通过将有竞争力的个人聚集在一起，从事单个项目，您可以获得可能不会自己想出来的想法。此外，通过在团队成员之间分配任务，您可以减轻每个员工的工作量。唯一的问题是，这种设置如果不加以控制，可能会迅速变成混乱。
首先，当一个项目工作的人太多时，总是有沟通不畅的风险。有关任务的更新很容易从裂缝中掉下来，可能会因为说明不明确而出错，并且可能会因为没有具体的时间表而出现延迟。这就是协作软件派上用场的地方。
这些工具允许您绘制项目时间框架，简化工作流程，并确保每个人都有执行各自任务所需的信息。此外，这些工具可以用作通信系统，以便每个人都能随时参与循环。
什么是协作软件？
协作软件是一个平台，使团队成员能够连接和处理来自不同位置和设备的项目。该解决方案使多个用户或分布式团队可以随时随地轻松沟通、解决问题、共享项目文件和集思广益，以实现项目目标。
协作软件的目的
协作软件的目的是促进创新，提高绩效，并提高团队的生产力。无论您的团队是驻扎在当地办事处还是分布在世界各地，该平台都可以轻松创建、分配和协调任务。此外，它使项目经理能够执行工作流程，并确保每个人都能留在循环中。
简而言之，协作软件使团队能够更有效地沟通，节省时间，降低成本，与远程员工协调，并提高生产力。
一般来说，项目经理创建一个工作场所，团队成员可以访问、查看和更改分配的任务。每当团队成员对任务进行修改时，更改都会实时同步，其他成员会收到通知。这样，每个人都会保持在同一页上，项目会保持在成功交付的道路上。
协作软件的好处
到目前为止，您已经知道什么是协作软件解决方案及其目的了。现在，您很有可能想看看这款软件如何帮助您的企业实现其最终目标。好消息是，协作软件为您的业务带来了许多可量化的好处。以下是一些显著的好处：
节省时间
在商业环境中，时间等于金钱。因此，你存的时间越多，你存的钱就越多，对你的盈利能力就越好。那么协作软件如何节省时间呢？
你只需要知道，项目效率低下会浪费时间。协作工具提供了规划、组织和控制项目的功能。此外，该系统将团队讨论组织成渠道，并便于浏览文件和文档。
通过这种方式，该平台加强了团队之间的协作，并使员工能够快速高效地实现最终目标。协同工作以实现共同目标的团队有助于消除不同和不协调的工作，从而节省时间、资源和精力。
加强项目管理
管理单个项目有其挑战，但它也可能令人愉快。然而，当您有多个项目、远程员工和分散的团队需要管理时，事情很容易地发展到南方。此外，分配资源、管理任务和跟踪进度可能是一项艰巨的任务。这就是协作软件的作用所在。
该工具可以轻松安排项目，开发团队结构，管理和激励员工，并在一个界面中协调所有项目活动。它简化了沟通，允许经理清晰地分享想法，以便每个人都意见一致。此外，协作有助于跟踪每个阶段的项目，以消除导致项目延迟的僵局。
加强团队关系
我们再怎么强调协作软件在保持紧密团队方面的作用也不为过。如前所述，该解决方案可以轻松创建一个协作工作区，团队可以一起完成任务并交付成功项目。
一起工作激励团队成员彼此自信和舒适。它有助于加强团队关系，并建立一个高度激励以实现共同目标的关系。
改善组织
您已经知道，跟踪项目活动，特别是涉及各种项目的地方，是一座需要攀登的陡峭山。无论您是与小型还是大型团队合作，如果您没有组织，事情都会很快失控，让您的项目濒临崩溃。
幸运的是，协作工具为项目任务和团队管理带来了秩序。它们帮助您管理项目工作流程中的各个阶段，让您随时了解谁在做什么，何时做什么。这样，您就可以掌握所有活动，并非常了解每个项目的状态。
协作软件的类型
一般来说，协作软件系统旨在简化团队合作的特定元素。虽然这些工具有一些大胆的相似之处，但它们的功能也大相径庭。尽管如此，这是协作软件的三种主要类型：
通信软件
通信软件简化了团队和业务通信。它们提供强大的聊天和消息传递、音频和视频会议以及讨论线程工具，以帮助团队轻松沟通。会议工具使远程员工能够实时通信。
此外，通信解决方案还附带文件共享功能，根据研究，这是最受欢迎的协作工具。总体而言，通信软件加快了问题的解决速度，节省了时间，并使分散的团队能够更好地连接。
示例：Slack
任务管理工具
这些是协作软件解决方案，使团队能够确定任务的优先级和跟踪。它们提供董事会、任务分配、规划、调度、任务优先级和文件管理等功能。这些功能协同工作，使协作更加有效和透明。
示例：Asana、Trello、Click、Tracup
协调工具
