随着信息化时代的到来，许多各大中型政企单位纷纷使用会议预约系统软件。传统的会议预约流程依靠这人工管理，各楼层的会议室预定情况不能及时得知，如果没有一套成熟的系统，会经常发生各种矛盾。会议预约系统可以有效提高空间资源的使用率，避免会议资源冲突，杜绝资源的浪费，同时打造更加智能化、信息化的办公环境。
在实际工作中，经常会有预订了8个小时，实际开会只有2个小时的情况，或者预订了会议室又不到现场的情况，这些都需要会议预约系统软件结合硬件的方式来解决。还有的企业有20个会议室可用，但如果发现在一周中每个会议室只占用一半的房间，您可能会意识到不需要那么多，从而将其改造成其他用途。
会议预约系统软件是通过先进的 络和管理技术，对会议室进行集中管理，具有会议室管理、预定管理、会议管理、用户管理等功能。会议预约系统软件可实现会议室无人值守管理，用户通过pc后台+微信小程序+会议门牌终端经行会议预约，多种方式以方便用户进行会议室预订。可随时了解会议室当前状态和预定使用情况，并预订自己的会议，系统自动通知与会人员，并可通过与多媒体信息发布系统联合使用，可在会议室门口设置显示器，显示会议进展信息、通知、公告等，提高了会议室的使用率，节省会议组织者的时间。
会议预约系统软件功能作用：
1.会议预约系统软件一目了然地显示，多会议室管理，用户一眼就知道有可用的会议室。用户可以直接从会议门牌一体机进行预订，从而可以轻松地即时安排会议室，同时鼓励自发协作。
2.会议可以提前结束，只需在会议门牌一体机上轻按一下，即可结束预订，会议室可供其他需要的员工使用。当会议被取消时，它会同时自动删除会议室。这意味着可以腾出房间供其他人预订，从而提高利用率并减少浪费。
3.会议预约系统来找出还有哪些其他会议室可用，而无需从一个房间到另一个房间走来走去，然后在任何地方预订一个可用空间。
4.会议预约系统软件与 络移动技术充分结合，只需要会议申请通过，就会自动提前向与会人员发送短信、邮件通知和提醒，以免造成缺席、迟到等现象,从而有效地提高会议的执行效率。
5.会议预约系统软件可通过用二维码、刷卡、指纹、人脸识别等方式进行会议签到。如在系统设定的时间内，无人进行会议签到，系统默认会议取消，自动释放占用的会议室资源。
6.可按用户需求单独设定每间会议室的对应使用人群，对应审批方式和对应审批人员。
7.管理员有会议室统一调配权利，可根据实际需要进行紧急退订调整。预订人员也可在会议开始前一定时间段内灵活地根据实际情况变化进行会议取消和修改。
8.会议预约系统拥有强大的统计功能，可以分析企业会议室的预约情况、使用效率、召开次数、取消预订数等数据进行统计，以便企业管理者进行决策日后发展。
会议预约系统软件不仅仅节省了人力，同时还提高了会议效率，对于企业来说，时间就是金钱，生产效率提高了，那么就可以节省许多成本。
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