疫情期间，有哪些适合远程办公的沟通、协作等软件工具？

2020年初，中国新型冠状病毒肺炎不断蔓延发酵，春节假期延长。

对于有危机感的企业，除了要员工安全，减少旅途感染风险，也要维护公司正常运转，各大公司都启动了远程办公机制。

红杉中国对成员企业的公开信就提出，要求员工保持对现金流变动的关注，做好企业自身发展和 会责任的统一。

红杉中国公开信，对员工的提醒前两条：
1） 保持对现金流变动的关注，做好企业自身发展和 会责任的统一。要测算现金流在销售短期递减，而租金、人力费用等固定的运营成本与管理费用不变的情况下，可能对公司业务产生的影响。
2） 保持对疫情动态的及时关注。提前了解自身企业和上下游企业员工节后是否可以正常返工，判断能否正常交付产品与服务，同时要建立更敏锐的前中后台联动机制。如处在疫区的仓库不能正常发货等，要早做排查，做好预案。

这意味着根据目前疫情发展的情况，相信会有相当多的企业要求员工假期结束后，选择年后远程办公了，这是很多公司首次尝试大规模远程办公，也是对公司运营能力、管理能力的挑战。

国外公司亚马逊、希尔顿、戴尔等国际知名公司在很多岗位上早已开启远程办公模式

据统计，在美国已有3000万人在家中远程办公，占美国工作人口的16%-19%。数据显示至2017年，全世界已有24％的公司尤其是科技公司采用远程办公方式；到2020年，大约50%的科技公司将会有约29％的员工实现远程办公。（from 重来2）
近日Facebook首席执行官马克·扎克伯格提出了一系列议题。扎克伯格指出Facebook将在2020年在AR眼镜方面取得突破性的进展，预计到2030年AR和VR的远程办公技术可以使员工在任何地方远程工作。

而我们很多企业对远程办公更多还是保守的态度。在很多企业主的经验中，远程办公需要面对一些挑战：

其实日事清团队一直都是远程办公模式，团队成员包括北京、南京、广州、长沙、成都、惠州等各地。我们通过远程办公模式让那些最有才华的人能够有最棒的工作成效，无论他们分布在哪里地。当团队一开始就注入了远程工作的基因时尽可能为同事们营造自由、开放、分享的工作氛围，让我们变成了一个强大的远程组织。

我们希望和你分享一些我司设计的远程工作制度。让远程办公和公司内办公一样的实时高效沟通和任务协同、可监督。

1、建立明确的目标与计划管理

远程办公我们首先要解决的是——整个团队要建立远程可操作的更加清晰、高效、透明的目标和计划管理。我们团队基本上会做以下几个关键步骤：

宏观层面，我们会将公司愿景、战略选择、组织建设、企业文化、工作流程、共事原则等最基本的事情写在公司的日事清看板上。

只有让整个团队就目标和关键结果达成共识，才能保持团队的目标导向一致；只有将复杂的、笼统的工作一层一层、一步一步地分解为明确、可执行、工作成果可衡量的一系列工作的组合，远程办公才具备初步的可操作性。

2、员工须做好明确的工作计划安排、日程规划

善用 日事清日程功能。下面图片里是我现在的时间表，专注工作的时候我会关掉全部的 IM，也不会去看邮件，这时候就花大片的时间去思考问题，保持专注会让你效率很高，我们团队里的同事都觉得共享日程表这样非常好。

我建议团队内部将日程表设置为对别人可见（这点财务，商务，高管团队需要酌情考虑），通过开放和你相关的同事的 日程表是一个很好的日程分享方式。

只要大家都可以足够自觉地工作，距离不是问题。只要大家基于统一的标准化工作流程，不管在哪里都可以进行工作。

后来我们用日事清，每天上班第一件事就是打开日事清的日程界面，按重要紧急排好今天的工作，目的是所有工作记录，不会让你漏掉任何一件事。

3、建立有效的任务协同、沟通机制

远程工作最大的挑战就是沟通了。对于一个远程的团队来说：知道自己该干嘛，以及知道团队正在干嘛」非常重要。

毋庸置疑，互联 时代的沟通便捷，但微信、QQ作为日常 交工具，并不适合用来办公。在普通办公环境中，沟通在很多公司是通过大大小小的会议，或者吼一嗓子交待任务，但是在一个远程的团队中，沟通这件事情需要做得更加的高效透明。

