有哪些工具、技巧和方法极大地提高了工作效率？

在职场中，把工作“做快”确实是一项非常重要的技能。

大部分人的工作都属于结果导向型，在工作时间内，产出更多的价值，更高的绩效，就有机会收获更丰厚的回 ，也能得到更大的成就感和价值肯定。

想要提升工作效率，并不单指做好时间管理，挤出更多的时间做更多的工作。而是以更高的效率和质量完成工作，或者直切要点，一举解决工作上的问题。

所以在工具、技巧和方法中，小帆将技巧和方法放到了最前，其次是工具。因为技巧和方法是需要学习，培养实践的。而工具能否发挥作用，主要取决于使用者。

工作技巧：

1、工作计划和工作总结

这点很多人提到，工作计划和工作总结确实是高效工作的基础。将自己每天/周/月/年的计划排好，一是不容易遗漏，二是个人对于工作内容也能有清晰全面的认识，可以更直观分清轻、重、缓、急。

至于工作总结的价值，一是自己可以快速了解工作成果和需要改进提升的地方，二是在汇 和复盘的环节中，可以快速根据自己的工作总结，提炼出汇 和复盘的要点。

2、工作分类，确定优先级

列出工作计划后，就是将工作分类，并确定优先级。

艾森豪威尔矩阵（Eisenhower Matrix）方法可能比较有用。

艾森豪威尔矩阵是一种工具，以 1953 年至 1961 年美国总统德怀特·艾森豪威尔 (Dwight D. Eisenhower) 的名字命名，指根据任务的紧迫性和重要性对任务进行优先级排序。

艾森豪威尔矩阵的原则是：最紧急和最重要的任务现在就应该完成，而那些不属于这个类别的任务，可以安排在以后，或委托给别人，或直接删除。

3、明确个人习惯和界限

在工作中，每个人都有自己的工作习惯。例如，必须长时间专注于某项工作才能高效完成，此时就可以提前准备好适合工作的环境，并提前准备好相应的计划，例如提前把琐碎事务处理好，临时安排其他不重要的任务，向同事沟通，寻求理解和帮助。

当然，想要做到这点，前提条件是团队氛围融洽，同事们愿意自发互帮互助，这也要求你有良好的人际交流能力。

4、时刻做好紧急预案

工作时难免遇到措手不及的任务安排，面对这种情况，最好的应对方法就是提前准备好预案和计划。一旦紧急任务发布，可以用最快的速度安排时间和人手去完成，做到遇事不急，游刃有余。

5、解决真正需要解决的问题

每一个职场人都遇到过这样的问题：在皮毛小事上花费了巨大的时间，而核心的东西，却花时间很少。

其实工作效率都是有上限的，在掌握工作技能、提升工作技巧到一定程度后，也很难再进一步提高工作效率。

这个阶段，工作的目标应当变成如何解决真正需要解决、值得解决的问题。判断真正需要解决的问题，是需要足够的经验积累和洞察力才能做到的。

例如在乙方企业工作时，就不能只是机械地完成表面下发的工作，而应该尝试挖掘客户的真正需求。

更有甚者，成熟的职场人会透过现象看本质，他们无需解决问题，只要找出关键成因并解决，很多问题就可迎刃而解。

借此，我们也可以给需要解决的问题分类。
一是“插曲类”问题，例如其他部门找你要些资料，这类问题非常琐碎，但不需要多大精力，可以交给别人完成。
二是“困难”问题，这类问题花费时间多、困难度高，但没有太多价值，必须用最少的时间完成。
三就是“高净值”问题，这类问题重要性强，需要花费很多时间和精力，想解决这类问题，必须要用到我上面提到的洞察力，以及“透过现象看本质”。

6、结构化思维方式

结构化思维是指在思考分析解决问题时，以一定的范式、流程顺序进行，首先以假设为先导，对问题进行正确的界定，假设并罗列问题构成的要素，其次对要素进行合理分类，排除非关键分类，对重点分类进行分析，寻找对策，制订行动计划。

在职场中，结构化思维是一项非常值得掌握的技能。掌握结构化思维，能够条理清晰，重点突出地制定计划、方案，有效地安排好学习与工作，有条不紊地处理各种复杂问题。

训练自己的结构化思维，大概可以分为三个步骤：分析目标——资源分析——制订计划。其中可以用到一些经典的分析模型。

PEST分析是指宏观环境的分析。宏观环境又称一般环境，是指一切影响行业和企业的宏观因素。PEST指政治（Political）、经济（Economic）、 会（Social）和技术（Technological）这四大类影响企业的主要外部环境因素。

SWOT分析，即基于内外部竞争环境和竞争条件下的态势分析，就是将与研究对象密切相关的各种主要内部和外部因素等，列举出来加以分析，助于企业竞争战略制定。SWOT指优势（Strengths）、劣势（Weaknesses）、机会（Opportunities）和威胁（Threats）。

MECE，是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是“相互独立，完全穷尽”。也就是对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏的分类，而且能够借此有效把握问题的核心，并解决问题的方法。

3C战略三角模型（3C’s Strategic Triangle Model）即公司自身（Corporation）、公司顾客（Customer）和竞争对手（Competitor）。制定任何企业经营战略时，都必须考虑这三个因素。

波特五力模型是迈克尔·波特（Michael Porter）于20世纪80年代初提出。他认为行业中存在着决定竞争规模和程度的五种力量，这五种力量综合起来影响着产业的吸引力以及现有企业的竞争战略决策。五种力量分别为同行业内现有竞争者的竞争能力、潜在竞争者进入的能力、替代品的替代能力、供应商的讨价还价能力与购买者的议价能力。

