项目采购管理专栏︱资深软件项目经理谈项目采购管理

项目采购管理-项目采购管理概述

因为项目的复杂性，项目的组织不可能依靠自身的力量来完成项目的全部工作，所以需要把项目的一部分工作外包给其他一些组织，这个所谓的外包通常就是以合同的形式进行的，一个项目可能有很多个执行组织。

1、项目采购管理是项目组从项目外部获取产品、服务或者成果来最优满足项目的需求。采购管理是一个比较特别的过程，在其他的项目管理过程里，项目团队是一个乙方的角色，但是到了采购管理里面，项目团队就变成了甲方的角色。

2、企业仅靠自身已无力应对激烈的竞争，而应借助供应链的力量，整合各成员企业的优势资源，形成整体竞争力。因此，必须摒弃“以企业为中心”的传统管理模式，代之以现代战略合作的管理模式。战略合作的管理本质是供应链管理。供应链成员企业间应建立战略合作伙伴关系，即供应链中相互独立的上下游企业间基于信任和共同目标，共享资源，共担风险，共同活力的非正式长期协议关系。

3、建立供应商战略合作伙伴关系的意义：

（1）缩短供应商的供应周期，提高供应灵活度

（2）降低设备库存，降低管理费用，加速资金周转

（3）提高采购设备质量

（4）加强与供应商沟通，改善订单处理过程

（5）共享供应商技术和革新成果，加快开发速度，缩短开发周期

（6）共享管理经验，推动企业管理水平的提高

4、供应商战略合作伙伴关系构建流程：

（1）分析市场竞争环境

（2）合作伙伴的主因素分析

（3）建立合作伙伴关系的标准：成本最小化，敏捷性强，风险最小化原则

（4）评价和选择合作伙伴：基本资质，资信情况，市场技术能力等

（5）建立和实施合作伙伴关系

5、战略合作协议的审批和签署要点：

（1）起草战略合作协议。对于投标项目，合作协议不得迟于投标时间；对于非投标项目，合作协议不得迟于合同谈判或签订时间。

（2）企业主管领导审批通过签署。

（3）所有合作协议是规范合作方在其所涉及项目的合同签订之前活动。

（4）企业在与最终客户签订合同之后，合作方根据合作协议签署相应外包合同。

6、供应链合作伙伴关系管理的两个方面：

（1）建立信任监督机制：

1）考察供应商过去的业绩和商誉

2）供应商通过第三方认证

3）建立长期战略合作关系

4）企业经营理念的转变

5）政府积极参与并创造良好经济环境

（2）合作伙伴的激励机制

7、避免合作伙伴关系失败的要点：

（1）高层管理的承诺

（2）严格的供应商选择过程

（3）持续努力地改进

（4）目标一致

（5）合作伙伴关系支持体系和文件

（6）双赢机会

（7）广泛沟通和分享信息

（8）建立信任

（9）资源让步

（10）内部教育

（11）保持联盟和合作关系的能力

8、项目采购管理过程包括4个过程：

（1）规划采购管理（规划组）。编制采购管理计划，规定如何做好采购管理。

（2）实施采购（执行组）。对外发布采购方件、获取相应的 价、投标书或建议书、选择供应商、签订采购合同。

（3）控制采购（监控组）。监控合同的执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。

（4）结束采购（结束组）。完成单次采购过程。

9、项目采购管理过程的细化步骤：

（1）需求确定与采购计划的制订

（2）供应商的搜寻与分析

（3）定价：竞争性 价和谈判

（4）拟定并发出订单

（5）订单的跟踪和跟催

（6）验货和收货

（7）开票和支付货款

（8）记录管理

10、采购定价竞争性 价适用于：

（1）采购量足够大，值得进行竞争性 价

（2）供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本

（3）竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者

（4）买方只向技术合格的供应商发出竞标，愿意合作的供应商 价

（5）买方没有优先考虑的供应商

11、采购定价谈判适用于：

（1）当前述任何竞争性 价的标准都不存在时

（2）当道貌岸然要求许多绩效因素必须达到一致时

（3）当买方要求供应商的早期参与时

（4）当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时

供应链合作伙伴的选择和管理是一个动态的过程，在当今市场瞬息万变的形式下，基于互联 的管理是高效的，合作伙伴的选择和管理只有结合实际，真正采用双方长远双赢的利益模式，才能使供应链管理的作用发挥出来。