这无疑是旨在简化端到端工作流程管理的最全面的协作软件。这些解决方案提供了促进更好团队合作和任务管理的工具。除了允许团队成员在个人层面上建立联系外，他们还可以轻松协调任务和活动。简而言之，协调软件工具简化了端到端工作流程管理。
示例：Asana、monday.com、Tracup
协作软件的功能
毫无疑问，协作软件系统是成功工作场所不可或缺的工具。如您所见，这些工具提供了多种好处，并为业务进步和成功做出了巨大贡献。它们有助于克服规划不善、跟踪不足和沟通效率低下的障碍。
然而，要获得上述所有好处，你必须使用高效的解决方案。这意味着协作软件应该具有所有正确的功能。以下是您想要在协作软件中实现的功能，以确保它能提供所需的结果。
通信系统
沟通不畅是项目失败的主要原因。换句话说，如果团队沟通不力，将会出现多个问题，特别是在执行阶段。因此，您必须确保您理想的软件有一个强大的通信系统。
理想情况下，解决方案应促进项目沟通的三个关键领域，即内部信息交流、信息管理和项目营销。该平台需要即时消息、电子邮件、语音会议和视频会议等工具。此外，它应该提供工具，使团队能够检索和审查讨论和沟通。
文件共享
与通信一样，文件共享对于成功的项目管理不可或缺。团队共享文档、数据、文件和其他形式的数字媒体，以保持项目正常进行。因此，协作工具应该具有强大的文档管理系统，以帮助共享、查看和检索项目文件。
内容创建
如果您有内部项目营销团队，内容创建能力很重要。随着技术的进步，您可以轻松找到提供内容创建工具的一体式协作软件。这些工具简化了入站营销活动，并使团队能够为内部和外部受众创建和发布内容。这些工具非常有用，特别是如果您打算建立在线存在并创建博客以“向大众出售”您的项目。
强大的搜索
团队在每个项目过程中交换大量文件和文件。通常，您需要查找旧文件、对话或博客帖子。如果您正在管理一个项目，查找文件可能是在公园里散步。然而，在管理各种项目时，找到单个文件可能是一项繁琐而耗时的任务。
协作软件应该提供强大的搜索功能，以帮助您快速轻松地查找文件。搜索过滤器和标签等功能不是好东西；它们对项目管理至关重要。
个人日历和团体日历
最后，您需要日历来跟踪会议、任务时间表和其他需要您关注但易于忘记的重要事件。良好的协作软件将提供组日历功能，以帮助成员保持循环。此外，它将提供个人日历，以帮助项目经理跟踪所有重要活动。
选择协作软件时需要考虑的因素
在线协作软件使团队能够完全一致地合作，从而增强协作。如您所知，协作为组织提供了实现最佳生产力所需的动力。从中我们可以推断，选择和实施协作解决方案是一项关键的业务决策。
您对软件的选择可能会对业务结果产生令人信服的影响。因此，您必须根据一套预先确定的因素和要求权衡您的选项。选择协作软件时需要记住的一些因素包括：
需要
随着技术提供了大量选项，市场充斥着可以丰富项目管理的协作软件。但即便如此，解决方案的设计还是考虑到了不同的用户。
因此，您必须权衡您的特定业务需求，以找到完美的解决方案。查找以下问题的答案：
该软件如何解决现有问题？
它是否适合现有的IT基础设施，以及它是如何工作的？
软件是如何部署的？是基于云的还是基于内部的？
解决方案足够安全吗？
功能
哪些功能最重要？这个问题的答案将取决于您的需求概况。你为什么想安装协作软件？对于小型团队来说，聊天、即时消息和会议工具等一系列基本功能可能会有效地提高工作效率。
另一方面，从事复杂项目的团队可能需要高级功能来完成工作。总之，基本或高级功能应该易于使用，但足够坚固，足以达到目的。
幸运的是，大多数供应商提供免费试用，让您直接体验功能的有效性和响应能力。您还可以从真实的客户反馈和评论中在线挖掘更多信息。此外，找到一些可信的 站，并阅读行业专家的评论。
在单个仪表板中管理团队和项目的方方面面。
成本
毫无疑问，实施协作工具的成本是一个主要考虑因素。你愿意花多少钱？请记住，成本包括订阅、设置和维护以及硬件升级费用。总成本不应超过您的预算。因此，检查产品的长期价值，并确保考虑所有因素，投资是合理的。
可伸缩性
一个简单的协作工具今天可能有效，但它会在五个月内保持同样的效率水平吗？一般来说，每个企业都有扩张的潜力，你的也不例外。因此，你必须向前看，为你的业务增长做好准备。
该解决方案是否为您提供了处理增加的任务、数据负载和员工的能力？简而言之，解决方案是可扩展的吗？可扩展的协作工具将为您的业务提供未来保障，并帮助您为长期增长和挑战做好准备。
支持
