《国家档案馆档案开放办法》（以下简称《办法》）第四章开放档案利用和保护和第五章保障和监督。
保障单位和个人利用开放档案的权利
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开放档案和未开放档案的利用
为保障单位和个人到档案馆利用开放档案的合法权利，《办法》第四章规定“单位和个人持有合法证明可以利用国家档案馆已经开放的档案”，此处“合法证明”主要是指身份证、护照、工作证、介绍信等，持有合法证明，就具备了可以利用已经开放的档案的基本条件。同时“国家档案馆应当依照有关法律、行政法规以及本办法的规定，制定档案利用的具体办法，明确档案利用的条件、方式、范围、程序等，并向 会公布”，也就是说，各档案馆应当结合工作实际和要求，制定本馆的档案利用办法，并通过多种形式向利用者公开，利用者持“合法证明”可以按照档案馆的规定利用已经开放的档案。此条也适用于外国人、无国籍人和外国组织。对于未开放档案的利用，《办法》也作出相应规定，“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民利用未开放档案应当向国家档案馆提出申请，按照规定办理有关手续。”这里的“规定”指的是国家有关规定和前文所述各档案馆制定的利用办法。
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国家档案馆应当积极为档案利用创造条件、提供便利
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国家档案馆应提供复制档案的服务
国家档案馆的公共服务属性要求其应当最大限度地满足利用者提出的复制档案的需求，这是国家档案馆应尽的义务，《办法》第二十四条规定，“单位和个人在国家档案馆利用档案需要复制的，可以由国家档案馆代为办理”。2013年7月，《国家档案局关于严格执行财政部、发展改革委关于取消利用档案收费规定的通知》明确将档案部门利用档案收费列入取消的行政事业性收费项目，进一步保障公民利用档案的合法权益。为规避个别利用者提出超过档案馆工作能力的复制数量和复制要求，挤占 会资源的同时影响其他利用者的正常利用，同时也是呼应国家倡导建设资源节约型 会的总要求，《办法》还规定，“复制档案的数量由国家档案馆根据具体情况酌情决定”，档案馆可以拒绝个别利用者不合理的复制需求。应该注意的是，国家档案馆要将档案复制的相关要求制度化，写入利用的具体办法中，并在明显的位置提示利用者，并向利用者做好解释工作。
强化对档案原件的保护
档案的利用与保护是档案工作中两个重要环节，利用档案原件的频次越高，保护档案的难度就越大。《办法》在加强国家档案馆档案利用服务工作的同时，还强化了对档案原件的保护，分为两种情形，一种是暂缓提供利用的，另一种是不提供原件利用的。
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暂缓提供利用
《办法》第二十二条规定，“存在破损或者字迹褪变、扩散等情形且尚未完成修复的档案，如提供利用可能造成档案进一步受损的，国家档案馆可以暂缓提供利用”。我们都知道，由于多种原因，以前的档案保管保护条件没有现在完善和科学，加之一些书写材料自身存在的缺陷，国家档案馆保存的部分档案存在破损、霉变、字迹不清等情况，档案修复工作是一项技术性较强的工作，很难在较短时间内完成，这部分档案如果未完成修复的情况下就向 会提供利用，会对档案造成严重的二次损害，而这种损害是不可逆转的，因此条款给予国家档案馆一定的权限，在没有完成修复之前，可以暂缓提供利用。
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不提供原件利用
《办法》规定，对于已经印刷、复印、缩微、翻拍及数字化等复制处理的档案，国家档案馆应当使用复制件代替原件提供利用，古老、珍贵和重要档案，原则上不提供原件利用。国家档案局加快档案信息化建设，推动国家档案馆积极开展档案数字化工作，还依托国家重点档案专项资金，开展国家重点档案目录基础体系建设，鼓励档案馆积极争取财政资金，加大档案保护力度。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，到“十四五”末，全国县级以上综合档案馆应数字化档案数字化率达到80%，为档案利用奠定基础。
另一种不提供档案原件的情形是举办展览、展示等活动，国家档案馆应当使用复制件代替原件，与外单位联合举办展览时，档案原件原则上不外借。国家档案馆作为文化事业机构，有能力也有责任承担起宣传教育和提升文化软实力的职能，为文化强国建设提供档案支撑，国家档案馆大力挖掘馆藏档案，举办形式多样、内容丰富的档案展展览活动，但由于展览活动是公开的大型 会活动，人员流动较为复杂，保管条件根本无法保证，且展出时间一般较长，原件进行展出将会对档案造成严重损害。近年来，档案仿真复制技术不断提升，应用先进仪器开展档案高仿真复制，将数字复制技术与传统手工技术相结合，复制出来的档案能够在一定程度上还原档案原貌，其复制速度、清晰度和还原度都能够满足档案展览的需要，出于保护档案的角度，档案原件原则上不向外借出。
强调档案馆和档案利用者的 会责任
单位和个人既享有利用档案的权利，也负有保护档案实体和信息的义务。《办法》第二十一条有单位和个人到国家档案馆利用档案，应当遵守档案利用的相关规定，并对所用的档案负有保护的义务。同时，利用者摘抄、复制的档案，如不违反国家有关规定，可以在研究著述中引用，但不得擅自公布。如果公布档案可能损害国家在政治、经济、国防、外交等领域的安全和利益，有关档案馆、机关或者档案所有者不得向 会公布，公布档案也应当遵守有关隐私权、个人信息保护等规定，不得侵犯他人的合法权益。
完善档案开放工作的保障和监督
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