掌握办公软件的正确打开方式，让你的工作效率快速提升！

工欲善其事必先利其器，我们的工作中离不开各类工具的辅助，但在工作中我们发现，同样的工作有的人几分钟就能搞定，而有的人可能要花费几小时甚至更长时间才能完成，这是为什么呢？

除了认知层面的差距，更重要的就是对工具的使用程度不同，导致工作效率相去甚远，而工作效率直接决定了你的职业发展！

在教培机构，各个岗位也离不开办公软件的使用，尤其是研发部门在制作产品时，会大量用到word。

平时总能听到很多老师在说软件不是很好用，但实际上并不是软件不好用，而是没有找到正确使用软件的方式，很多隐藏功能不会用，你才会觉得软件不好用。

比如同样的讲义排版工作，有的人一天能完成8本讲义，有的人一天只能做出来一本还错误百出。

其实原因非常简单，不是因为老师偷懒，而是熟练程度不一样导致工作效率不一样。操作熟练的人一天完成八本讲义的排版当然没有问题，但对于那些连基本操作都不熟练的人就非常困难了。

其实word中有很多非常方便快捷的功能，如果掌握了这些常用功能的方法和技巧，并且能运用的非常熟练，你的工作效率就会大大提升啦！

有的老师可能会说，百度一下什么都知道了，直接让他们自己学不就好了吗？大家要注意，在讲义的排版过程中并不是需要用到所有功能，我们的目的也不是让这些老师都变成排版大师，只需要掌握一些基础快捷技巧，也就是在讲义排版中应用最多的技巧就可以了，方法在精不在多。

今天我们就来聊聊在讲义研发制作过程中最常用的word中的五类技巧，快速提升你的工作效率！

在word中添加模板

文字类的快捷操作

表格的快捷操作

一.在word中添加模板

首先在软件的选择上，推荐大家使用wps的2016版本，2019版本也可以用，但是因为部分功能更新，操作会有些不同。后面的内容都以2016版本为例进行拆解。

为什么要在word中添加模板呢？

每个机构的产品不管是日常工作中用到的文件，还是教学中用到的产品肯定都是有模板的，那在一次性或者短时间内要制作很多份文件的时候，如果一个个复制粘贴重命名，重复性的操作就多了很多。而提前设置模板之后，这些操作就会变得非常简单。

添加模板分为四步：

1. 打开模板，也就是常用的文件模板

2. 点击word左上角，也就是“wps文字”的位置

3. 点击“另存为”，然后选择“wps模板文件”

4. 修改名称，写上对应的模板名称，比如；讲义模板，然后点击保存即可。

这样就完成了在wps中新建模板的操作。

除此之外，还可以把经常用到的模板保存成默认的版式，这样在使用过程中会更加方便。丨K12商学院

设置默认模板操作步骤：

1. 点击左上角，也就是“wps文字”的位置

2. 依次点击：新建-本机上的模板

3. 在这个页面，就可以看到之前保存的所有模板。

我们可以选择其中最常用的模板设置为默认模板，比如老师上课需要用到的讲义模板，在左下角就会有一个选项：设为默认模板，勾选后再点击确认就能将讲义模板设置为默认模板。

完成在wps中新建模板的操作之后，在实际使用过程中的效果是这样的：

想打开默认的模板，就点击加 右边的倒三角，选择“从默认模板新建”，这样就可以直接打开刚才设置的默认模板。

如果想打开其他模板，就先点击左上角，选择“新建”，选择“本机中的模板”，再选择对应的模板即可。

比起从电脑硬盘里一个个查找打开，这样操作就会方便很多，是一个一劳永逸的方法。

二.文字类的快捷操作

这是整个排版中的重点！

1常见快捷键及使用场景

基础类快捷键（必须掌握）

Ctrl+A：全选

当某一讲讲义完成之后，需要对内容里的字体、字 、行间距等进行修改，就可以使用全选的快捷键快速进行修改。

Shift ：自行选择区间

需要对某一段连续文字进行格式修改，就可以使用shift功能选择对应的文本范围。这里操作的时候要注意：首先鼠标要先放在选定文本的开始位置，当鼠标点击选定文本的最终位置时要同时按shift键。

