全炸掉了，拉了很多群，群里的消息刷得很快，还有很多的线上会议和电话，这里有一个很重要的改善协同效率的要点，就是我们需要基于上下文，做好关于具体工作的沟通，尽可能让一件事情的沟通发生在同一个地方。比如很多件事情的讨论都在群里，就不利于协同效率，因为消息会被淹没，让信息同步变得非常困难。

我们有什么比较好的代替方式？在 Teambition 可以这样做，把任务的所有参与人员都添加进来，始终在任务里讨论相关问题和意见，保证任何一个同学新加入，或者后续去追溯这件事情时，都可以有一个清晰的、由始至终的脉络。

任务详情页可用于沉淀某件事情的上下文

左侧：结构化地展示任务的关键信息

右侧：在评论区围绕任务进行讨论

第二点，做好管理。

远程办公时，有意识地加强团队共识、改善决策效率、澄清责任范围，会对冲团队在脱离办公室默契时的不适 —— 并且，你会惊讶于，原来这些工作平时也应做得更好。

清晰地传达目标

无论我们是在家办公还是在办公室办公，都是以终为始，核心都是实现我们的目标。怎么加强团队共识？最关键的共识，就来自于目标的共识。而达成共识的关键是什么？是要做到每一层的工作，都能够一步步的找回他的目标是什么。

可以用 OKR 这样的方法（或者是从 KPI 拆解也可以），把目标和关键结果以及衡量指标定下来，这里给大家举个例子。

先说目标。以我们 Teambition 团队为例，眼下疫情期间，我们的重点工作就是要支持我们阿里巴巴集团的同学提升远程办公的效率，这就是我们团队目标。但是，这个目标比较虚，很多做法我们都觉得是对的，这个时候，就要去约定一些关键成果。

什么是我们这个阶段最关键的？我们作为一个产品团队，一个协同工具的供应方，最重要的是让足够多的人，满意地去使用这个工具来开展工作，对我们来说，这是最可以形成共识的一个关键结果，因此我们定义的关键结果是「让 50000 名集团同学满意地使用工具展开工作」。

目标：支持集团同学提升远程办公的效率

关键结果：让 50000 名集团同学满意地使用工具展开工作

基于这样的关键结果，我们可以进一步列出任务：

我们要让 50000 个同学同时使用，可能之前只有 5000 个，那到时会不会有系统稳定性的问题？于是就有了第 1 个任务，就是验证系统的稳定性，并做好关键改造。

我们要让大家都知道并且找到工具，所以就要有这样的运营活动去触达足够的人群，这是第 2 个任务

为了让大家用得好，我们要把核心场景的最佳实践传递给大家，因此第 3 个任务，是要制作相应的远程办公的指南

因此，我们从关键结果拆解出来的任务是：

任务 1：验证系统稳定性并作出关键改造

任务 2：举行产品运营活动，触达超过 5 万名集团用户

任务 3.：制作远程办公指南，涵盖核心场景的最佳实践

这就是一个非常基本的拆解。但我们马上也会有一个挑战，假如我是一个研发同学，当我收到「验证系统稳定性并作出关键改造」这样一个工作任务，怎么才能够很快的知道这是从哪个目标拆解下来的？如果每件事情都要去问，效率也很低。这个时候线上工具就可以给我们很好的一个帮助。这里有一个小技巧，在 Teambition 里大家可以把任务看板切换到表格视图，这样就可以逐层拆解工作，任何一个子任务都可以看到它是从哪个方向拆解出来的。

任务列表很适合用来回溯子任务的目标

有意识地改善决策效率

这两天相信大家已经感受到了，为了要做一件事，先拉个群，然后又不停拉新的人进群，每当有新的人进来，之前的结论就会被修正，绕了一大圈，最后已经不知道这个事最后谁能拍板，也不知道结论是什么，其实不光是在远程办公期间，平时这问题可能也存在。

这里我推荐大家按照某个决策模型，通过定义清楚决策链路上的各个角色，来改善决策效率。这里给大家推荐的决策模型是 DACI，我们也可以使用各种决策模型，或者根据经验来做。重要的是，不要无序进行，最大化知情人是一个非常简单的效率提升办法。

第 1 个角色，负责人，对拿到决策结果负责，他也许不是最终拍板这个人，但他要推动、拉通所有别的同学，确保决策结果被拿到，然后把决策结果同步给所有相关人员。

第 2 个角色，决策人，在决策的过程当中一定要有清晰的决策人，而且只能有一个。相信大家在过日常工作中经常遇见的问题是，我们总以为这就是结论了，然后很快因为 involve 新的人，又发现要改变原来的结论，这里的核心问题就出在没有唯一的决策人。

第 3 个角色，贡献人，指的是能够贡献事实和观点的人，而不是任何一个能够问问题的人。因为我们最终是要拿到决策结果的，所以必须是能够贡献事实和观点的人，才拉进来。

第 4 个角色，知情人，越多越好，越广泛越多越好，今天有这么多的线上工具，我们更加应该去最大化知情人。

这是针对改善决策效率这件事，我自己觉得一个比较容易的实践。

澄清职责范围

我们有不同的产品线，有很多的项目组，要对业务线、产品线、项目群中的核心角色进行定义和公示，把各个业务领域和产品都盘点清楚，工作就很容易做好，然后我们把这个东西写到 Thoughts 上，写到语雀或者别的公开文档上，把它公示出来，定期去更新维护，这样大家就可以根据这样一个简单的角色清单，很容易地找到核心的接口人。作为管理者，必须要去设定好这样的机制，做到信息的极大化共享。

第三点，做好自己。

因为相信，所以简单，干净头透明。在协同中，让伙伴们更容易了解自己的工作计划、工作状态，有效地支持好自己参与的工作，及时同步工作进展等等 主动 的方式都是在做更好的自己。

干净到透明，是 Teamnition 的核心价值观

透明的一个核心原则，就是信息的极大共享

安排好我负责的工作

落实到个人工作，首先是每天能够想想自己负责的事，并且真的把它们都「负责好」。Teambition 首页上的显著位置可以找到「我执行的」这个入口，在这里你可以每天检查自己负责的工作。

Teambition 首页，查看我执行的任务

及时处理需要我协作的工作

是从「我参与的」这个入口查看。我们可以去培养这么一种工作习惯，每天按照「最近创建」的顺序，去看一下团队当中新增了哪些事儿，这样也可以很好做到对整个团队工作进程的一个了解。这样，就可以按照优先级，按照自己的判断，去把需要自己协助处理的事情安排好，主动地帮助到大家，对于协同来说，这是一个非常好的习惯。

还可以查看伙伴手上的工作

共享自己的工作状态

在远程协同办公的时候，大家不一定知道你在一个电话会议上，很多事情来不及处理，所以你不妨维护一下自己的工作状态。 钉钉上目前是可以自定义工作状态的。

以上三点即为远程协同办公的核心

Teambition要做的是帮助企业让更多的工作内容和工作行为 以有意义的方式 数字化。直白的表达，就是「让更多人通过Teambition，在云端完成工作」，这是 Teambition 团队的愿望。

愿大家都能享受到远程协同办公，工作效率更高，生活更美好。谢谢。