（以下来自bimbox团队的分享：）

你可以找到日事清，注册一个账 ，邀请你的同事，就可以在上面组建一个团队了。团队的人员可以参与到项目管理中，互相查看任务进度。

日事清的任务管理分为4层，从高到低分别是计划、子计划、任务、子任务。

进入页面，点击「创建计划」，创建的时候，日事清会给出很多行业模板供你选择。

你可以在团队里挑选成员加入项目，大一点的团队也可以按照部门来挑选成员，只有被加入到计划的人员才能看到这个项目的信息。

进入创建的计划里，你可以进一步修改计划名称，或者创建新的子计划，比如你可以把所有北京地区的项目列成一个大计划，然后在里面把北京地区不同项目写成子计划。

选择了相关的模板，系统就会自动生成一些卡片和任务项目，卡片代表项目的不同阶段，任务则是每个人要做的事。

其他人收到任务的时候，可以在讨论区进行评论，还可以添加任意格式的附件，所有人的评论和行为都能追溯，避免后期扯皮。它的@功能实现了员工的向上管理，下级可向同级、上级发起，能即时针对工作过程中出现的疑惑做讨论，可以有效提升工作效率，推进工作。

项目的管理者可以在上面说的计划视图中看项目进展、哪些任务还没完成、给别人分配任务。

除了在 页端操作，还可以在手机app或者微信小程序上使用日事清，你可以在手机上发布任务。如果你用微信注册，还会在任务到期或有新的变更时收到微信提醒。

除了可以在团队内部使用，还可以把一个协作账 发给你的客户，让他随时在上面为你团队的工作提出意见，比起在微信群里沟通，效率和可追溯性都能提高不少。

4、合理使用远程协作工具

对于线上的协作来说，工具的引入能让协作效率肉眼可见的翻倍。毕竟多一个人的参与就意味着多一份沟通成本。及时选择和让员工熟悉使用效率工具，可以帮助团队员工尽早远程协作的工作模式，合理安排工作计划。

2. 文档经过沟通讨论定稿之后，会同步到计划看板， 接着该项目将被拆分成多个子项目，通过 日事清的计划功能分配到具体的人，把工作任务划分清晰之后，每个成员就可以各自为战了。

通过这个看板，我们力求做到即使是新的同学，看到这个看板后，就能够清楚的知道现在是什么情况，需要的资源的在哪，负责人是谁，时间点要求。这个对于远程团队的管理者来说更是至关重要。下面是我们的一个合作活动看板：

5、有效监督：员工须写好工作总结汇 、抄送主管leader和人资部

工作分配出去后并非毫不关注，尤其是远程工作，更要有明确的任务分配-监督机制。应该要像放风筝一样，需要根据风向来调整线的松紧，需要控制高度等，千万别断线收不回来了。领导可以通过日事清每天查看，且反馈查看信息，将每天检查的结果进行反馈，如果没有执行的，直接用日事清的评论功能@他批评。

领导者需要提供必要的协助，帮助下属能够更好地完成委派，让其感受到被支持的感觉，否则就会觉得上级甩锅。委派工作后，对工作方法给予一定的、必要的指导，检查或商量委派工作的进度、计划和意外情况、突发事件的处理预案

导者对下属反馈问题要积极沟通和协助处理，帮助克服困难，提供必要的支持及资源。

6、让所有的工作成果可见： 团队周 和个人日周月 制度

每个团队的周 会一层层的汇总和归纳。

通过使用日事清这类在线协作工具工作，所以的成果已经是可见的了，工作文档和项目进度一目了然，任务和讨论内容随时可以进行搜索。进度和成果都是公开的，让任何一个人在任意时间段都能找到自己想要的东西。这很重要，会减少很多不必要的麻烦，大家的工作业绩也清清楚楚。

7、会议管理：例会+业务协作会议

在日事清的办公经验中，我们会议基本都会有远程同事参与，所以都会做线上会议。我们团队是通过 @阿里钉钉 做会议连线，当然也可以选择zoom、蓝猫微会等在线会议工具。

会议前发送会议议程，通知相关成员，会议准备等工作，我们都通过日事清完成。

会议类型通常包括：

· 每周例会，部门内进行呢，大家可以知道同事互相都在做什么，leader可以确定大家工作的大方向没有跑偏、进度情况如何。

·业务协作会：涉及具体业务的沟通，有些比较重要且紧急的项目会以天为单位。

我们会通过日事清在会议前发会议议程给相关人，会议后形成会议纪要发给参会的人，并记录在 日事清笔记的相关文档中。

目标协作，团队无间。

新型冠状病毒疫情防控严峻挑战，各地医务人员坚守抗击第一线。

日事清支持企业实现在线办公、移动办公，帮助企业加强病毒防护，保护员工安全。

结合日事清400万用户和10万+企业青睐的移动办公能力以及在团队协作和任务管理领域的服务经验积累，您和团队可以借助这款协作利器随时随地开启办公，畅快协作，高效沟通。

日事清希望尽绵薄之力，助力您的企业和团队以高效安全的方式继续稳健运作。

我们工作人员将同您团队联系开通，并提供工具使用培训帮助。