word文字处理技巧（二）超实用

Word中“斜线”的使用技巧

先选择要绘制斜线表头的单元格，调整好单元格的大小，选择菜单中“表格→绘制斜线表头”，弹出一对话框，选择表头样式、字体大小(一般根据单元格大小选择合适的字 )，输入标题文字，点“确定”，如果出现警告对话框，可不予理会，仍选择确定。这样绘制出的表头往往会出现有些文字显示不出来的现象，这时可运用一些技巧对斜线和文字格式进行调整。具体方法是：将鼠标光标移动到某一斜线上，点击鼠标右键，在快捷菜单中选择“组合→取消组合”，则每个文字都成为一个文本框，每条斜线都成为一条绘图线，这时就可以自由地对每个文字进行移动、改变大小等文本框的操作，对斜线可进行改变长度和角度等操作。调整完成后选取某一线段或文本框，点击右键选择“组合→重新组合”即可。

在Word中实现单键粘贴

固定显示Word表格中的表头栏目

在Word中巧划线

当你想要在Word/中绘制一条单一直线的时候，只要连续按键盘上的减 三次，然后按回车键就可以了。这种方法的好处在于，当你重新排版的时候，该直线的位置会做出相应的改动。如果你嫌线太细，没关系，在按减 的同时，再按下“Shift”键，你就会发现自动生成的线粗了很多。

那么怎么来生成两条平行线呢？很简单，按键盘上的等 三次，然后按回车键就可以了。这个技巧不仅适用于正文内容，还可以在添加的页眉和页脚中使用。

打造Word右键菜单

1.在“工具”菜单中，单击“自定义”。

2.单击“工具栏”选项，单击“快捷菜单”，则“快捷菜单”工具栏出现在屏幕上。

3.单击“命令”选项，在“类别”框中单击“格式”，在“命令”框中，找到并单击“首字下沉”，然后用左键拖动“首字下沉”选项到“快捷菜单”工具栏的“文字”按钮上，此时将打开其下拉列表，继续拖动鼠标至下拉列表的“文字”处，再拖动鼠标到“文字”子菜单的最顶端，并松开鼠标左键。

4.单击“关闭”按钮。

现在，当你在文档中的任意文本处，单击鼠标右键，则弹出快捷菜单的顶端将是“首字下沉”命令，方便多了吧！

让文字随表格自动变化

用Word/制作出来的表格，能否让表格中的文字根据表格自身的大小自动调节字体的大小，以适应表格的要求呢？方法很简单，单击菜单中的“表格”，选择“表格属性”，在出现的窗口中选择“单元格”，单击“选项”按钮，在单元格选项中选取“适应文字”一项即可。

如何将图片移到合适的位置

当用户初次使用Word/的插入图片功能时，往往会对如何放置突然出现的图片束手无策，不知如何移到合适的位置。其实这很简单，我们在Word文档中放置图片时，它会自动默认与一个可见的 格对齐，以确保所有内容整齐的排列。如果需要精确地控制图片的放置位置，用户可以在拖动对象时按住Alt键，可暂时忽略 格。用户可以看到该图片将平滑地移动，而不是按照 格间距移动。如果图片不需要与文字对齐，用户可以使用这一技巧。为了确保该功能可用，用户可以双击该图片，然后选择“版式”这一个选项，选择环绕方式区域下非嵌入式的任意一个方式，最后单击“确定”按钮即可。

妙用Word词典进行翻译

1.从“工具”菜单中选择“语言”，然后单击“词典”命令，也可按“Alt+Shift+F7”组合键启动词典，这时出现“词典”对话框；

2.键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词；

3.单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等；

4.在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果。

巧用表格制作作文纸

在小学语文试卷中经常要插入一段作文纸，且往往和其他基础知识题混排在一张试卷上，故无法直接以稿纸方式打印，笔者在实践中发现，巧用Word/的表格功能可以轻松达到这一要求。例如要在8开的试卷中插入15行、每行20格，共300字的作文纸，操作步骤如下：

1.激活“表格”菜单，单击“插入表格”，在对话框中的列数输入“20”，行数输入“1”，按确定后返回。

2.以上操作得到一行20格的虚框表格，选中这一行，用边框按钮把它变成实线表格。

3.在这个表格行下面放置一个空行，复制时选中表格行和下面的空行，再在空行下面行粘贴，即得到两行。选中两行即可复制出4行，直至复制出15行。

4.调整行间距，方法是设定空行的字体大小，一般用5 字即可。

用Word为日语中的汉字标注假名

用Word/自带的日语输入法输入完日语后，选取要标注假名的汉字，然后依次点击“格式”→“中文版式”→“拼音指南”，弹出一个对话框，在“基准文字”里列出来的就是刚才你选取的汉字，在相对应的“拼音文字”一栏里输入假名，再调一下字 (经笔者实践，发现选8磅字比较适宜)，按“确定”即可实现为汉字标注假名。