Ctrl+C：复制

将选中的文字复制到剪贴板中，原文字不变

Ctrl+X：剪切

将选中的文字剪切到剪贴板中，原文字被删除

Ctrl+V：粘贴

将剪贴板中的文本或图片粘贴到光标处

Ctrl+Z：撤销

撤销当前的操作

Ctrl+S：保存

对当前文档进行保存

这里着重强调CTRL+S自动保存这个功能。在做研发的时候，因为打开的文件通常很多也比较大，电脑非常容易崩溃。大家想想看：讲义辛辛苦苦做了一半，wps突然崩溃了，重新打开文件后发现没有保存，在备份里也找不到，那这就意味着需要重新再做一次，是不是特别崩溃。

Ctrl+B：给选中的文字加粗（再按一次，取消加粗）

在描述知识点的时候，经常需要把一些重点加粗，用快捷键就不用来回进行鼠标的切换，会方便很多。

Ctrl+I：使选中的文字倾斜（再按一次，取消倾斜）

设置倾斜格式也是一样的道理

Ctrl+U 给选中的文字加下划线（再按一次，去掉下划线）

比如说填空题，一般下载后的题目横线上是有答案的，在做讲义的时候需要做教师版和学生版的，学生版要删掉答案，再把横线加长，那就可以用CTRL+U的方式，再结合Tab键，就能快速的打出很长的一条横线。具体操作：先同时按CTRL+U，然后松手，再点击Tab即可。

进阶类快捷键（最好掌握，研发必备）

Ctrl+F：打开“查找与替换”对话框，并定位在“查找”标签上

Ctrl+H：打开“查找与替换”对话框，并定位在“替换”标签上

Ctrl+G：打开“查找与替换”对话框，并定位在“定位”标签上

“查找与替换”的功能是非常强大的，掌握这个技巧在排版中就无敌了。替换的功能可以快速对文本进行批量修改。

2字体修改

很多讲义中既有中文又有英文，那怎么统一协调它们的格式呢？

第一步：全选，使用Ctrl+A快捷键

第二步：修改中文格式，字体、字 、行间距、字间距等等。

第三步：修改英文格式，一般字母使用“新罗马”体。修改完之后，它就只会把文中的英文字母进行更改，中文的格式不会变。

第二步和第三步的顺序一定不能错，先修改中文格式。

3字母印刷体替换成手写体

这里其实是一个细节：如果只把字母的字体修改为新罗马，显示的还是印刷体，比如字母a的小写和手写体差别就会很大。

很多人想更改，但不知道怎么才能快捷实现这个操作。其实这是一个10秒就能完成的操作，这里就用到Ctrl+H替换的功能。

第一步：同时按住Ctrl+H，打开替换界面

第二步：鼠标放在查找内容上，选择：特殊格式-任意字母

第三步：鼠标放在“替换为”这一栏上，点击：格式-字体

第四步：在字体中选择“倾斜”，点击确定。

第五步：点击“全部替换”。

这样就可以把文中所有的字母都替换成倾斜的格式，也就实现了印刷体到手写体的转变。

4文档结构图

成本的讲义一般都需要插入目录，如果在制作讲义的时候先建立起一个非常整齐的文档结构图，就能自动生成目录，会非常方便快捷，而且也能帮助我们在查看文档时快速定位。

这里也有快捷键，Alt-S-A-数字。

例如：把某一行文字变成三级目录的形式。

第一步：选择对应的文字

这里不用全部选中这一行所有的文字，只需要把鼠标放在这一行文字的任何位置。

第二步，依次按Alt，S，A，以及数字3

这样就可以把这行文字变成三级目录，在文档左边的文档结构图里就会出现这一段文字。

当把整本讲义的目录都设置好之后，就可以直接使用“引用-目录”来插入目录。

那文档结构图应该在哪里打开呢？

点击“视图-文档结构图”就会在文档左侧显示，也可以设置为靠左、靠右或者隐藏。

5格式刷

大家对格式刷的功能应该比较熟悉，但很多人在用的时候是用一次刷一次。如果要把很多不同段落里的文字都修改为一种格式，这样就需要点击很多次格式刷，其实有一个更快捷的方法。

