薪酬管理软件可以带给HR的5个改变

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作为一个人力资源领域的专家，当新员工入职时，通常你只需要做一些基础且重复的工作。但是对于如何确保他们能够及时准确地拿到应得的薪资，就不得不格外上心了，否则你将会面对各种抱怨和投诉。

因此，一个能够简化薪资发放流程，同时保证该流程合规性的系统，一定是你所期待的。

将薪酬管理软件与企业人力资源系统结合起来会带来非常多的好处，你可以按照需求定制化你的系统，去除掉无用功能，优化入职流程，确保薪资支付快速而准确。同时，由于这一系统不断更新迭代，你在应对繁冗的税法和规章制度时也会更得心应手。

那么首先，让我们细数一下，一个薪酬管理解决方案必备的关键功能和产品特征都有哪些。

关键产品功能

你的公司采购的薪酬解决方案应当包括以下的产品功能，这些功能可以显著改善公司的作业流程和系统效率：

薪酬核算处理：任何薪酬管理软件的最终目的都是可以处理多种复杂薪酬任务，包括工作时间计时以及加班工时计算等场景；

直接付款功能：员工们都不会期待拿到的工资是一张支票，幸运的是大部分薪酬核算软件都可以与银行系统连接，将薪资即时发放到员工的银行账户上。同时，这样也可以规避很多操作失误或票据损失带来的风险；

税务信息填 辅助：最好的薪酬管理解决方案可以在应税阶段前自动利用系统中的员工数据填写好税务信息，同时避免人工填写的错误。并且得益于这一自动填充功能，该项日常工作也会确保及时被处理。

合规工具：为了保证员工数据的安全，薪酬管理解决方案应该有强健的合规工具或措施。而且国家和地方税法也会更新调整，这样一套实时同步更新的系统，可以保证企业时刻运行在合规环境中。

自助服务：允许员工利用自助服务通道进行个人操作，比如登陆系统查看个人薪酬信息。他们可以利用个人数据自行纠正某些错误并且导入自己的出勤信息，薪酬管理专家团队因此只需处理一些复杂任务即可。

会计事务辅助：某些会计核算功能同样可以与薪酬管理解决方案相结合，利用这一功能将财务流程打通，同时也可以让你的团队参与到更多的跨部门合作中。

上述功能可以为你的组织提供诸多便利，比如把你的财务团队从冗杂的日常任务中解放出来，以及简化入职等人力资源流程。

将冗长任务变得自动化

对于一个人力资源专家来说，或许所有的薪酬核算任务都是再熟悉不过的重复操作。但对一般的薪酬管理员工来说，处理这些日常工作事项是需要一定协助的。例如输入数据、处理请假需求、梳理加班工时都需要占用大量时间，这些时间本可以分配到员工薪酬核算的任务上。

所有优质的薪酬核算处理系统都可以为上述问题提供帮助。如果薪酬管理功能与其他人力资源管理系统有效集成在一起，便可以将简单的记录工时等功能升级，变成精确分析员工时薪等复杂应用。

并且，自动休假提醒和其他数据准入意味着薪酬管理团队可以花时间应对其他突发问题或更复杂的事项。

减少薪资问题

任何一个薪酬管理专家都会对你说，只要一发薪水，问题就会蜂拥而至。如果这些辛苦钱没有正确打到账户上，人们就会有各种疑惑，为什么账面数字改变了，那些应得的钱都去哪了……

大部分薪酬管理解决方案都有自助服务的选项，这对减少财务团队的日常问题处理很关键。员工可以轻松获取他们的薪酬支付信息，包括存根和纳税单。同时也意味着如果任何信息存在谬误，员工也可以直接看到，并第一时间联系薪酬管理或者人力资源团队来修复。