快速将 页中的图片插入到Word文档中

巧用“语音”学英语

如果你的电脑里装有WindowsXP，那么打开“控制面板”里的“语音”，就会弹出“语音属性”窗口，在“文字/语音转换”中，“语音选择”是用来确定朗读者的。由于笔者装了OfficeXP，还增加了男声、女声、中文三种音色；在“使用下列文字预览语音”中输入你需要让电脑朗读的文本；最下面的是“语音速度”，这也是用本方法朗读英文的优势所在：你可以方便随意地调整朗读的速度，如果调到很慢，你甚至可以听到电脑把每个单词的音节都读得清清楚楚。设置好了以后，点击“预听语音”就可以听到英语朗读了。不过学完英语以后，最好把语音速度调到正常位置，不然将改变系统的语音速度。好啦，这样你就拥有了一个不厌其烦的地道英语老师，让你的英语水平上一个台阶。

在Word中创建自动翻页功能

在Word中快速计算

在多个Word文档中自由切换

以Word为例，在“工具”菜单下选择“自定义”，在弹出的对话框中选择“命令”，然后在左边的“类别”中选择“所有命令”。接下来我们从右边的命令列中找到“WindowList”，选中它，用鼠标按住不放拖出来放到任意一个工具栏上，然后关闭对话框。这时候你就会发现多了一个“其他窗口”的按钮，现在你按一下按钮激活它，看看弹出的小窗口里是否包含了你所有打开的文档名。双击你想要切换的文件，再也不用一个一个按顺序找了，方便多了吧？

将 页资料以纯文字粘贴到Word中

Word文字巧隐藏

用F4键重复输入字符和图形

在Word/中刚输完一个字后，只要按下F4键即可重复输入这个字，继续按下F4键又可重复输入这个字，按多少次就重复输入多少次。如果刚输入一个词组，现在又要再输入这个词组时，同样按下F4键就行了。对于插入的特殊符 也是一样，在刚插入的特殊符 后，接着按下F4键，又一个同样的特殊符 就插入进来了。要补充说明的是：重复输入也不一定是紧接着这个字或词组的后面，用鼠标在文本中选择不同的插入点后再按F4键，就会在新的插入点处重复输入这些字符了。不仅对字符输入是这样，对于图形输入同样有效。例如我们在Word中用绘图工具栏画一个椭圆，如果要继续画一个同样的椭圆，也只要接着按一下F4键，又一个同样的椭圆就画出来了。对插入“自选图形”也同样都可以实现。

在Word中精确移动对象

在Word/中要精确移动表格线、文本框、图片等对象，只要拖动前按下Alt键就行了，现在告诉大家一个一劳永逸精确移动Word对象的方法：运行Word/，单击“视图→工具栏→绘图”菜单命令，然后单击绘图工具栏中的“绘图/绘图 格”命令，在弹出的“绘图 格”对话框中，将“ 格设置”中“水平间距”默认值0.86字符、“垂直间距”默认值0.5行都改为0.01，再单击“默认”按钮，最后单击“确定”。再试试移动表格线、文本框、图片等对象，是不是乖乖听你使唤了，连Alt键也不用按了！

让Word文档“原文重现”

如果你在Word/中使用了特殊字体，在转寄给别人时，如果对方的电脑中未安装该字体，则根本看不到文件内的特殊字体或者出现错误提示。此时最好的解决方式就是使用字体嵌入功能：选择“工具”菜单下的“选项”命令，切换到“保存”标签，勾选“嵌入TrueType字体”，单击“确定”，即可让Word文档在对方的电脑里“原文重现”。

一次保存或关闭多个Word文档

平时我们在处理Word文档时，通常会打开好几个，当完成工作后，总要一个一个地点击“文件/保存”；其实完全可以一次性保存和关闭多个文档，只要按住键盘的“shift”不放，再点击“文件”菜单，就会出现“全部关闭”和“全部保存”，这样就可以快速地完成保存文档。要提醒大家的是，MSOffice的组件中不是全部都有这个功能，Access和Powerpoint就算按住键盘的Shift键不放，再点击“文件”菜单也没有该功能；而Excel则只有“全部关闭”，FrontPage就只有“全部保存”。