项目采购管理-规划采购管理

规划采购管理就是针对特定项目的项目采购（设备采购、外包等）过程进行规划，并通过动态的管理过程对供应商、采购目录等进行日常管理，以此作为实施采购的依据。

1、规划采购需要做好四项管理：

（1）供应商的管理

1）供应商调查：初步、深入

2）供应商选择指标：考虑因素有价格、质量、服务、位置、存货政策、柔性。前三个是主要因素，用于指标体系设置。

3）供应商评估方法：供应商走访、招标法、协商法

4）采购供方的合格评价：资质、质量保证能力、价格、质量、售后服务能力

5）供货商的质量管理

（2）产品采购目录管理：用于指导采购和询价，以及合格供应商比价

（3）采购需求管理

（4）采购计划管理

2、规划采购管理是指编写采购管理计划，里面规定了决定采购什么、何时采购、如何采购，还要记录项目对于产品、服务或成果的需求，并且寻找潜在的供应商。

3、规划采购管理的ITO详解：

① 自制或外购分析：通过直接成本和间接成本分析，决定是自制还是外购。

② 市场调研：用各种各样的方法做市场调研，以确定采购方式和供应商选择等。

③ 采购管理计划：描述从形成采购文件到合同收尾的采购过程。

④ 采购工作说明书：实质是对外包出去的工作范围进行说明。定义了与合同相关的那部分项目范围，每个采购工作说明书来自于项目范围基准。

⑤ 采购文件：即招标文件。用来得到潜在卖方的 价建议书。当决定基于价格采购时，通常用标书、投标或 价，而不是 价建议书。

⑥ 供方选择标准：用于在潜在的供方中选中符合要求的、合格的卖方。

⑦ 自制或外购决策：决策项目的哪些产品、服务或成果需要外购，哪些自制更为合适。

注：输入的组织过程资产主要是组织的各种合同协议类型。

采购管理计划是本阶段工作的主要成果之一，具体的采购活动将依据采购计划进行。

项目采购管理-实施采购

实施采购是根据采购管理计划进行有步骤地完成采购活动的过程。

1、实施采购时，主要做好以下三方面工作：

（1）询价比价管理

（2）采购谈判

（3）采购合同签订

2、入列采购询价比价的条件（即什么情况下需要询价比价）：

（1）采购产品是市场化程度高的产品，非专利专有技术，充分竞争性，可替代性强，供应商不唯一等

（2）单个供应商供货合同过一定金额以上的采购

3、不列入采购询价比价的条件（即什么情况下不需要询价比价）：

（1）指定采购

（2）原厂、代理有相关协议的采购

（3）单个供应商供货合同在一定金额以下的采购

4、采购合同必备条款包括：

（1）商品名称

（2）质量条款

（3）数量和计量单位

（4）商品的价格

（5）交货的期限、地点和方式

（6）产品的包装标准和包装物的供应与回收

（7）商品的验收方法

（8）违约责任

（9）结算方式

6、实施采购的ITO详解：

① 卖方建议书：卖方在询价过程中提供给买方的建议书。

② 投标人会议：投标前与潜在的供应商举行的会议，确保对采购内容有一个共同的理解。

③ 建议书评价技术：评标阶段，企业根据打分标准对建议书进行打分评价。

④ 独立估算：评标阶段，采购组织对其采购内容的成本进行独立的估算，选择与标底价最接近的 价，作为中标单位。

⑤ 广告：招标阶段，在各种平台发布招标广告。

⑦ 采购谈判：收标阶段，在合同签署前，对合同的结构和要求以及其他条款进行澄清，以取得一致的意见。

⑧ 选中的卖方：即中标单位。

⑨ 合同：即采购合同，或订购单、协议等。

注：本阶段输出的资源日历主要指租赁资源可用的日期。

采购合同签订，象征着实施采购阶段的工作完成。为了控制采购的风险，采购合同需按评审准则执行合同评审，经批准通过，再由采购部门正式签署并组织实施。

项目采购管理-控制采购

控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。控制采购过程是买卖双方都需要的，该过程确保卖方的执行符合合同要求，确保买方可以按照合同条款去执行。

1、采购不合格控制的要点：

（1）不合格口识别。采购设备不符合采购计划及采购合同所规定要求、规格、标准，均为不合格品。

（2）经进货验证确定为不合格的产品，采购应及时处理：退货、调换、降级改作他用（降级需批准和备案）。

2、采购档案管理的基本要求：

（1）归档的采购资料文件要完整、安全和保密

（2）防止采购资料文件调换、涂改、遗失和损坏

（3）涉及供应商商业机密的，没有得到采购主管领导许可，不得对外提供

（4）采购部门应对采购信息进行管理、控制和利用

（5）采购部门资料保管员按规定保存采购信息资料

注：采购合同签订5个工作日内应将采购合同原件及相应附件归档。

3、采购档案保管期有永久、长期（30年）和短期（10年）三种。

4、采购入库的三个条件：

（1）检验合格产品填制《进货检验记录单》

（2）库房核对采购设备对应项目准确无误

（3）供应商提供的运货单或到货证明

5、控制采购的ITO详解：

① 合同变更控制系统：对已签订的合同进行修改控制的流程系统。修改之后就会成为“批准的变更请求”

② 采购绩效评审：是一种系统的，结构化的审查，买方依据合同审查卖方在规定的成本和进度内完成项目范围和达到质量要求的情况。

③ 检查和审计：核实卖方具体工作成果是否符合合同要求。

④ 告绩效：评估专访提供的工作绩效数据和工作绩效 告，形成工作绩效信息，向买方管理层 告。

⑤ 支付系统：采购付款系统。