双击格式刷，就可以保持格式刷的状态。

怎么操作呢？如果我需要把刚才设置好的每一个目录都加粗，那我就选择其中的一个目录加粗，再双击格式刷，然后在左侧的文档结构图里点击其他目录，选择对应的文字即可。

6首行缩进，标尺

常规的首行缩进方法有三种：

第一种是点击Tab键，进行首行缩进；

第二种是在开始界面，通过增加或减少缩进量来实现首行缩进；

第三种是在段落中设置。

今天教给大家一个更快捷的方法：通过标尺来设置缩进。

第一步，点击视图，把标尺前面的对勾选中。在页面的上方就会出现标尺，上面会有对应的数字，数字是几就代表多少个字符。

第二步，把鼠标放在需要首行缩进的文字最前端，也就是第一个字之前，然后点击标尺上的倒三角，将它拖动到2的位置上，就可以实现首行缩进两个字符。

再拓展一下标尺的用法：

标尺上的倒三角，是用来控制首行的缩进字符；而下面的三角，是用来控制除首行以外其他行的缩进字符，也就是悬挂缩进。最下面，还有一个长方形的条，是用来控制整段的缩进，可以使整段文字进行缩进。

最常见的公式就是以下几类：分数、根 、次方、下角标

分 ：CTRL+F

根 ：CTRL+R

上标：CTRL+H+具体次数，这个主要用来标具体的次方

下标：CTRL+L+数字/文字

还有一些讲义中常用到的符 ，像≥，≤，π，≠等，可以使用输入法打出来。

其他符 ，比如：π，直接输入“pai”就可以显示；≠，直接输入“不等于”就可以。

四.表格类的快捷操作

数学的很多题目里会经常用到表格，那在排版的时候也要注意把这些表格进行美化。

常见的操作分为四类：

第一类：自动调整

可以自动调整每行每列的间距。操作步骤：依次点击“表格工具-自动调整”。可以选择适应窗口大小，也可以选择根据内容调整表格。

建议大家使用：适应窗口大小，这样所有表格都是统一大小的。

第二类：对齐方式

这里主要是针对表格中的文字。有时候表格中的文字位置忽高忽低很难看，我们可以通过对齐方式来进行调整。依次点击“表格工具-对齐方式”，一般选择“水平居中”。

第三类：表格边框

主要是对表格边框进行选择。依次点击“表格形式-边框”，再选择需要的样式即可。

第四类：绘制斜线表头

首先选中表格中的某一栏，依次点击“表格形式-绘制斜线表头”，就可以在对应的表格中添加斜线表头。

第一类：发现问题后直接截图发给对应的讲义制作人，让其修改

第二类：直接当面沟通，辅助手下的员工进行修改

其实这三种方法，不能说哪个好哪个不好，只能说在不同时期有不同方法。

第一种就比较适合现在这种线上办公模式；第二种，适合时间充分，沟通方便的情况；第三种适合时间紧任务重的情况。

这个操作就把第一类和第二类结合在一起了。

其实解决的方法非常简单，wps中的审阅功能就能保证信息的对称性。

那具体怎么操作呢？

第三步，修改错误。点击“已解决”。在修改错误的时候，不是把批注完全删掉，而是在修改完后点击对应批注的右上角，在下拉选项中，选择“已解决”即可。

查看这些批注也不用从上往下翻，可以直接点击“审阅-上一条/下一条”即可切换批注，进行修改。

第六步，删除批注，保存1.0版本讲义。如果所有的错误都已经修改完，研发负责人就可以把所有批注删掉然后保存文档，同时把文档命名最后的“已修改”删除。

删除批注的时候不用一个一个删除，直接点击“审阅-删除-删除文档中所有的批注“即可完成操作。