在Word中快速输入带圈数字

Word/中提供的带圈数字，其实就是一种域，利用更新域的方法快速输入带圈数字时，先单击菜单中的“插入/数字”项，在弹出的“数字”项下输入要插入的数字(如“1”)，在“数字类型”中选择带圈数字样式，单击确定即可。随后选中该带圈数字，按下Ctrl键，同时拖动鼠标至需要插入下一个带圈数字的地方，这时此处又被复制了一个“①”，选中该带圈数字，单击右键选择“切换代码”命令，这时我们看到该“①”被变成了“{=1*GB3}”代码(此代码手工输入无效)。随后将代码中的1改为2，选中该代码，单击右键菜单中的“更新域”命令，这时我们看到该代码己经变成②，按照此方法我们可以插入其他的带圈数字。

用“拼音指南”巧识生僻字的读音

Word里有项拼音指南功能，可以帮助用户识别生僻字的读音。方法是：在Word里面利用字形输入法(如五笔)输入你遇到的那个不知道读音的生僻汉字，然后点击“格式→中文版式→拼音指南”，这个字的读音在拼音指南对话框中以拼音的形式展现在了用户眼前，不同的是，它的平仄阴阳声以“1、2、3、4”来标志，且紧邻在拼音后面。

批量打印Word或Excel文件

通过Ctrl键或Shift键选择好要打印的多个Word或Excel文档(若不在同一目录，可将要打印的文件拷入同一个目录)，在选定的文件上右击鼠标，选择“打印”命令可实现文档批量打印。系统会自动调用Word或Excel程序分别打开文档，并执行打印命令，然后自动关闭程序。

让页 从“1”开始

Word文档目录巧提取

2.单击“查找内容”框，单击“格式”按钮(如果看不到“格式”按钮，请先单击“高级”按钮)，单击“字体”，在“中文字体”框中，单击“黑体”，在“字 ”框中，单击“二 ”，单击“确定”按钮。

3.选中“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框，单击“查找全部”按钮。

此时，Word将查找并选中所有查找到的内容，对该例而言就是所有具有相同格式的章节标题了。既然章节标题已全部被选中，你当然可以使用“复制”命令提取它们，然后使用“粘贴”命令，把它们插入到文档中的开始处了。

Word也能查农历

你要想知道某一天对应的农历日期和节气吗？你可以请Word帮忙，方法如下：

1.启动Word。

2.在“文件”菜单中，单击“新建”，打开“新建文档”任务窗格。

3.在“新建文档”任务窗格中，单击“通用模板”，打开“模板”对话框。

4.单击“其他文档”选项，然后单击“日历向导”，单击“确定”按钮，打开“日历向导”对话框。

5.单击“日期和范围”，然后在“起始于”和“终止于”框中设置好要查询农历的年月。

6.单击“完成”按钮。

现在，你就可以在生成的日历文档中查看农历日期和节气了。笔者以上操作是在Word中完成的，Word能够查询的日期范围是1997年～2007年。

在Word表格中快速复制公式

我们知道，在Excel中通过填充柄或粘贴公式可快速复制公式，而Word中没有此项功能，但是我们在用Word/制表时，也经常要复制公式，用什么方法实现公式的快速复制呢？

方法一，在制表时选择工具栏中的“插入MicrosoftExcel工作表”命令，将Excel表格嵌入Word当中，这样表格就可利用填充柄和粘贴公式进行公式复制，计算非常方便。

方法二，对某单元格进行公式计算后，不要进行任何操作，立即进入需要复制公式的单元格按F4键即可。

让Word的输入法提示条不自动消失

如何把我的Word文件变成JPG图片？

答：如果要保存的内容只有一屏，可以用屏幕拷贝工具进行转换。

另外一种方法：用Word新建一文档，然后用“插入／对象”，选择“从文件创建”，找到你的文章，插入后选中文档，点右键，选择“转换”，转换成图片格式，然后把它复制到“画图”中，存为JPG格式即可。

批注与修订

多人合作设计文稿时这个功能非常实用。每个人参与者都可以对文稿的字、词或句子发表看法或提供修订办法，方便多人合作设计项目。

去除word中多余的空格及空行

一、去掉表格和格式

为了版面的整齐， 页文档都是以表格的形式存在的，只是一般情况下表格的颜色被设为无色或表格宽度被设为0，所以我们在 页上看不到表格。另外， 页文档中换行用的都是手动换行符，还有对字体等格式的设置。如果把从 页上复制的文字直接粘贴到Word中，那么它们也都粘贴进来了，这给重新排版带来了很大的麻烦。

如果刚从 页上复制了文字，那么在Word中可以直接执行“选择性粘贴”的步骤，这样将省事得多。

二、删除空格

页文字中会有许多的空段和空格，在Word中排版时也需要清除。那么为什么这一步要删除空格，而不是先删除空段呢？道理是：有些看起来什么也没有的段落中可能存在空格，而有空格的段落并不是真正的空段，在Word中没法对它们批量执行删除操作。