简化入职流程

这同样解放了你的人力资源团队，使得他们可以把更多的时间和经历投入到入职流程中更重要的模块中，比如培训体系。

准确付薪

无论你的员工多么热爱工作，他们都希望可以准时且数目准确地领到薪水。自助服务通道意味着当员工的钱到账后，员工可以在一分钟之内就查询到信息。

自动化的薪酬处理流程还可以减少人工录入带来的一般性错误。打错一个字可能会相差100-1000块钱，并且你肯定也不希望多付或少付员工薪水。

促进合规

保持目前的薪酬管理流程符合经常调整的国家和地方税法的规定，有时是一件难以完成的任务。你需要保持合规，但有时不断快速变化的法律条文会让这件事看起来难以实现。

新的薪酬管理软件可以监控这些法律和其他规章制度，所以你不需要跟合规玩猫捉老鼠的游戏，同时可以保证你的所有抵扣工作都是准确和合法的。这也可以减轻薪酬团队的负担，使得他们不用那么紧盯各种政策法规的变化，尽管为保障一切工作运转顺利，他们还是需要定期学习与梳理新增的法律规范。

主要的挑战

尽管将薪酬管理软件和人力资源系统集成有诸多好处，在做出这种调整之前也要考虑到很多可能的重大挑战。

改变管理方式

人力资源团队比其他人更清楚，改变管理方式非常复杂。让每个人都学习了解工作上的所有变化，有时反而会导致工作效率降低，尤其是这种变革发生在那些用惯了老系统的员工当中。

你需要努力证明实行一个新的解决方案的好处，并且详尽地解释为何要做这种转变。你也需要着重强调调整后薪酬管理工作将变得多么轻松，以及让员工知道他们现在可以自主查询个人薪酬信息了。同时，分管这部分事务的财务团队需要在调整之前得到足够的宣导和说明，并充分考虑他们提出的意见。

供应商的沟通交流

当你决定做这个改变的时候，你需要确定是否拥抱一个全新的薪酬解决方案是最佳选择，或者其实目前的人力资源管理软件可以提供一个定制化的薪酬模块来满足需求。人力资源、信息技术和财务团队需要协同合作，找出适合公司的最佳解决方案，所以要确保可以建立跨部门的长效沟通机制。

另外，与第三方供应商打交道经常会有不理想的状况出现，甚至这会导致使用第三方服务成为一种更差的选择。因此在合作之前，你需要仔细清楚地沟通，确认什么是你想要的，什么是你想从解决方案中获得的，同时仔细审阅合同。

你也需要去跟供应商确认，当这个方案实施以后，你可以得到哪些支持。很多供应商会提供24小时热线服务，或者必要时入驻公司进行售后成功服务，这在处理一些紧急问题时会很有效。

培训员工

或许在项目实施中，最重要的部分就是培训员工如何使用这个系统。关于新软件在实施过程中可能产生的影响，会出现很多问题和顾虑，所以请让员工们确信，新系统可以让薪酬管理变得非常顺畅。

同时你还需要跟你的供应商沟通，确认培训能够有效进行，以及预先考虑到被培训的员工可能关注的主要问题，这样你就可以在他们提出问题之前进行有效引导。

薪酬和财务团队会必然需要更多的产品培训，但其他员工也应至少保证得到基础功能的培训。而且你很可能之前已经有了对该产品的培训经历，因此可以充分利用这些经历。比如整理一下过去培训中得到的各种文档资料，以及认真考虑各个培训课程是否全部需要或者适当删减。

你也需要跟技术团队合作，在具体实施中寻求他们的帮助，并且评估一下是否需要额外的设备和更多的培训。

无论实施新的薪酬系统会遇到何种困难，今后所节省的时间和金钱成本会让这个项目变得很值得。你的薪酬团队会有更多的时间和精力来处理复杂问题，简化日常工作流程，员工也会确保准确及时地收到工资。另外，入职和合规事项也会更简化，所以薪酬团队可以做好充分准备，应对其他的突发挑战。

翻译：于扬

关于易路

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