最后，基于技术的系统并不能保证平稳航行。技术故障可以从一开始就浮出水面。有些问题很容易自己解决，但其他问题可能很难理解和解决。当系统问题出现时，您需要供应商伸出援手。
理想情况下，供应商应该提供教程、培训和知识中心。这样，可以轻松安装解决方案并自行解决小问题。此外，当您需要帮助时，应该很容易联系到技术支持人员。最重要的是，检查供应商是否定期提供系统更新和改进。
协作软件的成本
协作软件的潜在问题
协作软件具有多种好处：灵活的工作环境、提高生产力、提高速度和效率，等等。然而，在这些好处的外表背后隐藏着一些你应该意识到的缺点。需要记住的潜在问题包括：
昂贵的订阅计划
这是您在为公司购买协作软件时遇到的第一个障碍。这是因为协作解决方案并不便宜，特别是对中型和大型组织的团队来说。
仅订阅成本就是一项相当大的投资。考虑到设置费、维护成本和硬件升级成本，您必须为此系统预留大量预算。幸运的是，协作软件供应商提供不同的定价选项，并且很容易找到适合您预算和特定需求的选项。
络安全问题
在 络攻击猖獗的情况下，我们能否相信数据是100%安全的？我敢打赌不会。这是因为黑客不断四处嗅探，试图利用系统的漏洞来访问数据。
大概，您的协作套件不会保存敏感数据。因此，在这种情况下，基本的安全功能应该足以保护您的项目文件和文档的安全。
但是，如果您想要严格的安全措施，请随时咨询产品供应商。或者，与第三方数据安全服务提供商交谈，以创建高级权限、身份验证和其他安全协议。
2021开发者常用项目协作服务矩阵
Lark：高效愉悦的办公平台——整合即时沟通、日历、音视频会议、云文档、云盘、工作台等功能于一体，成就组织和个人，更高效、更愉悦。
Microsoft Teams：一个基于云的业务协作和通信平台，旨在帮助团队管理聊天、共享文件、会面和讨论想法。该平台旨在为处理各种基于工作的解决方案和文档的团队提供更轻松的协作。本质上，它使团队能够利用中央通信枢纽来更有效、更快地管理项目。它的一些主要功能包括即时消息传递、虚拟助理机器人、视频会议、团队聊天、文档共享、可自定义警 和搜索功能。Microsoft Teams为小型团队提供免费计划。此外，供应商提供付费计划，从5美元/用户/月一直到12.50美元/用户/月。
Ones：国内领先的企业级研发管理解决方案服务商，产品矩阵覆盖研发全流程管理，提升研发团队效能，助力企业更好更快发布产品。
Slack：为敏捷业务空间构建的现代协作工具，此解决方案为所有团队通信提供了一个中心枢纽。它支持实时消息传递、私人群组、公开讨论、消息归档和深度上下文搜索。Slack凭借其强大的工具简化了不同规模企业的通信。幸运的是，它对小团队可以免费使用，尽管它提供了有限的功能集。然而，它有付费计划，提供更多的功能和高级选项。保费计划定价从6.67美元/用户/月开始。
TAPD：源自于腾讯的敏捷产品研发协作平台,提供贯穿敏捷开发生命周期的一站式服务。
Teambition：一套聪明好用的日常工具，包含项目、待办、 盘、文档、日历等丰富应用。
Tower：满足中小型团队的多业务场景协作需求的团队协作工具。
Zoho：一种基于云的项目管理解决方案，旨在为不同规模的团队提供协作工作区。它的一些核心功能是任务工作流程自动化、甘特图、里程碑、任务跟踪、 告和时间表。有了该软件，项目经理可以以前所未有的效率创建、分配和监测进行中的任务。此外，它使项目经理能够轻松分配资源和估算成本。Zoho Projects对成员少于五人的团队来说是永久免费的。另一方面，保费计划起价为每月18美元（每月账单）或150美元/年（每年账单）。
Workplace Facebook：一个简单明了的协作中心，专为不同规模的团队设计。该解决方案与Facebook 交媒体平台具有相同的易于使用的界面，并附带了确保员工参与度、生产力和协作所需的所有功能。使用此功能，团队可以轻松地相互共享信息，就任务保持联系，在线快速保持团队挤在一起，以及自动执行重复任务。此外，对于需要基本功能的小团队来说，它是免费的。如果您需要更复杂的工具和集成，他们的付费计划起价为每人每月4美元。
Worktile：是企业级项目协作与目标管理工具，帮助您连接整个公司，连接任务、沟通、文档等工作场景。
禅道：专业项目管理软件，提供软件全生命周期解决方案。
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