三、删除空段

删除空段的时机终于成熟了。在“查找和替换”对话框的“高级”模式下，两次单击“特殊字符”中的“段落标记”，“查找内容”框中将出现两个“^p”（也可以手工输入^p^p），再把光标定位到“替换为”框中，单击“段落标记”输入一个“^p”，再单击“全部替换”，文档中所有的空段全部消失。

其中的道理是什么呢？请想一下，没有空格的空段是怎样产生的？不正是我们连打了两次回车之后才有的么？现在把两个连续的回车替换成一个，正好消除了那个空段。

如果有连续的空段的话，一次替换不完，你可以多按几次“全部替换”，直到提示找不到替换的对象为止。

这样，你从 上复制的资料肯定会减肥，让你十分满意了。

WORD中的项目符 和编 多级符 如何设置

按照此步骤操作：

2.选择“多级符 ”选项卡；

3.点选第一行二列的大方框，再点击右下角的“自定义”按钮；

4.对一级编 进行设置。在“级别”列表框中选择“1”，在“编 样式”下拉列表框中选择“一、二、三、(简)”，在“起始编 ”下拉列表框中选择“1”，此时，“编 格式”栏中应该有一个“一”，你可以在“一”的后面加一个“、”符 ，“字体”按钮用来设置当前级别的目录文字的相关属性，根据自己的需要进行设置，“对齐位置”设置为“0厘米”，“缩进位置”设置为“0厘米”，如果想要缩小编 和后续文字的距离，则点击右侧的“高级”按钮，在“编 之后”下拉列表框中选择“不特别标注”；

5.对二级编 进行设置。在“级别”列表框中选择“2”，在“编 样式”下拉列表框中选择“一、二、三、(简)”，在“起始编 ”下拉列表框中选择“1”，此时，“编 格式”栏中应该有一个“一”，你可以在“一”的前面及后面分别加上“(”和“)”符 ，“字体”按钮用来设置当前级别的目录文字的相关属性，根据自己的需要进行设置，“对齐位置”设置为“0厘米”，“缩进位置”设置为“0厘米”，如果想要缩小编 和后续文字的距离，则点击右侧的“高级”按钮，在“编 之后”下拉列表框中选择“不特别标注”；

6.对三级编 进行设置的方法依照二级编 的设置方法设置即可，只是要注意“编 样式”的选择才好。

另外，做一个补充：

每次回车后，下一行的编 级别和上一段的编 同级，只能用TAB键才能使当前行成为上一行的下级编 ；若要让当前行编 成为上一级编 ，则要同是同时按下“shift+TAB”组合键才行。

Word文档按某字符对齐排列

三、按照任意字符对齐排列（制表位）

如果由于某种原因，使用表格的方法行不通，我们还可以从制表位入手，用三个位置很接近的制表位来达到目标：首先是一个向右对齐的制表位，接着是一个中间对齐的制表位，最后是一个向左对齐的制表位。当这些制表位非常接近时，我们只需先输入对齐字符左边的文字，按一下Tab键，输入对齐字符，再按一下Tab键，最后输入对齐字符之后的文字。只要调整好三个制表位的位置，就可以获得相当好的对齐效果。

如果有必要，坚持只使用一个小数点制表位也未尝不可。只要在输入文字时，在想要对齐的字符前面加上一个小数点，然后设置该小数点的格式，把它设置成最小的字体(最好是1pt)，颜色设置为文档的底色。这时，实际的对齐字符仍旧是小数点，但显示和打印时几乎看不出。

四、修改Windows本身的区域设置

最后，我们还可以采用一种从底层入手的解决办法，也就是修改Windows本身的区域设置，用想要使用的对齐字符来替换默认的小数点分隔符(英文句点)。例如，假设要按照“@”字符对齐，在WindowsXP中的设置步骤为：

⑴关闭Word。

⑵点击Windows的“开始”→“设置”→“控制面板”菜单。

⑶在控制面板中，双击“区域和语言选项”，如图一，在“区域选项”页中点击“自定义”按钮。

⑷在“数字”页中，将“小数点”后面的“.”改成“@”字符，如图二。

⑸点击“应用”按钮。

在不同的操作系统上，上述操作步骤会略有出入，但基本思路都一样。修改了操作系统的小数分隔符之后，Word就会按照新指定的分隔符对齐排列小数。这种办法最大的缺点是，在控制面板中所作的修改会影响到整个系统，Word以外的所有软件也同样受到影响。