会议室预订系统：高效办公的关键

会议室预订系统：高效办公的关键

在灵活、开放式会议室的时代，比以往任何时候都更需要工作空间拥有区域，让团队可以专注于重要项目、梳理细节并与利益相关者和客户建立联系。尽管有很多关于会议室“尴尬”的场景（尤其是在现代经济飞速发展的时代下），很明显会议室在工作场所具有的重要作用。
事实上，市场调查中，超过50%的受访者表示，预定或临时会议以及 交活动是他们想回到会议室的主要原因。 各地的工作团队都需要为他们的员工做到这一点。启用会议的一种方法：直观有效的会议室预约系统
在这篇文章中，我们将讨论预约和维护会议室时间表方面的一些最大挑战，同时重点介绍使用会议室预约软件使您的员工真正有可能参加会议的好处和功能。

维护和预约会议室的挑战

在开放式办公环境的众多挑战中，最常见的抱怨之一是在需要时难以安排会议室。具有讽刺意味的是，技术进步经济发展使会议变得更加普遍，会议室则成为多方团队和来访客户之间的桥梁。当需要使用时，您会在使用时遇到问题，简陋的会议室也不例外。

挑战1——缺席

潜在的第一种会议室挑战是空会议室。预订和放弃，这些会议空档期不会因为会议被取消、会议参数改变或各方跳过重复事件而被填满。缺席预订的最大挑战是它会影响办公室中的所有其他预订。

挑战2——规则

有时，绝望的时刻需要采取绝望的措施；当会议室因无人使用，并且又无人安排时，人们可以通过简单地“占用”方法来处理他们需要会议室的问题。不幸的是，这通常意味着通过（“对不起，我们真的需要这个空间。”）或其他原本属于我们预定会议室被使用了而将另一方赶出房间。（“有人偷了我们的，所以我们必须偷你的。”）很多时候，这归结为等级或规则敏感性的问题。它还可能导致员工或部门之间的摩擦。

挑战3——蹲守

与规则类似，当有人需要比较隐秘的办公环境，小范围讨论主题（外地来访客户或从事重点项目的人）通过会议室隐蔽性以获取他们需要的安静的氛围时，就会发生“蹲守”情况。这不仅是糟糕的形式；它还占用了整个房间的可用空间，以满足一名工作人员的需求。
当员工蹲守在会议室时，他们通常会占用那些真正需要会面的人的空间。

挑战4——人满为患

在 交距离和信息共享的时代，安排一个太小的会议室是比过去更严肃的事情。以前，人满为患只是意味着迟到者没有座位。现在，它可能会促进办公室内细菌的传播。出于这个原因，在您的会议室空间内创建和保持良好的 交距离是关键。使用具有容量限制的会议室预订系统，这变得更加容易。

使用软件预订会议室的好处

使用预订软件来安排和维护您的会议室可以为您的办公室做更多的事情，而不仅仅是避免一场地盘之争（尽管取决于您的预订的争议程度，这本身可能就足够了）。

互动预约系统

交互式会议室预订系统消除了进入正确工作区的许多摩擦点。系统是这样工作的：
1.在召开会议时，会议协调员（可以是任何员工，而不仅仅是办公室安排的管理员）可以从他们的手机或会议室触摸屏登录移动应用程序，根据交互式后台查看房间可用性时间、日期、容量、会议类型或其他要求。
2.根据可用的选择，协调员可以预订房间、邀请客人并自动与他们的 钉钉或 OUTLOOK 同步。
3.下班时间，协调员可以进入会议室；如果登记失败，房间将可供其他可能需要它的人使用（这通常称为 AMP 或“废弃会议室保护”）。
4.会议结束后，可安排清扫或恢复服务供他人使用。

会议室预订系统的 10 个主要功能

在研究在线预订系统的需求时，了解顶级平台内置的一些强大功能会很有帮助。这些功能使人们可以轻松进入房间，管理员可以根据数据对空间做出决策，并使设施保持空间健康和正常工作。
以下是您在考虑会议室管理软件解决方案时应该寻找的 10 大功能。

1.实时数据

人工预定会议室的数据几乎从未更新过。幸运的是，交互式系统可以为您提供有关谁在会议室、他们在哪里以及可供协作的免费会议室的最新信息。

2. 特定容量预订

当您有预订参考时，安排房间会更容易。容量信息可让您轻松获得，满足您需求的完美空间。

3. 有针对性的选择

每次会议都不一样；一个完善的预订解决方案将能够根据您要召开的会议类型提出建议。每个空间都适合不同的任务，您的预订系统可以推荐最适合工作的会议室。

4. 非接触式预订

非接触式系统正迅速成为保持办公室健康的必备品。使用正确的预订系统，您可以从会议室显示中选择会议空间，也可以直接从您的PC端后台或移动端中选择。

5. 一目了然的寻路

如果您刚到办公室，预订房间应该很容易，而且到达那里也应该很容易。借助会议门牌的信息，您可以快速轻松地参加会议和参加所需的人员，同时减少通过其他工作区的人流量。

6. 废弃会议保护

会议室中最重要的是那些没有发生的事情。这些幽灵般的聚会会影响您办公室的效率和投资回 率。一个好的交互式预订系统会自动处理这些失去的机会，让宝贵的空间重新发挥作用。

7. 日历集成

当预订系统可以直接与会议室日历交谈时，让每个人都知道会议时间、日期和地点会更容易。它可以发送提醒、给出方向并立即向参与者更新计划的变化。

8. 乱七八糟的应用程序集成

当功能强大的办公室通信工具可以兼作预订系统时，您的会议可以更轻松地召开。与钉钉、outlook、企业微信等消息传递应用程序的集成是高级自动会议室预订系统的标志。

9. 数据分析

您从会议室得到的不仅仅是空间。通过使用分析，您可以更好地了解您的会议室如何以及何时安排不同的空间，从而使您能够就您的空间以及未来对灵活空间计划和利用的调整做出数据驱动的决策。

10. 调整

事情并不总是按计划进行；因此，通过触摸屏幕 告会议室状态的能力是您的预订系统中的一项重要功能。有了此功能，可以快速轻松地解决问题，并且每个人都可以更快地恢复工作。
为什么会议室预订系统比以往任何时候都更重要

虽然易用性和出色的集成肯定是卖点，但现在使用会议室预订系统的最令人信服的原因可能是能够确保您的员工在新冠疫情时代重返办公空间时能有一个安全性的提升。当您的公司与这个新世界走到一起时，集成系统可以通过多种方式帮助您做出最佳选择。

接触者追踪

回到办公室也意味着有责任了解谁在内部，谁来访，何时访问以及访问多长时间。由于在办公室内追踪接触者是在检测结果呈阳性的情况下减轻新型冠状病毒传播的最佳方法之一，因此有一种快速轻松地评估主要接触者的方法很有价值。使用来自签到、会议室预订等的数据，您可以帮助您的员工了解他们的潜在风险，并采取任何必要的措施来限制进一步传播。
减少流量
您的员工在会议室内走动的次数越少，长时间接触的机会就越少。借助状态板，员工可以了解会议室里的人、他们坐的位置。寻路和状态功能可以极大地提高您会议室的安全性，即使在分阶段返回计划的过程中密度会增加。
一目了然地查看可用房间可以减少办公室的拥堵。
归根结底，工作场所团队要消除员工工作日中的摩擦点。有效的会议室预订系统让您只需轻点电话或点击鼠标即可轻松安排会议，从而解锁您的办公室。