7、注意劳逸结合

每日工作时间不可能100%保持高效工作，这是几乎所有职场人达成的“共识”。因此在工作中，应把握好工作节奏，长时间攻克难度较高的工作后，应适当转换状态，做一些轻松，不费脑的工作，做到松紧有度。

工作方法：

1、时间管理：GTD工作法

美国著名的时间管理大师戴维·艾伦在《搞定》（原名为Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity）一书中提出的GTD（Getting Things Done）工作法如今已经成了时间管理的一个专有名词。
GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并使自己一一去执行。GTD的五个核心原则是：收集（collect/capture）、处理（process/clarify）、组织（organize）、回顾（review/reflect）、执行（do/engage）。
GTD成功执行的关键在于：养成收集的习惯——确定下一步计划——关注结果。

2、时间管理：番茄工作法

番茄工作法是一种更加简单易行的时间管理方法。
使用番茄工作法的步骤为：选择一个待完成的任务，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后进行短暂休息一下（5分钟左右），然后再开始下一个番茄。每4个番茄时段多休息一会儿。
番茄工作法可以细化工作流程和目标，帮助你养成规律性的工作习惯，提升每个时间段内的专注度，并产生紧迫感，激励自己按时按质完成预设目标。

当然，我们的工作环境并不一定能如此理想。因此也可以自行制定更加适合你自己的时间管理方式，只要注意三点原则：计划、专注和时间把控。

3、质量管理：PDCA循环

PDCA循环是美国质量管理专家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A. Shewhart）首先提出的。PDCA循环的含义是将质量管理分为四个阶段，即Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和 Act（处理）。这一工作方法已成为企业管理各项工作的一般规律。

PDCA模式的应用，可以帮助我们养成规划——执行——思考和改进的良性习惯，对我们提高日常工作的效率也有很大的益处。

4、目标管理：SMART原则

SMART原则，即Specific（具体的）、Measurable（可以衡量的）、Attainable（可以达到的）、Relevant（与其他目标具有一定的相关性）、Time-bound（有明确的截止期限），原用于绩效目标设定，现也用于员工个人工作方法。SMART原则把个人需求与组织目标结合起来，强调重视工作成果。

其次，也有一些专业介绍工作方法的书籍可以推荐：

《包邮 深度工作：如何有效使用每一点脑力 职场成功励志书籍 后浪》【摘要 书评 试读】- 京东图书

《高效能人士的七个习惯（30周年纪念版）（全新增订版）》([美]史蒂芬·柯维)【摘要 书评 试读】- 京东图书

作为一名“管理者”，如何养成一种“有效性”的方式，德鲁克给予五点启示：合理地使用时间，重视对外界的贡献，善于利用所有的长处，集中精力于某些重要的领域，决策的有效性。

《卓有成效的管理者 55周年新译本 附赠京东定制视觉导图 价值1000元的学习包》([美]彼得·德鲁克（Peter F.Drucker）)【摘要 书评 试读】- 京东图书

《效率脑科学 卓有成效地完成每一项工作（图灵出品）》([美]戴维·罗克（David Rock）)【摘要 书评 试读】- 京东图书

《【正版包邮】金字塔原理1+2 大全集 思考、表达和解决问题的逻辑+实用训练手册 麦肯锡经典培训教材》【摘要 书评 试读】- 京东图书

工作工具：

除了掌握技巧和方法外，也要善用工具。

工具可分为两类，一是提升效率类，很多东西能用工具解决的，就不需要太多人力。
其次是习惯培养类，工具能帮助我们掌握工作技能和方法，养成工作习惯，并巩固使用。

1、在线协作文档

相信大家都有这样的经历，辛辛苦苦弄好的文档忘记保存，或者突然电脑出了问题，文档闪退，白费功夫。又或者有一些临时的细微修改要求，还要开电脑调整，非常麻烦。

2、Everything

voidtools

一款便捷的小型工具，可以快速搜索到电脑上的任意文件，特别适合电脑文件又多又乱的同学使用。但养成桌面文件定期清理的习惯也是不可或缺的。

3、PDF转换

https://smallpdf.com/

4、图片处理工具

Canva：套用模板快速做图，不会设计也能做出好看的海 和图片。
草料二维码：二维码快速处理
免费无版权图片
Pexels： 免费素材图片
Piqsels： www.piqsels.com

5、传图识字小程序

6、幕布

幕布是做大纲和思维导图的工具，强调结构和逻辑，可以帮你把工作做得更职业化，更有条理。

7、得帆云

近年来企业内部也在越来越多地尝试数字化软件和工具。
数字化工具能帮助大家构建新的工作方式，利用数据进行决策，利用技术创造价值。同时，数字化的工作方式能统一化、规范化工作流程，推动工作效率提升。

得帆云就是一款使用效果极佳的数字化工具。

得帆云多年深耕企业数字化转型，服务兼具专业性和先进性。低代码可视化的特点降低了业务系统搭建的人工成本，缩短了开发周期。企业业务人员也能完成简单搭建，并快速完成系统更新维护和需求变化导致的二次开发，满足企业不同阶段的数字化需求，从而保障企业的长期竞争力。

以CRM系统为例，销售可以查看个人客户列表中的已成交客户和潜在客户，对于不合适的客户，除了将其退回公海，也批量转移给其他同事。同时也能实时生成数据，分析客户情况。