团队合作减少Excel误算-另存、共享、正确的工作文化

今天继续看《为什么精英都是Excel控》的第二章第四节第二部分。

继续看怎么从团队合作角度来减少Excel的误算。

1. 存档时“另存新文件”

为了保留修订的记录，保存的时候以“另存新文件”来进行保存，而不是直接“保存”。

怎么命名另存的文件呢？

多久另存一次呢？

如何管理历史版本？

2. Excel文件共享

为了保证Excel版本始终为最新版，不要将Excel作为附件放在电子邮件中进行传递。正确的做法是将Excel放在共享中心，而邮件仅告知链接或Excel的存放地址。

当然，要这么做，需要有个共享中心，现在Excel自带的微软OneDrive，或者坚果云等，都是比较好用的云共享软件。大家可以尝试下。

3. 重视简单计算的文化

有不少人认为“会用Excel的人”等于“会用宏的人”或是“知道很多快捷键的人”，是不是我们也这么认为？其实不然，我们首先要明白，Excel是我们计算的工具，如何使用工具来准确的完成工作是我们追求的第一要务。而工具怎么更顺手，更高效，则是需要次一级考虑的问题。

选择团队成员都能达到的最高效率的工具才是最合适的工具。

“虽然计算过程的确很复杂，但这样能让Excel的计算自动化，进而提升作业的效率。”这句话没错吧，但是如果这个效率的提升是以误算率的上升为代价的话，那么这个效率的提升就毫无意义了。

大家试想，投行招聘的都是很优秀的人，让他们一起学习复杂的宏或者函数应该很简单，那为什么投行还坚持那么简单的计算原则呢？我想，复杂的东西，不管什么人做起来，都比简单的东西更容易出错吧。考虑到误算的代价太大，投行也就选择了风险更小的降低计算效率吧。不管怎么样，以准确的结果为最终目的的工作原则，还是值得我们借鉴的。

4. 小结

本部分介绍了从团队合作角度来减少Excel的误算的三个措施：“另存”；“共享”；“正确的工作文化”。